Saklaw, Panganib, at Assumption sa Pamamahala ng Proyekto

Ang larangan ng proyektong pamamahala, tulad ng anumang iba pang lugar ng kadalubhasaan, ay may natatanging bokabularyo na puno ng mga acronym at dalubhasang termino. Ang tatlong mahahalagang termino at konsepto na dapat mong maunawaan ay kinabibilangan ng:

• Saklaw
• Panganib
• Mga pagpapalagay

Ito ay isang balangkas ng tatlong mahahalagang tuntunin sa pamamahala ng proyekto at kabilang ang mga link at mga suhestiyon para sa karagdagang pagbabasa.

Saklaw

Sa pamamahala ng proyekto, ang saklaw ay ang hanay ng mga hangganan na tumutukoy sa lawak ng isang proyekto. Inilalarawan ng saklaw kung ano ang ipapadala sa customer bilang isang resulta ng inisyatibong proyekto.

Ang pag-unawa sa saklaw ay nagpapahintulot sa project manager at koponan ng proyekto na maunawaan kung ano ang nasa loob o labas ng mga hangganan ng proyekto. Kung ang isang bagay ay "hindi saklaw" hindi ito nakatuon sa pagpaplano ng proyekto. Ang mga aktibidad na nasa loob ng mga hangganan ng pahayag ng saklaw ay itinuturing na "saklaw" at isinasaalang-alang sa iskedyul at badyet. Kung ang isang aktibidad ay nasa labas ng mga hangganan, itinuturing na "wala sa saklaw" at hindi pinaplano. Ku

Kung ikaw man ay isang tagapangasiwa ng proyekto o bahagi ng pangkat ng proyekto, gugustuhin mong isaalang-alang kung may isang bagay na saklaw o wala sa saklaw habang sumusulong ka. Bilang halimbawa, isipin na hiniling ka ng isang kliyente na bumuo ng isang website. Habang binabalangkas mo ang saklaw (o itakda ang mga hangganan) ng proyekto, ipinapahiwatig mo ang mga sumusunod na item bilang nasa-saklaw:

• Pag-disenyo ng site at wireframe diagram
• Pagtatatag ng isang pagsubok na kama
• Coding sa naaprubahang wireframe
• Pag-unlad ng graphics para sa tema ng website
• Pagsubok at debugging bago gawing pampubliko ang site

Sa panahon ng proyektong ito, tinatanong ka ng kliyente na isama ang isang pangkalahatang ideya ng video ng kumpanya. Ang video ay hindi tinukoy sa saklaw ng proyekto at samakatuwid ay wala sa saklaw. Habang ikaw ay maaaring maging masaya na gawin ang video na trabaho para sa isang dagdag na singil, ito ay nangangailangan ng isang pagbabago ng saklaw at gastos at oras ng pagtatantya para sa proyekto.

Sa kawalan ng isang malinaw at sumang-ayon sa saklaw na dokumento, ang isyu ng video ay maaaring maging kontrobersiyal sa pagitan ng iyong koponan at ng mga kinatawan ng customer. Ang isang malinaw na pahayag ng iskedyul ay nagbigay-daan sa iyo upang tanggihan ang sitwasyon at harapin ang isang pagbabago sa isang maayos na paraan.

Kaya paano mo matukoy kung ano ang nasa o wala sa saklaw? Susubukan mo munang ilarawan ang lahat ng mga detalye ng proyektong kasalukuyang kilala mo batay sa mga talakayan sa client o sa may-ari ng proyekto. Pagkatapos ay nais mong gumawa ng mga mahahalagang pagpapalagay na magdadala sa kung ano ang itinuturing na nasa o wala sa saklaw.

Mga pagpapalagay

Sa isang punto sa iyong buhay malamang na sinabi sa iyo, "Huwag gumawa ng mga pagpapalagay." Gayunpaman, ang paggawa ng mga pagpapalagay sa pamamahala ng proyektong ito ay isang pang-araw-araw na aktibidad. Ang mga pagpapalagay ay makakatulong sa iyo na tukuyin ang saklaw at mga panganib at pagmultahin ang iyong mga pagtatantya para sa oras at gastos. Siyempre, ito ay mahalaga sa dokumento at patunayan ang iyong mga pagpapalagay.

Isaalang-alang ang isang bagay na simple, tulad ng paglikha ng isang libro. Sabihin nating may idea ang iyong kaibigan para sa isang aklat ng coffee table at hilingin sa iyo na pamahalaan ang proyekto. Ang kanyang unang kahilingan ay para sa isang badyet upang ma-secure niya ang pagpopondo. Habang tinutukoy mo ang saklaw, malinaw na ang iyong kaibigan ay hindi sigurado sa maraming mga detalye, kabilang ang bilang ng pahina, pagsasama ng imahe, estilo ng pabalat at ang bigat ng papel na gagamitin para sa mga pahina.

Dahil ang lahat ng mga salik na ito ay makakaapekto sa gastos at pagiging kumplikado ng produksyon, kakailanganin mong gumawa ng mga pagpapalagay tungkol sa mga pagtutukoy at patunayan ang mga pagpapalagay bilang katanggap-tanggap o hindi katanggap-tanggap sa iyong kaibigan. Pagkatapos ng karagdagang pag-uusap, sinasabi sa iyo ng iyong kaibigan na plano niyang isama ang 50 larawan sa aklat. Maaari mong i-base ang iyong palagay sa 50 mga imahe o, anticipating na ang bilang na ito ay tumaas sa paglipas ng panahon, maaari mong gumawa ng isang palagay na magkakaroon ng 75-90 mga pahina na may mga imahe.

Maaari mong makita kung paano nakakaapekto rin ang mga pagpapalagay na naka-iskedyul din. Halimbawa, isipin na humantong ka sa isang proyekto sa isang parke na nagsasangkot ng pagtatayo ng isang swing set. Kapag nag-set up ng iyong proyekto binibigyan ka ng badyet at itinalaga ang mga miyembro ng koponan, ang isa sa kanila ay namamahala ng mga materyales. Habang nililikha mo ang iyong iskedyul ay tinatanong mo ang taong namamahala ng mga materyales kapag dumating ang semento. Sinagot ng taong ito na hindi siya sigurado kung kailan darating ang semento ngunit naniniwala siya na ito ay sa pagitan ng Hunyo 1 at Hunyo 10.

Habang itinatayo mo ang iyong saklaw at iskedyul, gumawa ka ng palagay na ang semento ay dumating hindi lalagpas sa Hunyo 10. Ang halimbawang ito ay nagpapakita ng dalawang benepisyo para sa paggawa ng mga pagpapalagay.

Ang unang benepisyo ay ang pagpapalagay ng pagtanggap ng semento na hindi lalampas sa Hunyo 10 ay nagpapahintulot sa iyo na magplano para sa mga aktibidad na umaasa sa pagdating ng semento. Ang ikalawang benepisyo ay nagbibigay ito ng taong namamahala ng mga materyales na may isang deadline upang maihatid ang semento, na maaari niyang ibalik sa kanyang tagapagtustos. Ito ay di-sinasadyang nag-set up ng isang key deadline para sa proyekto upang sumulong.

Ang paggawa ng mga palagay ay nagtatakda ng mga benchmark na kadalasang revisited sa panahon ng proyekto upang tulungan ang pangkat ng proyekto sa pananatili sa loob ng saklaw, sa oras at sa loob ng badyet. Ngunit ano ang nangyayari kapag mali ang mga palagay? Ito ay kung saan ang panganib ay dumating sa paglalaro.

Panganib

Sa sandaling naitayo mo ang iyong saklaw at kinilala ang mga pagpapalagay na nasa likod ng saklaw at pagtatantya, nais mong simulan ang pagtatasa ng mga lugar ng panganib. Ang panganib ay pareho sa pangangasiwa ng proyektong ito sa tunay na mundo; ito ay isang panganib o pagkakataon na maaaring lumikha ng pinsala.

Ang lahat ng mga proyekto ay naglalaman ng panganib at kung ikaw ang tagapamahala ng proyekto o may-ari ng proyekto, hindi lamang ang iyong responsibilidad na mahulaan ang panganib ngunit ito rin ang iyong trabaho upang ipaalam ang potensyal na epekto ng mga panganib sa koponan ng proyekto at upang maghanda upang pagaanin ang mga panganib.

Ang panganib ay nagmumula sa iba't ibang antas. Minsan ang panganib ay nangangahulugan lamang na ang proyekto ay tatakbo nang bahagyang naiiba o kumukuha ng isang maliit na hindi inaasahang pagliko. Gayunman, sa ilang mga kaso, ang panganib ay maaaring humantong sa mga malubhang resulta na bumabalik sa iyong proyekto.

Gamitin natin ang sitwasyon ng palaruan mula sa halimbawa ng simento sa itaas. Ang isa sa mga panganib ay ang semento ay hindi dumarating sa itinakdang petsa ng Hunyo 10. Ano ang mga posibleng epekto ng panganib na ito? Ang lahat ng mga sumusunod na gawain na sumusunod pagkatapos ng semento ay ibinubuhos ay naantala bilang isang resulta ng problemang ito.

Ang mga panganib ay maaaring maging positibo rin. Isaalang-alang ang epekto sa proyekto kung ang semento ay nagpapakita nang mas maaga kaysa sa inaasahang. Bagama't ito ay parang isang positibong kinalabasan, lumilikha pa rin ito ng problema para sa tiyempo at sequencing ng lahat ng iba pang mga hakbang sa proyekto.

Ang mga tagapamahala ng proyekto ay nakikipagtulungan sa kanilang mga team sa proyekto upang mag-brainstorm at makilala ang mga posibleng panganib Sila ay tumagal ng proseso ng isang hakbang karagdagang at tingnan ang mga potensyal na kalubhaan ng panganib at ang posibilidad ng paglitaw. Higit pa rito, tinutukoy nila ang mga indibidwal na pinaka-angkop na makilala kung kailan nanganganib ang panganib at bumuo sila ng mga plano sa pagpapagaan sa mga nakakaapekto sa panganib.

Maraming mga kumpanya ang may detalyadong mga template ng panganib na binuo nila sa paglipas ng panahon at mula sa karanasan sa iba pang mga proyekto. Ang ilang mga industriya ay nagtipon ng mga profile sa panganib na ginagamit bilang panimulang punto para sa pagtatasa ng panganib. Maraming mga industriya ang nagtatrabaho ng napaka detalyadong statistical analysis para sa pagpaplano ng panganib.