Mga Tungkulin at Pananagutan ng Lider ng Pulong

Ang pinuno ng pulong ay ang empleyado na may pananagutan sa pagpaplano, pag-oorganisa, pamamahala sa mga detalye, at pag-imbita sa mga kalahok sa isang pulong. Sila ang empleyado na namamahala at responsable para sa pagsulong ng aktwal na pagpupulong. Gumagawa sila ng aksyon bago, sa panahon, at pagkatapos ng pulong upang matiyak na matagumpay na naabot ang pulong.

Sino ang Humantong sa Pagpupulong?

Ang lider ng pulong ay susi sa paggawa ng mga pulong at mga tagumpay. Ang empleyado na nagsisilbing tagapangulo ng pulong ay mahalaga. Sa ilang mga pagpupulong, ang pinuno ay ang ulo ng departamento, ang pinuno ng koponan, o ang taong hinirang ng senior management na humantong sa isang inisyatiba. Ang mga empleyado na ito ay pinili para sa kanilang papel na pamumuno dahil sa kanilang mga nakitang kasanayan bilang isang tagapangasiwa o pinuno.

Sa ibang pagkakataon, ang isang empleyado ay maaaring lumabas bilang lider ng natural. Ang mga lider na ito ay mga empleyado na hinihintay at iginagalang ng ibang empleyado. Sa iba pang mga okasyon, ang isang pangkat ay maaaring magpasiya na iikot ang tungkulin ng pamumuno sa lahat ng mga miyembro. Pinapayagan nito ang lahat ng miyembro ng koponan na patuloy na bumuo ng kanilang mga kakayahan bilang mga pinuno ng pulong, at sa paglikha ng mga matagumpay na pagpupulong, sa pangkalahatan.

Mga Pananagutan ng Lider ng Pagpupulong

Ang mga sumusunod ay ang mga pangunahing responsibilidad ng isang pinuno ng pulong.

• Tinutukoy ang layunin, gawain, o layunin na dapat maganap. Ito ay madalas na isang takdang-aralin o bahagi ng paglalarawan ng trabaho ng nangunguna.
• Nagtatakda kung ang isang pagpupulong ay ang pinakamahusay na posibleng paraan para makuha ang layunin o layunin o attaining ang nais na resulta. Sagutin ang tanong: kailangan ang isang pulong?
• Tinutukoy kung sino ang kailangan upang makatulong na planuhin ang pulong.
• Sa isang koponan o bilang pinuno, nagpasiya sa agenda para sa pulong. (Sa patuloy na pagpupulong, ang gawaing ito ay natapos sa pagtatapos ng kasalukuyang pulong.)
• Tinutukoy ang petsa, oras, at lokasyon nang madalas gamit ang isang nakabahaging kalendaryo ng organisasyon.

• Naglalagay ng magkakasama sa pagpupulong ng pre-trabaho tulad ng pagbabasa, impormasyon sa pananalapi, kasaysayan, mga minuto ng pulong ng mga kaugnay na koponan, at iba pa.
• Nag-aanyaya sa mga kalahok at namamahagi ng mga takdang-aralin at pre-work na nagbibigay ng mas maraming oras hangga't maaari upang ang mga kalahok ay maghanda sa pulong.
• Tinitiyak na ang pulong ay may tagatala o tagatiling minuto upang i-dokumento ang mga paglilitis at anumang mga pangako, mga bagay na aksyon, o mga desisyon. Nagtatakda ng isang tagaturo, kung kinakailangan para sa maayos na pag-uugali ng isang pulong.
• Maaaring gamitin ang isang icebreaker upang mapainit ang mga kalahok at lumikha ng isang kapaligiran kung saan ang mga kalahok sa pulong ay komportable sa pakikipag-usap sa isa't isa at pagpapalitan ng mga ideya at impormasyon.

• Dumating nang maaga at humahantong sa pagpupulong sa pamamagitan ng pagpapanatiling ito sa gawain, sa pagsubaybay, at pagsasali sa lahat ng mga kalahok upang ang bawat isa ay nararamdaman na ang kanilang presensya ay mahalaga sa pulong. Tinitiyak nito ang kanilang pakikilahok sa susunod na pagpupulong
• Mga pampalasa sa pulong ng kumpanya upang ang mga kalahok ay hindi makaramdam ng mapurol at nababato. Kung gumagamit ng mga tagasunod ng yelo, katatawanan, o mga halimbawa ng kasiyahan, walang pulong ang dapat magtapos nang walang tawa.
• Tinitiyak na ang mga susunod na hakbang at mga bagay na aksyon ay itinalaga at pangasiwaan.
• Nagbubula ang pulong at nagplano ng agenda para sa susunod na pagpupulong.

• Sundin ang mga kalahok sa pagitan ng mga pagpupulong upang matiyak na ang mga bagay na aksyon ay nasa track at upang mag-alok ng tulong at / o mga mapagkukunan kung ang boluntaryo ay nakakaranas ng mga problema.

Karagdagang Mga Tungkulin ng Lider

Ang lider ng pulong ay tumatagal sa mga responsibilidad na ito ngunit mayroon ding mga papel na may kaugnayan sa komunikasyon, pag-uulat, at pagganap ng teammate.

Ang bawat miyembro ng isang koponan o pulong na cross-functional ay may obligasyon na panatilihin ang kanyang kagawaran o function na kaalaman tungkol sa mga gawain at pag-unlad ng isang pulong o isang patuloy na koponan. Mayroon din silang responsibilidad na humingi ng input mula sa mga katrabaho na wala sa pangkat o sa pulong. Hindi lahat ng empleyado ay maaaring dumalo sa bawat pulong.

Ang lider ay may karagdagang responsibilidad sa pagpapanatili ng mga nakatataas na tagapangasiwa at may kaalaman sa pamamagitan ng epektibong komunikasyon at feedback. Ang pagtatatag ng pagmamay-ari mula sa mga empleyado sa labas ng pangkat o pulong, lalo na ang mga lider ng organisasyon, ay nagtitiyak na ang koponan o pulong ay matagumpay sa pagbuo, pagpapatupad at pagsasama ng mga solusyon o mga ideya nito.

Kung ang isang pulong ng kalahok ay walang epektibo sa pulong, ang lider ay may pananagutan na iwasto ang pag-uugali sa pamamagitan ng epektibong mga diskarte sa pinuno ng pulong sa pulong at epektibong pagtuturo sa labas ng pulong. Ang isang pulong ng kalahok na monopolizes ang pulong sa kanyang mga opinyon o criticizes iba pang mga miyembro para sa kanila ay dapat na naitama bago ang tao sabotages tagumpay ng pulong.

Ang mga pagkilos na ito ay kinakailangan hanggang sa matugunan ng mga kalahok ang isang antas ng kaginhawahan at kapanahunan na nagpapahintulot sa kanila na tulungan ang pinuno sa pamamagitan ng pag-chiming sa kanilang sarili bilang mga hindi epektibong mga kaganapan na lumalabas at dysfunctional na mga miyembro na matakpan ang progreso.

Ang isang epektibong lider ng pulong ay hindi ginagarantiyahan na ang isang proyekto o koponan ay matagumpay na gumaganap, ngunit siya ay isang mahalagang kadahilanan na nag-aambag kapag nagtatagumpay ang mga proyekto, departamento, mga pulong o mga koponan.

Ang mga minuto ng pagpupulong ay isang epektibong kontribyutor sa matagumpay na pagpupulong kapag ang mga minuto ay naaangkop na nakasulat at ipinamamahagi sa isang napapanahong paraan.