Mga Tip sa Pag-Spice Up ng Iyong Pulong sa Kumpanya

Ikaw ba ang tagaplano ng buwanang o periodic company o meeting ng departamento? Maaari silang nakamamatay na nakamamatay kung hindi ka maingat. Alam mo na ang gagawin. Ang isang grupo ng mga pinag-uusapan ang mga linya upang bigyan ang mga tao ng impormasyon ng kumpanya. Oo, ito ay talagang kudos sa iyo para sa hawak na ito pana-panahong pulong.

Kinakailangan ng mga empleyado ang impormasyon upang mailagay ang kanilang sarili sa madiskarteng direksyon ng kumpanya. Nais nilang malaman kung ano ang nangyayari sa buong kumpanya lalo na kapag ang impormasyon ay nakakahipo sa kanilang trabaho o pangkalahatang tagumpay ng kumpanya. Taos-puso silang interesado sa kung ano ang nangyayari sa iba't ibang departamento.

Kaya, ang iyong mga empleyado ay interesado, ngunit bigyan sila ng pahinga mula sa mga nagsasalita ulo at walang hangga powerpoints. Ang pinaka-epektibong mga pulong ay nagpapansin ng kanilang pansin sa mga tanong at sagot sa pag-iisip at mga sagot, audio-visual at pakikilahok. Ang mga tip na ito ay magdadala sa iyo ng tagumpay.

Ang Kailangan Mo para sa Isang Matagumpay na Pagpupulong

• Stand speaker o table
• Mikropono
• Agenda
• Mga Visual na Tulong
• Video Camera
• Tripod
• Encoding Device
• Live Streaming Technology

10 Mga Tip Para sa Mas Mahusay na Pulong

1. Simulan ang iyong mga pagpupulong, mga presentasyon at mga sesyon ng pagsasanay na may isang icebreaker o warm-up na aktibidad. Sa isang malaking pulong o maikling pulong, ang icebreaker ay maaaring maging isang solong tanong na nakakakuha ng mga tao na iniisip at nakikipag-usap sa kanilang kapwa. Bilang isang halimbawa, humingi ng isang katanungan na nagiging sanhi ng mga tao na itaas ang kanilang mga kamay. Ang haba ng yelo-breaker ay depende sa haba ng iyong pagpupulong, kaya planuhin nang matalino.
2. Palawakin ang iyong mga paraan ng pagtatanghal. Kung ang bawat tagapagsalita ay nagsasalita sa madla, sa format ng panayam, kahit na ang mga interesadong ulo sa madaling panahon ay tumango. Hilingin sa mga tao na makipag-usap sa mga maliliit na grupo. Gumamit ng mga audio-visual na materyales tulad ng mga video, mga slide, at PowerPoint na mga presentasyon at mga larawan. Kung ikaw ay nagsasalita tungkol sa isang bagong proseso ng pagpipinta, ipakita ang iyong mga empleyado bago at pagkatapos ay pininturahan bahagi. Dumaan sa positibong mga survey ng customer at mga kard ng komento.

1. Mag-imbita ng mga nagsasalita ng bisita para sa pakikilahok ng madla at kaguluhan. Ang iyong mga customer ay may maraming upang sabihin sa iyong workforce tungkol sa kanilang mga pangangailangan at mga kinakailangan sa kalidad. Ang isang organisasyon ng kliyente na kasosyo sa mga non-profit, charitable associations ay nagtatampok ng mga guest speaker mula sa mga organisasyon na tumanggap ng kanilang mga donasyon. Ang mga nagsasalita mula sa mga samahan na sinusuportahan ng iyong mga empleyado sa pananalapi ay dinamita.
2. Hikayatin ang mga tanong upang makakuha ng isang dialogue pagpunta. Hilingin sa mga tao na isulat ang kanilang mga tanong nang maaga sa pulong at sa panahon ng pulong. Pahintulutan ang oras para sa mga tanong na itinuro sa bawat nagsasalita habang pupunta ka. Kung hindi ka maaaring sagutin agad ang tanong at tama, sabihin sa mga taong babalik ka sa kanila kapag mayroon kang tamang sagot. Kung lumampas ang mga tanong sa oras, mag-iskedyul ng isang pulong sa paksa.

1. Ang isang madalas na overlooked, ngunit mahalaga, matagumpay na taktika sa pagtugon ay upang hilingin sa bawat tagapagsalita na ulitin ang bawat tanong na hinihiling sa kanya. Ang taong nagtatanong ay alam na alam ng tagapagsalita ang tanong. Ang iba pang mga tao na dumadalo sa pulong ay maaaring makarinig at makilala ang tanong, masyadong, hindi lamang ituring ang tanong-marahil ay hindi tama-mula sa tugon ng tagapagsalita.
2. Magtakda ng mga layunin para sa iyong pana-panahong pagpupulong. Hindi mo maaaring ipakita ang bawat aspeto ng negosyo ng kumpanya sa isang isang oras na pulong. Kaya, ipasiya ang mahalaga, napapanahong mga isyu at gugulin ang oras ng pagpupulong sa kanila. Isaalang-alang ang mga interes ng karamihan ng mga dadalo rin. Tandaan, mayroon kang iba pang mga paraan para sa pagpapabatid ng impormasyon ng kumpanya na kasama ang mga programang tulad ng Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype para sa Negosyo, Flowdock, email, at IM. Ang komunikasyon ng lahat ng estratehikong impormasyon ng kumpanya ay hindi kailangang maganap sa isang pulong.

1. Maingat na maayos ang iyong agenda. Kilalanin ang mga pangangailangan at interes ng karamihan ng mga kalahok. Magsimula sa mabuting balita na gagawin ang pakiramdam ng mga dadalo.
2. Iba-iba ang pagkakasunud-sunod ng mga nagsasalita sa agenda sa bawat buwan. Hindi mo gusto ang mga tao na nababato na may kasamaan. Ibahagi ang mga kinakailangang bagay sa negosyo sa kabuuan ng adyenda upang ang mga tao ay hindi makapagtapos sa pagtatapos ng pulong, o sa tingin ang mga huling item ay hindi mahalaga. Ang isang artikulo sa "Wall Street Journal," ilang taon na ang nakalilipas, ay nagsasaad na ang mga tagapamahala ng Estados Unidos ay mag-iimbak ng 80 porsiyento ng oras na nag-aaksaya sa mga pulong kung tama ang dalawang bagay. Ang una ay palaging may agenda. Ang pangalawa ay magsimula sa oras at magtapos sa oras. Ibig kong idagdag na kailangan mong pahintulutan ang bawat tagapagsalita ng dami ng oras na kinakailangan upang masakop ang kanilang paksa. Hawakan ang mga ito sa kanilang limitasyon sa oras-mabuti.

1. Ayusin ang pisikal na kapaligiran upang ang mga tao ay matulungin sa nilalaman ng pagpupulong.Walang dapat umupo sa likod o sa gilid ng iyong mga nagsasalita. Tiyakin na may mga upuan para sa lahat ng mga dadalo, at kung kinakailangan ang mga tala, isang ibabaw na isusulat din. Tiyaking makikita ang mga visual, at ang mga tao ay maaaring makarinig. Maaaring kailanganin mong gumamit ng mikropono. Maaari kang pumasa sa props o sample sa paligid ng kuwarto para sa pagtingin. Kung ang laki ng iyong pagpupulong ay naging napakalaki para sa pisikal na kapaligiran ng iyong silid ng pagpupulong, gamitin ang teknolohiya upang i-stream ang pulong sa ilang karagdagang mga lokasyon ng conference room. Habang tiyak na maaari mong i-stream ang pulong sa mga laptop ng mga indibidwal, ito negates ang positibong epekto ng mga koponan ng gusali na ang pagdalo sa iba pang mga empleyado sa ilang mga lokasyon conference room fosters.

1. Huwag kailanman maliitin ang kapangyarihan ng pagkain sa isang pulong. Ang pagkain ay pinapaginhawa ang atmospera, nakakatulong ang mga tao na kumportable, tumutulong sa mga tao na mapanatili ang positibong mga antas ng enerhiya at nagtatayo ng pakikipagkaibigan sa pangkat. Tiyaking natutugunan mo ang magkakaibang pangangailangan ng iyong grupo sa pagkain na pinaglilingkuran mo. Bilang halimbawa, mag-alok ng prutas at yogurt bilang karagdagan sa mga donut. Mag-alok ng mga vegetarian at kosher hot dog na may mga regular na frank.