Plano sa Pamamahala ng Stakeholder sa Pamamahala ng Proyekto

Sa pamamahala ng proyekto, ang isang plano sa pamamahala ng stakeholder ay isang pormal na dokumento na nagbabalangkas kung paano makikibahagi ang mga stakeholder sa proyekto. Ang isang stakeholder ay isang tao o grupo na may interes sa proyekto. Sa pamamagitan ng pag-iisip kung kailan at kung paano ang mga stakeholder ay makilahok, maaaring mapalaki ng isang koponan ng proyekto ang positibong epekto ng mga stakeholder sa proyekto.

Ano ang mga Stakeholder?

Ang mga stakeholder ay maaaring panloob at panlabas sa organisasyon. Kabilang sa mga halimbawa ng mga panloob na stakeholder ang mga ehekutibo at mga yunit ng negosyo tulad ng accounting at teknolohiya ng impormasyon.Ang mga yunit ng negosyo ay karaniwang may mga kinatawan sa pangkat ng proyekto. Ang mga panlabas na stakeholder ay maaaring maging mga grupo ng interes, negosyo, at mga civic organization. Ito ay bihira para sa mga panlabas na stakeholder na kinakatawan sa koponan ng proyekto. Para sa mga ahensya na may awtoridad sa regulasyon, ang mga industriya na kanilang kinokontrol ay karaniwang ang pinakamahalagang panlabas na stakeholder group para sa anumang proyekto.

Kung ang isang stakeholder ay makikilala ng pangkat ng proyekto, ang stakeholder ay dapat na mag-isip sa plano ng pamamahala ng stakeholder.

Hindi praktikal ang isang pangkat ng proyekto na binubuo ng mga miyembro na kumakatawan sa bawat grupo ng stakeholder. Sa maraming kaso, imposible. Gayunpaman, ang pangkat ng proyekto ay nangangailangan ng input at pagbili mula sa mga stakeholder para sa proyekto na magtagumpay. Halimbawa, nais ng isang organisasyon ng gobyerno na ganap na baguhin at gawing makabago ang pinakatanyag na ginamit na programang pagmamay-ari nito. Halos lahat sa organisasyon ay gumagamit ng programa sa ilang paraan. Ang bawat uri ng gumagamit ay hindi maaaring direkta na kinakatawan sa koponan ng proyekto, kaya ang koponan ay nagtatakda ng mga paraan upang makalikom ng input mula sa mga stakeholder at nagpasiya sa mga paraan upang ipaalam sa mga stakeholder ang tungkol sa katayuan ng proyekto.

Ang mga pamamaraan ng pag-iipon ng mga estratehiya sa pag-input at komunikasyon ay dokumentado sa plano ng pamamahala ng stakeholder.

Stakeholder vs Communication Plan

Maaaring magkaroon ng isang malaking halaga ng dumadaloy sa pagitan ng planong pamamahala ng stakeholder ng isang proyekto at plano sa komunikasyon. Ang kanilang mga pag-andar ay magkatulad. Ang isang plano sa pamamahala ng stakeholder ay mas malawak dahil pinapadali nito ang pag-input sa proyekto pati na rin ang mga output ng balangkas. Ang isang plano ng pamamahala ng stakeholder ay mas makitid na ito ay tumutukoy lamang sa mga may mga interes na kung saan ang isang plano sa komunikasyon ay maaaring magsama ng mas malawak na madla.

Ebolusyon

Ang plano sa pamamahala ng stakeholder ay karaniwang itinatago ng tagapamahala ng proyekto. Habang lumalaki ang isang proyekto, sinusuri ng tagapamahala ng proyekto ang plano sa pamamahala ng stakeholder at pana-panahong ibabalik ito sa pangkat ng proyekto upang isaalang-alang ang mga update. Ang isang proyekto ay maaaring tumingin ng ibang pagkakaiba sa gitna ng takdang panahon nito kaysa sa mga yugto ng pagpaplano, kaya mahalagang tiyakin na ang mga dokumento ng paggabay ng proyekto ay binago kung ang mga sitwasyon ay nangangailangan.

Halimbawa

Narito ang isang halimbawa kung paano maaaring baguhin ng isang plano sa pamamahala ng stakeholder sa kurso ng isang proyekto. Ang isang ahensya ng estado ay nagsisimula sa isang proyekto ng rulemaking. Sa pagsisimula nito, ang sponsor ng proyekto at tagapamahala ng proyekto ay may listahan ng mga stakeholder upang ilagay sa planong pamamahala ng stakeholder. Ang isa sa mga unang gawain ng proyekto ng koponan ay ang laman ng plano. Matapos ang ilang buwan, ang isang miyembro ng pangkat ng proyekto ay kinikilala ang isang stakeholder na walang iniisip sa simula ng proyekto. Ang tagapamahala ng proyekto ay nagdaragdag ng bagong stakeholder sa plano at nagtawag ng isang pulong ng pulong ng pangkat upang talakayin kung paano haharapin ang bagong stakeholder.

Kapag nagpasya ang koponan kung ano ang gagawin, ipapaalam ng tagapamahala ng proyekto ang sponsor ng proyekto.

Ang plano sa pamamahala ng stakeholder ay isang dokumentong nakatira. Habang nagbabago ang proyekto, maaaring baguhin ng plano sa pamamahala ng stakeholder ito upang mas mahusay na maihatid ang mga pangangailangan ng proyekto. Sa pamamagitan ng isang maliksi na plano sa pamamahala ng stakeholder, ang isang pangkat ng proyekto ay maaaring maayos na makukuha ang input at feedback mula sa mga stakeholder pati na rin ang kaalaman sa mga may-kaalaman.