Makakuha ng Suporta sa Pamumuno sa Pamamahala sa Pamamahala ng Proyekto

Ang mga Tagapamahala ng Proyekto ay may mahirap na trabaho. Sa pamamagitan ng likas na katangian ng kanilang tungkulin, ipinapalagay nila ang responsibilidad sa pagbuo ng isang epektibong koponan upang ituloy at magtagumpay sa mga bagong hakbangin. Dahil ang mga proyekto ay sumasaklaw sa lahat ng gawaing ginawa sa isang kompanya, kabilang ang mga pansamantalang at natatanging mga pagkukusa at ang karaniwang gawain ng mga pang-araw-araw na operasyon, ang bawat proyekto ay isang bagong pakikipagsapalaran.

Idagdag sa katotohanan na ang mga proyekto ay kung paano namin magpabago; kung paano namin isinasagawa ang diskarte at kung paano namin itinayo ang imprastraktura at kakayahan ng aming samahan, maliwanag na dapat gawin ng mga senior leader ang lahat ng kanilang kapangyarihan upang suportahan ang mga tagapamahala ng proyekto ng kanilang kompanya.

Ang isa sa mga pinakamahalagang bagay na nagtataguyod ng tagumpay ng proyekto ay ang pagkakaroon ng isang epektibong, nakikibahagi sa ehekutibong sponsor. Ang posisyon na ito ay matagal na nauugnay sa tagumpay ng proyekto sa mga pag-aaral ng industriya, ngunit isang pagrerepaso ng literatura na naglalarawan ng mga aktwal na gawi sa paligid ng pagmamay-ari ay nagmumungkahi na mayroon tayong matagal na paraan upang itayo ang presensya at gawi ng papel ng sponsor sa ating mga organisasyon. Ang kaunting konteksto ay angkop. Una, suriin natin ang mga pangunahing responsibilidad ng sponsor.

Mga Pangunahing Tungkulin ng Tagatulong ng Tagatulong ng Proyekto

• Ipagpalagay ang responsibilidad para sa kinalabasan ng isang proyekto. (Ang puntong ito ay madalas na inilarawan bilang isang shared responsibilidad sa project manager.)
• I-charter ang proyekto at ipagkaloob ang awtoridad sa tagapamahala ng proyekto at mga miyembro ng core team.
• Suportahan ang koponan ng proyekto para sa mga mapagkukunan at kakayahang makita.
• Tiyakin ang pagkakaroon at suporta ng mga epektibong halaga ng koponan, kabilang ang pananagutan at transparency.
• Suportahan ang koponan sa harap ng mga pambihirang kahirapan.
• Coach ang project manager.
• Ipagtanggol ang pangkat ng proyekto laban sa panghihimasok ng organisasyon.

Ano ang Nangyayari Kapag ang Tagapagpaganap na Tagapagpaganap ay Wala sa Larawan

Sa kawalan ng isang suportadong ehekutibong sponsor, lahat ng mga responsibilidad sa itaas ay bumagsak sa namamahala na proyektong proyekto, na karaniwang walang kakayahang kumita ng bandwidth at pampulitika upang matupad ang mga gawaing ito. Ang kakulangan ng isang epektibong sponsor ay nagdaragdag ng panganib ng mga problema sa proyekto, kabilang ang ngunit hindi limitado sa: kabiguan, suboptimal na pagganap laban sa oras, gastos at kalidad na mga target at nadagdagan ang kaguluhan ng koponan.

Sa madaling sabi, ang pagkakaroon ng isang epektibong ehekutibong sponsor ay isang positibong pagkakaiba sa paggawa para sa kumplikadong gawain ng pagdadala ng pinakamahalagang pansamantala at natatanging mga pagkukusa sa isang matagumpay na konklusyon. Dahil sa halatang kahalagahan ng tungkulin, maaaring makatuwiran na ipalagay na ang karamihan sa mga organisasyon ay kumukuha ng kanilang trabaho nang may seryosong mga tagapangasiwa. Nakalulungkot, ang kaunting oras na ginugol sa tunay na mundo ay nagpapahiwatig kung hindi man.

Isang sulyap sa Paano Tinutratuhan ng Ating Mga Organisasyon ang Tungkulin ng Executive Sponsor

Bilang isang graduate management instructor sa pamamahala ng proyekto, mayroon akong magandang kapalaran upang regular na malaman ang tungkol sa mga kasanayan sa pamamahala ng proyekto ng mga tagapag-empleyo ng aking mga mag-aaral sa isang pangunahing lugar ng metropolitan. Mula sa Fortune 100 firms hanggang sa maliit, entrepreneurial startups at hindi-para-kita, ang mga kinatawan ng mga organisasyon ay isang cross-seksyon ng ating ekonomiya.

Habang makatutulong ang inaasahan sa panahon na ito kung saan ang mga kasanayan sa pamamahala ng proyektong ay itinatag na ang karamihan sa mga kumpanya ay magpapakita ng mga mature na gawi sa paligid ng papel ng executive sponsor, sa katunayan, ang sitwasyon ay eksaktong kabaligtaran. Ilang di-pang-agham na natuklasan mula sa aking taunang impormal na survey sa mga mag-aaral ng MBA tungkol sa papel ng sponsor ng ehekutibo sa kanilang mga kumpanya:

• Sa karaniwan, higit sa limampung porsiyento ng mga mag-aaral ang naglalarawan sa kanilang kompanya na walang pormal na kasanayan sa paligid ng ehekutibong sponsorship.
• Ang ilang mga kumpanya ay may anumang pormal na pagsasanay o pamantayang paglalarawan para sa papel at mga responsibilidad ng sponsor.
• Wala pa akong isang ulat ng estudyante na nagbibigay ang kanyang kumpanya ng pagsasanay para sa kanilang mga sponsor ng ehekutibo.
• May kaunting pare-pareho na kasunduan sa pananagutan ng sponsor para sa tagumpay ng proyekto.
• Kapag ininterbyu ng mga estudyante ang mga tagapamahala ng proyekto sa kanilang mga kumpanya tungkol sa kanilang kasiyahan sa pagganap at suporta ng kanilang mga tagasuporta, ang karamihan sa mga sinuri ay nagpahayag ng pagkabigo.

Ang isang pagrepaso sa mas pormal na mga survey mula sa mga asosasyon ng industriya at mga pribadong kumpanya sa pagkonsulta ay nagpapatibay sa pangkalahatang katumpakan ng input mula sa aking mga estudyante. At habang ang kasalukuyang estado ng pagsasanay ng ehekutibong sponsorship ay maaaring mag-iwan ng kuwarto para sa pagpapabuti, ang mga tagapamahala ng proyekto ay walang pagpipilian ngunit upang patuloy na umusad sa kanilang mga pagkukusa. Gayunpaman, may mga ilang hakbang na maaaring gawin ng mga tagapamahala ng proyekto upang mag-recruit ng maraming kailangan na ehekutibong suporta.

Paano Makakuha ng Suporta sa Ehekutibo para sa Iyong Proyekto

1. Mag-recruit ng isang sponsor. Kung ang iyong proyekto ay may mga madiskarteng implikasyon para sa iyong kompanya, alinman sa direkta para sa mga customer o hindi direkta sa pamamagitan ng pagpapagana ng mas mahusay at epektibong panloob na mga gawain sa suporta ng mga customer, dapat kang mag-recruit ng isang sponsor. Direktang gumana sa iyong report-to-manager o ang pinuno ng iyong Office Management Office upang mapalakas ang kahalagahan ng proyekto at humingi ng tulong. Bigyang-diin ang papel at responsibilidad ng sponsor tulad ng nakilala sa itaas, at ituro ang pananaliksik sa industriya na tumutugma sa tagumpay ng proyekto at epektibong pag-sponsor.

1. Sanayin ang iyong sponsor. Bigyang-diin ang papel bilang estratehiya, hindi pantaktika o bilang isang figurehead. Karamihan sa mga tagapangasiwa ay may tungkulin ng isang sponsor na walang pormal na pagsasanay o kahit konteksto para sa kanilang mga responsibilidad. Habang ikaw ay nasa medyo mahirap na papel ng pagsasanay sa isang ehekutibo, karamihan sa mga indibidwal na ito ay pinahahalagahan ang iyong konteksto at patnubay. Ang mga isyu ng pananagutan, pagpapahusay ng halaga, at proteksyon ng pangkat ay dapat na iyong pangunahing pokus kapag nasa-boarding ang iyong executive sponsor.
2. Aktibong nakikipag-ugnayan at nagsasangkot sa iyong sponsor. Ang pinakamainam na interactive na tagapamahala ng proyekto / tagapangasiwa ng tagapangasiwa ng proyekto. Mahalaga para sa dalawang partido na magtatag ng isang malinaw na komunikasyon protocol para sa pag-update sa mga aktibidad ng proyekto pati na rin ang pag-flag at pagtugon sa mga emerhensiya. Dapat na hikayatin ng tagapamahala ng proyekto ang sponsor ng ehekutibo na dumalo sa katayuan o mga pagpupulong ng koponan mula sa oras-sa-oras upang ipakita ang tunay na interes, at upang maglingkod bilang isang aktibong cheerleader sa samahan para sa tagumpay ng koponan.

1. Humingi ng suporta sa coaching mula sa iyong sponsor. Laging nakakatulong na magkaroon ng mas maraming karanasan kaysa sa iyong pagmamasid at pagbibigay ng nakabubuti at positibong feedback at pagtuturo sa iyong pagganap. Hayaang malaman ng iyong sponsor na tinatanggap mo ang input na ito sa iyong biyahe upang mapabuti, at kapag natanggap ito, tanggapin itong maganda.
2. Gamitin nang maingat ang sponsor para sa malalaking isyu. Mag-ingat na huwag tingnan o gamutin ang iyong sponsor masyadong sa mga taktikal na isyu. Ang pinakamataas at pinakamahusay na paggamit ng iyong sponsor ay ang pagtulong sa mga secure na mapagkukunan; naglilingkod bilang isang tagapagsalita para sa pangkat ng proyekto sa mas malawak na pangkat ng pamamahala at tinutulungan mo na palakasin ang mga mahahalagang halaga ng pangkat. Mayroong isang balanseng pagkilos na dapat igalang ng tagapamahala ng proyekto kapag isinasaalang-alang ang pagguhit ng sponsor sa mga aktibidad ng pangkat.

Ang Bottom Line

Ang papel na ginagampanan ng sponsor ng ehekutibo ay isa sa mga mahahalagang piraso ng palaisipan sa tagumpay para sa mga pagkukusa ng proyekto. Ang mga matagumpay na tagapamahala ng proyekto ay nauunawaan kung gaano kahalaga ang papel na ito at nagtatrabaho upang makakuha ng suporta sa ehekutibo sa tamang antas at intensidad. Kung ang papel ng sponsor ay wala o malabo, dalhin ito sa iyong sarili upang mag-recruit at sanayin ang iyong mga tagapangasiwa ng ehekutibo upang suportahan ka, ang iyong koponan at ang iyong kompanya para sa tagumpay.