Kung Paano Mo Mapapakinabangan mula sa Audit ng Proyekto

Ang bawat proyekto ay maaaring makinabang mula sa isang pag-audit paminsan-minsan. Ngunit huwag mag-alala, ito ay hindi bilang nakakatakot habang ito tunog. Ang pag-audit ng proyekto ay kung saan sinusuri ng isang walang kinikilingan na tao ang iyong proyekto at nagbibigay ng patnubay sa kung ano ang maaaring gawin nang iba upang mapabuti ang mga pagkakataong maging matagumpay. Ipinapaliwanag ng artikulong ito ang lahat ng bagay at dadalhin ka sa kung paano maghanda para sa pag-audit ng proyekto.

Paano Pormal ang isang Audit ng Proyekto

Ang isang audit ng proyekto ay karaniwang isang pormal na ehersisyo. Ang impormal na katumbas ay karaniwang tinatawag na isang peer review. Ito ay kung saan nakikita ng isang kasamahan ang iyong proyekto at ang nauugnay na dokumentasyon at nagbibigay sa iyo ng feedback kung saan dapat kang gumagastos ng kaunting oras.

Ang mga pag-audit sa proyekto ay pormal na karaniwan ay mayroon silang isang tinukoy na hanay ng mga tanong at ginagawa ng isang taong regular na gumaganap ng ganitong uri.

Sino ang Nagbibigay ng Mga Audit sa Proyekto

Ang taong gumagawa ng iyong audit sa proyekto ay maaaring isa pang tagapamahala ng proyekto (marahil isang taong may maraming karanasan sa pagpapatakbo ng mga proyekto) ngunit mas malamang na maging isang tao mula sa Project Office na madalas na nagpapatakbo ng mga pagsusuri.

Ito ay magiging isang taong maaaring isaalang-alang ang kanilang sarili na walang kinikilingan kaya hindi ito magiging iyong tagapamahala ng linya o sponsor ng proyekto. Ito ay maaaring maging isang pangkat ng mga tao, depende sa laki ng proyekto.

Paano Maghanda para sa Audit ng Proyekto

Ang una, at pangunahing, bagay upang makapagorganisa ay ang magkaroon ng mga kopya ng iyong dokumentasyon sa proyekto para sa pagsusuri ng auditor. Kung mayroon kang coordinator ng proyekto, hilingin sa kanila na magkasama ang isang pakete ng mga dokumento (mas mabuti sa electronic). Dapat mong madaling ma-access ang lahat ng iyong impormasyon ngunit kahit na gagawin mo, ang hakbang na ito ay maaari pa ring tumagal ng ilang oras. Bilang isang minimum, siguraduhin na mayroon kang plano sa proyekto, log ng panganib, log ng isyu, badyet, at iskedyul na magagamit para sa auditor.

Sino ang Kinakailangan Upang Maging kasangkot

Depende ito sa uri ng mga bagay na gustong tingnan ng auditor. Ikaw, bilang tagapamahala ng proyekto, ay kailangang gumugol ng ilang oras sa kanila. Asahan ang mga miyembro ng iyong koponan upang tawagan din upang makipag-chat sa auditor.

Tandaan na ang mas mahahabang gastusin nila ay nagtatrabaho sa mga gawaing may kinalaman sa pag-audit, mas kaunting oras na mayroon sila para sa proyekto ng trabaho, kaya maaaring kailangan mong i-reschedule ang ilang mga aktibidad at magtrabaho nang mas mabagal sa panahon ng pag-audit.

Gaano katagal ang Dadalhin ng Proyekto sa Audit

Walang takdang panahon para sa isang audit ng proyekto. Sa mga malalaking proyekto, masusumpungan mong mas matagal. Sa mga maliliit na proyekto, ang auditor ay maaaring gawin sa loob ng ilang oras. Sa sandaling alam mo na ang iyong proyekto ay mai-audited, tanungin ang iyong koponan ng audit kung gaano katagal nila inaasahan ang kanilang pagkuha ng trabaho.

Kung ano ang Look ng Audit

Kung ang pag-audit ay tinawag dahil sa isang partikular na pag-aalala, tulad ng pagkabigo upang maabot ang mga target na kalidad, at pagkatapos ay inaasahan na ito upang suriing mabuti ang lugar na iyon ng malalim. Ang isang regular na pag-audit ay magiging malawak na hitsura sa iba't ibang mga lugar ng pamamahala ng proyekto at ang mga paghahatid na pinagtatrabahuhan ng proyekto. Saklaw nito ang oras, gastos at kalidad ng iyong proyekto, at pakikipag-ugnayan sa stakeholder.

Ang layunin ng pag-audit ay upang malaman kung ang proyekto ay matutugunan ang mga layunin nito o hindi. Kung nararamdaman ng auditor na batay sa kasalukuyang pagganap ang proyekto ay hindi makakaapekto sa mga layuning iyon, siya ay magbibigay ng mga rekomendasyon para sa pagkilos.

Mga Rekomendasyon Depende sa Ano ang Natagpuan

Ang mga rekomendasyon sa ulat ng auditor ay nakasalalay sa kung ano ang kanilang natagpuan. Asahan mo ang mga ito upang maging positibo at phrased sa isang paraan na dapat payagan mong madaling iangkop ang mga ito. Dapat itong praktikal.

Sa isang sukdulan, ang auditor ay maaaring magrekomenda na ang iyong proyekto ay sarado, bagaman ito ay mangyayari lamang kung nadama nila na walang pagkakataon na ang anumang proyekto na magtrabaho mula sa puntong ito ay naghahatid ng anumang uri ng halaga para sa samahan.

Tingnan ang iyong pag-audit sa proyekto bilang positibong karanasan. Dapat itong bigyan ka ng maagang babala sa anumang mga palatandaan na ang iyong proyekto ay may problema at ito ay isang pagkakataon na magtrabaho kasama ang isang propesyonal na propesyonal na proyekto. Ang pagpapatupad ng kanilang mga rekomendasyon ay dapat gumawa ka, ang iyong koponan at ang iyong proyekto ay mas matagumpay, at iyon ay maaari lamang maging isang magandang bagay.