Pamamahala ng Proyekto Lingo

Ang pamamahala ng proyekto ay isang trabaho na may maraming mga hindi maintindihang pag-uusap at terminolohiya. Sa sandaling alam mo kung ano ang lahat ng ibig sabihin nito, ito ay medyo madali upang sundin ang mga talakayan at mag-ambag mabisa. Mapalalawak nito ang iyong pagtitiwala sa trabaho kung maaari mong maunawaan kung ano ang pinag-uusapan ng iba, at tulungan kang makakuha ng mas seryoso sa trabaho kung gagamitin mo ang tamang mga salita sa iyong sarili. Narito ang isang gabay sa mga tuntunin sa pamamahala ng proyekto na dapat mong malaman.

Panganib

Ang 'Panganib' ay isang termino na may kaugnayan sa kung ano ang maaaring magkamali sa iyong proyekto. Halimbawa, kung nagtatayo ka ng isang bagong block ng opisina, ang presyo ng bakal ay maaaring umakyat, at maaaring may epekto sa iyong badyet. Ngunit hindi ito maaaring umakyat. Gayundin, kung nagpaplano kang mag-host ng iyong taunang piknik sa labas, maaari itong maging maayos na panahon, ngunit maaari itong maulan. Sa madaling salita, isang panganib ay isang bagay na hindi pa nangyari.

Mahalagang malaman kung ano ang mga panganib sa paligid ng iyong proyekto dahil pagkatapos ay maaari kang magplano para sa kanila. Maaari mong ilagay ang iyong plano sa Plano B o contingency sa pagkilos upang subukan upang maiwasan ang panganib na nangyayari sa unang lugar. Sa presyo ng asero at ng panahon, hindi gaanong magagawa mo upang maiwaksi ang mga ito mula sa nangyayari, ngunit maaari kang gumawa ng mga plano kung sakaling gawin nila. Halimbawa, maaari kang umarkila ng marquee o stock sa mga payong upang kung mag-ulan sa araw ng piknik, ang mga tao ay maaari pa ring magkaroon ng isang magandang panahon.

Isyu

Ang mga isyu at panganib ay kadalasang nalilito ng mga miyembro ng koponan ng proyekto, at mahalaga ito bilang isang tagapangasiwa ng proyekto upang tiyakin na nakikipag-usap ka tungkol sa mga paksang ito nang naaangkop. Ang panganib ay isang bagay na hindi pa nangyari, habang ang isang isyu ay isang bagay na nangyari. Ang mga isyu ay mga suliranin lamang na nakaharap sa pangkat ng iyong proyekto. Maaaring nakita mo ito pagdating (at hinahawakan ito bilang isang panganib upang magsimula sa) o maaaring ito ay ganap na hindi inaasahang. Alinmang paraan, ito ay nangyari ngayon at kailangan mong gawin ang tungkol dito.

Milestone

Ang mga milestones ay mga punto sa oras na markahan ang mga mahahalagang sandali sa panahon ng proyekto. Sila ay madalas na ginagamit para sa:

• Magsimula ng isang bahagi
• Katapusan ng isang bahagi
• Katapusan ng isang pangunahing piraso ng trabaho o isang malaking gawain
• Pagkilala sa isang partikular na takdang-oras na deadline
• Hindi maiiwasang mga petsa sa plano

Isipin ang mga milestones bilang uri ng petsa na nais mong isulat sa iyong kalendaryo sa bahay - ang mga mahahalagang sandali sa isang proyekto tulad ng pagtatapos ng pagsubok o ang partido ng paglulunsad. Ang mga milestones ay isa sa siyam na bahagi ng isang Gantt chart, kaya makikita mo ang mga ito sa iyong mga iskedyul ng proyekto na ipinapakita bilang isang brilyante.

Sponsor

Ang iyong sponsor ng proyekto ay nakaupo sa Project Board. Sila ang tao na 'nagmamay-ari' sa proyekto at natatanggap nila ang mga benepisyo. Halimbawa, kung naglulunsad ka ng isang bagong sistema ng IT para sa koponan ng pabrika na gagamitin, ang General Manager ng Pabrika ay magiging sponsor ng proyekto. Ang pangkat ng IT ay magiging bahagi ng pangkat ng proyekto ngunit hindi sila magkakaroon ng papel ng sponsorship. Ang sponsor ng proyekto ay ang taong maaari mong buksan kapag kailangan mo ng senior management direction. Maaaring ito ay upang:

• I-unblock ang isang problema
• Maghanap ng ilang mga mapagkukunan
• Aprubahan ang badyet
• Gumawa ng desisyon
• Sumang-ayon sa huling detalye

At iba pa. Ang tagapamahala ng proyekto ay epektibong nag-uulat sa sponsor para sa tagal ng proyekto, kapwa sa mga tuntunin ng istraktura ng pamamahala ng linya at may lingguhan o buwanang (o real-time) na pag-uulat ng proyekto.

Stakeholder

Ang mga stakeholder ay ang ibang mga tao na kasangkot sa at apektado ng iyong proyekto. Ang ilang mga proyekto ay magkakaroon ng malawak na mga stakeholder group, na sumasaklaw sa bawat kagawaran sa organisasyon. Ang iba ay magkakaroon ng mas limitadong saklaw. Ang ilang mga stakeholder ay nasa labas ng iyong organisasyon, tulad ng gobyerno o mga regulatory body.

Kailangan din nilang panatilihing may kaalaman sa mga balita na may kaugnayan. Karamihan sa mga stakeholder ay magiging suporta (o ambivalent) sa mga pagbabago na dulot ng iyong proyekto, ngunit hindi lahat ay magiging. Matutugunan mo ang mga stakeholder na hindi pupunta sa iyong proyektong may mga bukas na armas.