Mga paraan upang Inisin ang iyong mga Stakeholder ng Proyekto

Bilang isang tagapamahala ng proyekto, bahagi ng iyong trabaho ay upang matiyak na ang mga stakeholder - na iyong pangkat ng proyekto at mga pangunahing customer at mga supplier - ay nakakakuha ng kailangan nila mula sa proyekto. Ang iyong mga stakeholder ay dapat ang iyong pangunahing mga kampeon. Dapat silang sumuporta sa iyo, pagtulong sa iyo na makamit ang mga layunin ng proyekto at siguraduhin na ang bawat isa ay nakakuha sa parehong direksyon.

Ngunit madaling i-annoy ang mga ito. At kapag nangyari iyan, maaari silang magbago sa mga tao na wala nang dapat gawin sa iyong proyekto. Iyan ay isang malaking panganib para sa isang proyekto manager dahil kailangan mo ang kanilang tulong at suporta upang maging matagumpay. Kung wala ang kanilang input, hindi mo maaaring maihatid ang iyong proyekto. Narito ang mga paraan upang inisin ang iyong mga stakeholder ng proyekto at kung ano ang dapat mong gawin sa halip.

Hindi Nakikilala

Ang komunikasyon ay dapat na tungkol sa 80% ng kung ano ang iyong ginagawa bilang isang tagapamahala ng proyekto. Kapag hindi mo sasabihin sa iyong koponan, mga supplier o mga customer kung ano ang nangyayari, kung magkagayon ay mabilis silang maiinis. Mas masahol pa, malamang na punan nila ang mga puwang sa kanilang paliwanag kung ano ang nangyayari, na marahil ay hindi tumpak at maaaring maging ganap na nakakapinsala sa reputasyon ng proyekto.

Sa halip, isama ang mga malinaw na ulat ng proyekto. Kilalanin ang mga ito nang isa-isa at sa mga grupo at ipaalam ang mga ito sa bawat hakbang ng daan. Pagsamahin ang isang plano sa komunikasyon ng proyekto at isakatuparan ang pag-aaral ng stakeholder upang magawa mo kung sino ang kailangang marinig kung ano at kailan kailangan nilang marinig ito.

Hindi Nagtatanong sa Kanilang Opinyon

Ang komunikasyon ay isang bagay, ngunit ito ay may posibilidad na maging tungkol sa mga update sa katayuan at pagsubaybay sa proyekto. Kailangan mong gawin ang higit pa kaysa sa upang makisali sa mga ito sa proyekto. Makakaapekto ito sa mga tao kapag ang mga ito ay ekspertong paksa sa isang partikular na lugar, at hindi mo hinihiling ang kanilang input sa isang bagay na mataas ang kanilang kwalipikadong magkomento. Ang mga tagapamahala ng proyekto ay maaaring mahulog sa bitag ng paniniwala na kailangan nilang gawin ang lahat at gawin ang lahat ng mga pagpapasya sa kanilang sarili, ngunit hindi iyon ang kaso.

Sa halip, hilingin ang kanilang opinyon kung paano haharapin ang mga isyu sa proyekto habang lumalabas sila. Isipin ang kanilang mga pananaw. Hindi mo kailangang gawin kung ano ang iminumungkahi nila, ngunit nakakatulong ito upang bumuo ng mga relasyon kung nakikinig ka. Maaari mo itong gawin sa pamamagitan ng mga pulong ng proyekto at maging available upang makinig kapag dumating sila sa iyo na may mga mungkahi. Kung ito ang iyong koponan, siguraduhin na mayroon silang sapat na pagkakataon upang ilagay ang kanilang mga pananaw sa kabuuan.

Ang Pagsampalataya sa Iyong Kuwalipikasyon Bigyan Mo ang mga Superpower

Ang pagiging isang PMP® ay hindi gumagawa sa iyo ng pinakamahusay na tagapamahala ng proyekto sa mundo (bagaman maaaring makatulong ito sa isang maliit na bit). Ang pagpindot ng sertipiko ng PRINCE2® Practitioner, o isang APMP o anumang iba pang pagtatalaga sa pamamahala ng proyekto ay hindi nagpapasisi sa iyo.

Ang pag-uusap tungkol sa iyong mga kwalipikasyon sa lahat ng oras at kung paano ang mga aklat ay gumagawa ng mga bagay ay isang sigurado na paraan upang inisin ang iyong mga stakeholder. Hindi nila nais na marinig ang tungkol sa iyong mahusay na mga marka sa pagsusulit o kung paano mo inilalapat ang pamamaraan sa kanilang proyekto. Sa katunayan, ang lahat ng gusto nila ay napupunta na rin ang proyekto. Hindi nila pinapahalagahan kung paano ka makarating doon, halos lahat ng oras.

Huwag isipin na dahil mayroon kang isang kwalipikasyon at alam kung paano gumawa ng pamamahala ng peligro, halimbawa, na hindi ka mahuli ng isang panganib sa proyekto. Nangyayari ito sa pinakamabuti sa atin. Kaya mas mahusay na maging mapagpakumbaba at dedikado, na inilagay ang iyong mga kasanayan upang magamit nang mabuti sa praktikal na paraan habang hindi naniniwala na itinakda ka nila sa itaas ng iyong mga kapantay.

Ang iyong mga kwalipikasyon ay dapat na tahimik na magbibigay sa iyo ng pagtitiwala upang gawin ang iyong trabaho sa abot ng iyong kakayahan, ngunit makikita mo na maraming mga tao na nagtatrabaho bilang mga tagapamahala ng proyekto ay nagtataglay ng mga sertipiko. Sa katunayan, maraming mga tao na nagtatrabaho sa mga industriya ng espesyalista ay mayroong mga sertipiko at para sa maraming mga kumpanya, mga kredensyal sa iyong larangan ng kadalubhasaan, kung ito man ay arkitektura, accounting o pamamahala ng proyekto, ay isang kadahilanan sa kalinisan lamang.

Huwag asahan ang iyong mga stakeholder na maging impressed at huwag makipag-usap tungkol sa mga ito sa lahat ng oras. Ipakita ang iyong mga kasanayan sa pamamagitan ng mahusay na pagpapadala ng proyekto at pagpapakita kung paano mo inilalapat ang kaalaman na natutunan mo sa silid-aralan.

Pagbabago ng Deadline

Kapag ang lahat ay naka-sign up sa mga proyekto milestones at alam kung ano ang nangyayari kapag maaari mong lahat ng trabaho magkabagay bilang isang koponan. Kapag binago mo ang mga deadline at hindi sasabihin sa sinuman, iyon ay kapag ang mga tao ay nagsimulang magulumihanan.

Ang pagpapalit ng mga petsa ay may malaking epekto sa trabaho ng ibang tao. Maaaring naka-book na sila ng oras ng bakasyon sa kanilang kritikal na trabaho sa proyekto. Maaaring kailanganin nilang i-backfill ang mga mapagkukunan sa iba pang mga koponan dahil ang isang tao ay kinakailangan sa proyekto sa isang partikular na oras. Kung binago mo ang mga petsa nang hindi nauunawaan ang lahat ng background na ito, maaari mong ilagay ang panganib sa proyekto.

Sa halip ay maunawaan ng sponsor ng iyong proyekto kung hindi mo matumbok ang mga napagkasunduang milestones. Nagbabago ang mga bagay. May mga bagong item na idinagdag sa iyong saklaw ng proyekto o mga bagay na inilabas. Ngunit hindi ito ang iyong trabaho upang sumang-ayon sa mga pagbabago sa mga deadline na nag-iisa. Makipagtulungan sa iyong pangkat ng proyekto upang maunawaan ang epekto ng pagbabago. Pagkatapos ay ipanukala ang isang solusyon sa iyong sponsor na proyekto, na nagpapaliwanag ng rationale sa likod ng pagbabago ng mga petsa.

Tiyakin na alam ng lahat ng mga stakeholder ang pagbabago at kung paano ito makakaapekto sa kanilang trabaho. Pagkatapos, sa kasunduan ng lahat, gawin ang pagbabago at i-update ang iyong dokumentasyon ng proyekto. Hindi ka dapat gumawa lamang ng mga pagbabago sa mga petsa nang hindi pinapayagan ang natitirang bahagi ng koponan na malaman muna.

Mawala ang kanilang oras

Ang mga pagpupulong ay dapat na mahusay, mahusay na pinamamahalaang at mahusay na paggamit ng oras ng lahat. Ngunit hindi palaging ang kaso. Maraming beses na nagrereklamo ang mga stakeholder na nasayang nila ang kanilang oras sa mga pulong. Wala nang agenda, o ang desisyon na ginawa nila ay hindi ginawa dahil ang mga maling tao ay nasa silid.

Mayroon ka ring iba pang mga pagkakataon upang mag-aaksaya ng kanilang oras - hindi lang ito mga pagpupulong. Huwag kalat ang kanilang inbox sa pamamagitan ng paglalagay ng mga ito sa isang kopya ng mga email kapag hindi nila kailangang maging. Sa halip, ang mga stakeholder sa mga proyekto ay may isa pang trabaho upang gawin din, kaya kailangan nilang gamitin ang kanilang oras nang matalino. Tiyakin na may agenda ang iyong mga pulong. Planuhin ang mga ito, anyayahan ang mga tamang tao at siguraduhin na sundin mo pagkatapos.

Magpadala lamang ng mga email sa mga may-katuturang tao. Kung kailangan mo ng isang tao, siguraduhin na naintindihan nila kung bakit mahalaga para sa kanila na magkaroon ng kamalayan, at iwasan ang natatakot na 'tumugon sa lahat' hangga't makakaya mo. Pagmasdan lamang ang katotohanan na ang ibang mga tao ay abala at ang iyong proyekto ay hindi ang kanilang pangunahing priyoridad sa lahat ng oras (kung ito ay sa anumang oras).