Ano ang isang Dokumento ng Saklaw ng Proyekto

Kapag pinapasan mo ang isang bagong inisyatiba, ang dokumento sa saklaw ng proyekto ay isang mahalagang piraso ng impormasyon para sa iyong buong koponan. Tinutukoy nito ang dulo ng produkto upang maihatid sa customer, kapag dapat itong maihatid, at sa anong halaga.

Mahalaga, ang dokumentong ito ay tumutukoy sa mga hangganan ng trabaho, upang ang bawat miyembro ng koponan at ang lahat ng customer ay maunawaan kung ano ang nilalayon ng proyekto. Tulad ng mahalaga, naiintindihan nila kung ano ang ginagawa nito hindi pagsamahin.

Ang Mga Benepisyo

Ang isang pahayag ng saklaw ng proyekto na sabay na ibinahagi sa bawat miyembro ng pangkat at mga customer ng proyekto, ay isang mahalagang bahagi ng pamamahala ng proyekto. Kabilang sa mga benepisyo nito:

• Ang isang karaniwang pag-unawa sa lahat ng kasangkot sa mga inaasahang katangian, kalidad, at tiyempo ng proyekto
• Isang paraan ng pakikipag-ugnayan sa ibang mga stakeholder sa proyekto upang makuha ang kanilang suporta at paglahok
• Isang tool upang ituon ang mga pagsisikap ng koponan sa trabaho na kinakailangan upang matugunan ang mga pangangailangan ng customer

Bukod dito, kung ang mga pagbabago ay iminungkahi na lampas sa mga hangganan ng orihinal na saklaw, ang pahayag ay nagiging batayan para sa pagtantya at pagpapanukala ng mga pagbabago. Kung ang mga pagbabago ay tinanggap ng lahat ng mga stakeholder, maaaring baguhin ang pahayag ng saklaw.

Nagsisimula

Ang proyekto ng manager ay kailangang humingi ng input mula sa mga miyembro ng koponan, mga customer, ang executive sponsor, at iba pang mga pangunahing stakeholder upang maunawaan at ilarawan ang kinakailangang output mula sa inisyatibong proyekto. Ito ay madalas na tinatawag na paghahatid.

Ang paglalarawan ng naghahatid ay dapat isama ang isang gastos o isang angkop na hanay ng gastos para sa proyekto. Tinutukoy din nito ang mga pangunahing tampok na isasama at ang time-frame para sa paghahatid.

Kapag sinang-ayunan ng kostumer, ang tagapamahala ng proyekto, ang koponan ng proyekto, at ang sponsor na tagapagpaganap, ang anumang mga pagbabago sa pahayag ng proyekto ay dapat gawin gamit ang isang maingat na kinokontrol at dokumentado na proseso ng pagbabago.

Isang Epekto ng Cascading

Sa sandaling sumang-ayon ang pahayag ng saklaw o dokumento, ang bawat bahagi ng koponan ay gumagamit nito bilang batayan para sa kanilang sariling mga pagtatantya ng trabaho, tiyempo, at mga gastos na kasangkot. Ang mas tumpak at tumpak na pahayag sa saklaw, mas malamang na ang mga koponan ng trabaho ay makakagawa ng mga tumpak na pagtatantiya at mga kinakailangan sa mapagkukunan.

Maaaring Mahalaga ang mga pagbubukod

Hindi pangkaraniwan para sa isang dokumento ng saklaw ng proyekto upang ilista ang mga tukoy na item na dapat ibukod mula sa paghahatid. Halimbawa, ang dokumento ng saklaw ng kontratista upang bumuo ng isang bahay ay maaaring magtakda na ang mga permit sa kapaligiran ay dapat makuha ng may-ari at hindi ang responsibilidad ng kontratista na magtayo ng bahay.

Ano ang Maaaring Mawalan?

Ang kakulangan ng kalinawan ay isang pangkaraniwang pinagkukunan ng stress at kabiguan ng proyekto. Ang isang hindi maliwanag o hindi tinatago na dokumento ng scope ay nag-iiwan ng maraming mga isyu na bukas sa debate at hindi alam na mga tawag sa paghuhusga. Maaaring makaapekto ang mga ito sa mga tampok, kalidad, tiyempo, at gastos ng proyekto.

Ang isa pang pitak upang maiwasan ay kilala bilang "scope creep." Kung ang pahayag ng saklaw ay hindi malinaw, ang customer ay natutukso upang gumawa ng mga hinihingi na lampas sa layunin o mga hangganan ng orihinal na mga plano.

Pagsasaayos ng Saklaw

Habang ang madalas na mga pagbabago sa saklaw ay aabutin ang pagkumpleto ng proyekto at maaaring magdagdag ng mga makabuluhang gastos, kung minsan ay kinakailangan at makatuwiran. Ang mga tagapamahala ng proyekto ay umaasa sa isang "proseso ng pamamahala ng pagbabago" na nagpapakilala sa hiniling na pagbabago, binabago ang lahat ng katumbas na oras, gastos at mga pagtatantya sa workload, at muling suriin ang proyekto para sa mga bagong panganib na binigyan ng pagbabago.

Ang tagapamahala ng proyekto at tagapangasiwa ng ehekutibo ay kadalasang gumagawa ng pangwakas na desisyon sa pagbabago ng saklaw lamang kapag ang kalagayan ay ganap na nasuri. Ang mga pagbabago ay dokumentado sa isang desisyon log at pagkatapos ay nakipag-ugnayan sa mas malaking proyekto ng koponan.