6 Proseso ng Pamamahala ng Saklaw ng Proyekto

Ang pamamahala ng saklaw ng proyekto ay kung ano ang iyong ginagawa upang matiyak na ang iyong proyekto ay may kasamang lahat ng mga trabaho na may kaugnayan sa pagkamit ng mga layunin ng proyekto (at hindi anumang bagay). Ito ay sa paligid ng pagkontrol kung ano ang kasama sa proyekto at kung ano ang hindi.

Tinitingnan ng artikulong ito ang lugar ng kaalaman sa pamamahala ng saklaw ng proyekto mula sa aklat Isang Gabay sa Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) - Fifth Edition. Hindi ito ang tanging paraan upang tukuyin ang pamamahala ng saklaw ng proyekto, ngunit ito ay isang mahusay na panimulang punto at magiging kapaki-pakinabang sa iyo kung nagtatrabaho ka patungo sa iyong sertipikasyon sa PMP®.

Planuhin ang Proseso ng Pamamahala ng Saklaw

Ang punto ng paggawa nito ay upang bigyan ka ng plano sa pamamahala ng saklaw sa katapusan nito. Nagtatakda kung paano mo tutukuyin, pamahalaan, patunayan at kontrolin ang saklaw ng iyong proyekto. Ang paglalagay ng gawain sa harap upang tukuyin ito ay nagbibigay sa iyo ng isang bagay na tumutukoy sa ibang pagkakataon. Maaari mong makita na maaari mong gamitin ang plano ng pamamahala ng saklaw ng isa pang proyekto bilang isang panimulang punto, dahil ang mga proseso sa pamamahala ng saklaw ay hindi magkakaiba sa pagitan ng mga proyekto sa sandaling ang iyong kumpanya ay nanirahan sa isang paraan ng pagtatrabaho na matagumpay para sa kanila.

Ang resulta ng prosesong ito ay ang plano sa pamamahala ng saklaw. Ito ay bahagi ng iyong plano sa pamamahala ng proyekto at may kasamang:

• Paano kayo maghahanda ng isang detalyadong pahayag ng saklaw
• Paano mo lilikha ng iyong Work Breakdown Structure (WBS) mula sa pahayag ng saklaw
• Paano mo mapanatili at aprubahan ang WBS
• Paano ka makakakuha ng pormal na pagtanggap ng mga paghahatid ng proyekto
• Paano mo gagawin ang mga pagbabago sa saklaw

Ang dokumentong ito ay hindi kailangang maging detalyadong detalyado o napaka pormal: kailangan lamang ito para maging angkop para sa layunin.

Mangolekta ng Mga Pangangailangan sa Proseso

Sa prosesong ito, gagawin mo ang nais ng iyong mga stakeholder mula sa proyekto. Sa sandaling nakabalangkas mo ang iyong malaking ideya, kailangan mong idokumento ang mga kinakailangan at pamahalaan ang iyong mga inaasahan ng mga stakeholder. Mahalaga ito dahil madalas kung ano ang hinihingi nila ay hindi makatotohanang o maabot na ibinigay sa iba pang mga limitasyon sa proyekto, tulad ng gastos.

Ang output ng iyong mga kinakailangan sa koleksyon ng trabaho ay isang dokumentado hanay ng mga kinakailangan. Dapat itong maging komprehensibo hangga't maaari at karaniwan ay kasama ang ilang mga kategorya ng mga kinakailangan tulad ng:

• Mga functional at di-functional na mga kinakailangan
• Mga kinakailangan ng stakeholder tulad ng mga kinakailangan sa pag-uulat
• Mga kinakailangan sa suporta at pagsasanay
• Mga pangangailangan sa negosyo
• Mga kinakailangan sa proyekto tulad ng mga antas ng serbisyo o kalidad

Ipapakita mo rin ang mga dependency, pagpapalagay, at mga limitasyon na partikular na nauugnay sa mga kinakailangan.

Tukuyin ang Proseso ng Saklaw

Narito kung saan mo kinukuha ang iyong mga kinakailangan at i-on ang mga ito sa isang detalyadong paglalarawan ng produkto o serbisyo na gagawin ng iyong proyekto. Magtatapos ka sa isang pahayag ng saklaw ng proyekto na maaari mong i-refer sa panahon ng proyekto. Kabilang dito ang isang listahan ng kung ano ang nasa saklaw at kung ano ang wala sa saklaw. Mahalaga iyon dahil kadalasan ay hindi matatandaan ng mga tao kung ano ang partikular na ibinukod at bumalik at hihilingin sa iyo na gawin ang trabaho sa mga lugar na iyon. Anumang inklusyon ay kailangang dumaan sa kontrol ng pagbabago.

Lumikha ng Work Structure Breakdown ng Work

Ang prosesong ito ay nagbibigay-daan sa iyo upang i-on ang iyong listahan ng mga kinakailangan sa isang nakabalangkas na paningin ng kung ano ang kailangan mong gawin. Ang pangunahing gawain dito ay pinaghihiwa-hiwalay ang mga malalaking gawain sa mas maliit at madaling maayos na mga chunks.

Ang resulta ng prosesong ito ay isang WBS at maaari itong maging isang kapaki-pakinabang na tool. Kung hindi mo iniisip ang visual, maaari mo ring makamit ang parehong resulta sa pamamagitan ng paglikha ng isang listahan.

Patunayan ang Proseso ng Saklaw

Ang proseso ng Validate Scope ay hindi, dahil maaari mong isipin, ang pagkuha ng mga stakeholder ng negosyo upang mag-sign off sa iyong WBS. Ito ay tungkol sa siguraduhin na mayroon kang isang proseso sa lugar para sa pagkuha ng mag-sign off para sa iyong mga paghahatid kapag ang oras ay dumating.

Mahalaga na ilagay ang istrakturang ito sa lugar upang wala kang anumang mga katanungan tungkol sa kung sino ang mag-apruba ng isang maihatid o kung ano ang pamantayan na gagamitin nila upang sabihin na ito ay kumpleto na. Sa sandaling makumpleto ang proseso, tatanggapin mo ang mga paghahatid, na inaprubahan ng sinumang nangangailangan upang aprubahan ang mga ito.

Control Process Scope

Ang proseso ng Control Scope ay ang huling isa sa lugar ng kaalaman sa pamamahala ng saklaw ng proyekto. May kaugnayan ito sa pagtiyak na mayroong epektibong kontrol sa pagbabago kung ang saklaw ay kailangang baguhin. Sinasaklaw din nito ang pagsubaybay sa iyong proyekto sa isang "saklaw" sumbrero sa upang suriin na ito ay upang maihatid ang kung ano sa tingin mo ito.

Ang mga 6 na proseso na bumubuo sa kaalaman sa pamamahala ng saklaw ng proyekto ay nasa PMBOK® Guide -Fifth Edition.