Paano Sumulat ng Plano sa Pamamahala ng Proyekto

Ang isang plano sa pamamahala ng proyekto ay isang dokumento na nagtatakda kung paano gagana ang koponan sa proyekto. Inilalarawan nito ang lifecycle ng proyekto at sumasaklaw kung paano gagawin ang trabaho, sinusubaybayan, kontrolado at pagkatapos ay pormal na sarado.

Ang plano sa pamamahala ng proyekto ay talagang isang generic term para sa lahat ng mga sub-plan na iyong ginagawa para sa proyekto. Maaari naming tukuyin ang plano sa pamamahala ng proyekto bilang lahat ng bagay na sakop sa mga planong ito:

• Mga plano sa pamamahala ng mga kinakailangan
• Plano sa pamamahala ng saklaw
• Plano ng pamamahala ng iskedyul
• Planong pamamahala ng kalidad, kung mayroon kang isa
• Plan sa pamamahala ng gastos
• Planong pamamahala ng peligro (na dapat mag-reference sa iyong panganib log)
• Baguhin ang plano sa pamamahala
• Pamamahala ng pamamahala ng pagkuha, kung kailangan mo ng isa para sa proyekto
• Ang plano sa pamamahala ng kumpigurasyon, muli lamang kung plano mong magsulat ng isa: baka hindi mo maramdaman na kinakailangan para sa iyong proyekto
• Plano ng pamamahala ng mapagkukunan ng tao

Kasama rin sa plano sa pamamahala ng proyekto ang mahalagang impormasyon tungkol sa mga baseline ng proyekto, lalo na para sa saklaw at iskedyul. Ito ay nagbibigay sa iyo ng isang linya sa buhangin na maaari mong i-refer pabalik sa upang madali mong makita kung ano ang nagbago kapag sa wakas mong isara ang proyekto at ihambing binalak sa aktwal na pagganap.

Ang pagkakaroon ng sinabi na, ang plano sa pamamahala ng proyekto ay umiiral bilang isang dokumento sa sarili nitong karapatan. Narito kung ano ang isasama at kung paano sanggunian ang iba pang mga seksyon.

Pagsusulat ng Dokumento ng Plano sa Pamamahala ng Proyekto

Simulan ang iyong dokumento sa pangalan ng proyekto at petsa. Gumamit ng isang template mula sa iyong Project Management Office kung mayroon kang isa, upang i-save ang pagkakaroon upang simulan mula sa simula.

Pagkatapos ay isama ang mga seksyon na ito:

Mga Hangganan at Baseline: Ipaalala kung paano pinamamahalaan ang mga baseline para sa iskedyul, saklaw, gastos at kalidad na mga lugar ng proyekto. I-set kung ano ang magiging katanggap-tanggap na mga pagkakaiba sa plano (halimbawa, +/- 10 porsiyento) at kung ano ang gagawin mo kung mukhang ang mga ito ay nilabag. Maaaring na-dokumentado mo na ang mga ito sa iyong Charter ng Proyekto.

Pamamahala: Itakda kung anong mga review ng proyekto, mga review ng peer at iba pang mga hakbang sa pamamahala na iyong ilalapat habang ikaw ay dumadaan sa lifecycle ng pamamahala ng proyekto. Bilang isang minimum, dapat mong isama ang pormal na pag-sign off sa dulo ng bawat bahagi. Ito ay isa sa mga ginagampanan ng sponsor ng proyekto. Maaari mo ring ilagay sa mga detalye ng mga review sa kalidad na iyong hawak kung naaangkop ito sa iyong proyekto.

Mga Desisyon sa Pamamaraan: Ito ay isang mahusay na lugar upang isulat kung aling mga piraso ng iyong pamamaraan sa pamamahala ng proyektong nagpasya kang hindi gawin dahil ito ay hindi nauugnay. Halimbawa, maaari mong tandaan dito na hindi ka gagawin ang isang plano sa pamamahala ng pagkuha dahil walang pagkuha ng kinakailangan para sa iyong proyekto.

Anumang Iba Pa: Huwag limitado sa mga heading na ito. Isama ang anumang bagay na sa palagay mo ay may kaugnayan sa pagpaplano ng proyekto tulad ng mga ugnayan sa iba pang mga proyekto sa kumpanya, panlabas na mga kadahilanan na maaaring makaapekto sa pagpaplano na nais mong dalhin sa pansin ng isang tao at iba pa.

Ang Mga Subsidiary Plan

Kung isasama mo ang lahat ng iyong mga dokumento sa proyekto sa isa ito ay magiging isang malaking plano sa pamamahala ng proyekto. Pinakamainam na isama ang mga link (o hindi bababa sa paglalarawan ng kung saan matatagpuan ang dokumento) sa dokumentong ito. Pagkatapos ay kung nais ng isang tao na pumunta at basahin ito, maaari nilang mahanap ito, nang hindi na ang iyong plano sa pamamahala ng proyekto ay naging napakalaki nang mahaba na walang sinumang tumingin dito.

Huwag kalimutan na mag-link sa mga baseline pati na rin. Para sa baseline ng iskedyul ng proyekto, i-save ang isang bersyon ng iyong plano at mag-link sa na. Para sa baseline ng gastos, i-save ang isang bersyon ng iyong pagpaplano ng badyet sa ngayon at mag-link sa na. Ang mga dokumentong ito ay mga dokumentong nabubuhay at magbabago habang gumagalaw ang proyekto, ngunit itatago mo ang mga orihinal na file upang maaari mong tingnan ang mga ito at gawin ang paghahambing.

Panghuli, magdagdag ng kontrol sa bersyon sa iyong plano sa pamamahala ng proyekto upang kung kailangan mong i-update ito madali mong makita kung ikaw ay nagtatrabaho sa pinakabagong kopya.