Paano Pamahalaan ng Supervisor ang Absenteeism

Ayon sa isang Unscheduled Absence Survey ng CCH, ang mga pinagtatrabahuhan ay nawawala dahil sa pagpapanatili ng mga manggagawa sa trabaho. Ang hindi naka-iskedyul na mga rate ng pag-absenteeism ay tumataas sa kanilang pinakamataas na antas mula pa noong 1999. Ang patuloy na pinakabahala ay ang halos dalawang out ng tatlong empleyado na hindi nagpapakita ng trabaho ay hindi pisikal na may sakit.

Para sa karamihan ng mga kumpanya, ang responsibilidad para sa pamamahala ng pagliban ay nahulog lalo na sa mga agad na tagapangasiwa. Ang mga tagapangasiwa ay kadalasan ang tanging mga tao na may kamalayan na ang isang empleyado ay wala.

Ang mga ito ay nasa pinakamahusay na posisyon upang maunawaan ang mga pangyayari na nakapaligid sa pagkawala ng isang indibidwal at upang mapansin ang isang problema sa isang maagang yugto. Samakatuwid, ang kanilang aktibong paglahok sa mga pamamaraan ng pagkawala ng kumpanya ay mahalaga sa pangkalahatang pagiging epektibo at tagumpay sa hinaharap ng isang patakaran o programa ng kawalan.

Upang matiyak na ang mga supervisor ay komportable at may kakayahan sa kanilang papel sa pamamahala ng pagliban, kailangan nilang magkaroon ng buong suporta ng senior management. Dapat alam ng lahat ng partido ang layunin ng mga patakaran at pamamaraan ng pagliban. Dapat mayroong mga pagkakaiba sa pagitan ng mga kagawaran; ang isang patakaran ay maaaring mawala ang pagiging epektibo nito.

Upang magbigay ng higit na pare-pareho, ang mga superbisor ay dapat sanayin sa kanilang mga responsibilidad tungkol sa pamamahala ng pagliban, pinapayuhan kung paano magsagawa ng epektibong mga panayam sa pagbabalik-sa-trabaho, at pinag-aralan sa paggamit ng mga pamamaraan ng pandisiplina kung kinakailangan.

Ang Mga Pananagutan ng Supervisor

Bilang karagdagan sa pagtiyak na ang trabaho ay naaangkop na saklaw sa panahon ng pagkawala ng empleyado, may ilang iba pang mga kritikal na pagkilos na kailangan ng mga superbisor upang pamahalaan ang pagliban. Dapat nilang:

• tiyakin na ang lahat ng empleyado ay lubos na may kamalayan sa mga patakaran at pamamaraan ng samahan para sa pagharap sa kawalan,
• maging unang punto ng pakikipag-ugnay kapag ang isang teleponong empleyado ay may sakit
• mapanatili ang naaangkop na detalyadong, tumpak, at up-to-date na mga talaan ng kawalan para sa kanilang mga tauhan, (hal., petsa, likas na katangian ng sakit / dahilan para sa kawalan, ang inaasahang pagbabalik sa petsa ng trabaho, sertipikasyon ng doktor kung kinakailangan),
• tukuyin ang anumang mga pattern o mga trend ng mga absences na maging sanhi ng pag-aalala,
• magsagawa ng mga panayam sa pagbabalik-sa-trabaho
• ipatupad ang mga pamamaraan ng pagdidisiplina kung kinakailangan.

Ang Interbyu sa Return-to-Work

Ang pagsasanay ng mga superbisor sa kung paano pinakamahusay na pamahalaan ang pagliban ay dapat isama ang pagtuturo kung paano magsagawa ng epektibo at patas na mga panayam sa pagbabalik-sa-trabaho. Ang mga kasalukuyang pambansang survey ay nagpapahiwatig na ang mga interbyu ay itinuturing na isa sa mga pinaka-epektibong tool para sa pamamahala ng panandaliang pagliban.

Ang talakayan sa pagbabalik-sa-trabaho ay magbibigay-daan sa superbisor na tanggapin ang empleyado pabalik upang gumana, bukod sa pagpapakita ng matibay na pangako ng pamamahala sa pagkontrol at pamamahala ng pagliban sa lugar ng trabaho. Ang interbyu ay magpapahintulot sa isang tseke na gawin na sapat na ang empleyado upang bumalik sa trabaho.

Ang kinakailangang papeles ay maaaring makumpleto upang ang pagkawala at ang konklusyon ay maitatala nang maayos. Ang katunayan na ang isang itinatag na pamamaraan ay nasa lugar upang siyasatin at pag-usapan ang kawalan ng isang empleyado ay maaaring, sa sarili nitong, kumilos bilang isang nagpapaudlot para sa hindi pagdalo sa mga hindi matwid na mga dahilan.

Ang mga panayam ay kailangang isagawa nang kaagad hangga't maaari matapos ang pagbabalik sa trabaho ng absentee (hindi lalampas sa isang araw pagkatapos ng kanyang pagbabalik). Ang empleyado ay dapat bigyan ng sapat na pagkakataon upang banggitin ang mga dahilan para sa kanyang pagkawala. Dapat gamitin ng superbisor ang interbyu bilang isang oras upang masaliksik ang anumang mga isyu na maaaring makuha ng empleyado na humahantong sa kawalan.

Ang layuning ito ay pagyamanin ang bukas at nakakatulong na kultura. Ang mga pamamaraan ay nasa lugar upang tiyakin na ang tulong at payo ay inaalok kapag kinakailangan at upang matiyak na ang empleyado ay angkop upang bumalik sa trabaho.

Karaniwang pinahahalagahan ng mga empleyado ang pagkakataon na ipaliwanag ang tunay na mga dahilan para sa kawalan sa loob ng isang pormal na istraktura. Kung ang dalubhasa ay nag-aalinlangan sa pagiging tunay ng mga dahilan na ibinigay para sa kawalan, dapat niyang gamitin ang pagkakataong ito upang ipahayag ang anumang mga pagdududa o alalahanin.

Sa lahat ng oras, dapat malaman ng empleyado na ang pakikipanayam ay hindi lamang bahagi ng mga pamamaraan ng kumpanya, ngunit isang makabuluhang pulong kung saan ang pagkawala ay nabanggit at maaaring may mga implikasyon para sa trabaho sa hinaharap. Ang pamamaraan ng pagdidisiplina ng kumpanya, sa kaganapan ng hindi katanggap-tanggap na mga antas ng kawalan, ay dapat ipaliwanag sa empleyado.

Sa walang punto sa panahon ng pagpupulong dapat ang interbyu ay maging isang paraan ng kaparusahan, ngunit dapat na makikita bilang isang pagkakataon upang i-highlight at ipaliwanag ang mga epekto ng kawalan sa loob ng departamento. Ang karamihan sa mga empleyado ay nakakuha ng isang pakiramdam ng pagmamataas at tagumpay mula sa kanilang trabaho at pamamahala ay dapat na hikayatin na gamutin ang mga indibidwal na ito bilang mga responsible adult.

Mga Rekomendadong Pamamaraan ng Pagdidisipulo kung Nagpapatuloy ang Absenteeism

Ang sumusunod na mga alituntunin ay naglalarawan ng mga inirekumendang hakbang na dapat gawin sa mga kaso kung saan ang mga panandaliang pagliban ay itinuturing na higit sa isang katanggap na antas sa isang partikular na tagal ng panahon.

Yugto 1: Panayam sa Pagpapayo

• Dapat na ipaalam ng agarang superbisor ang empleyado ng kanyang pag-aalala sa mga pagliban, subukang itatag ang mga dahilan para sa pagkakasakit at tukuyin kung ano ang kailangang gawin upang mapabuti ang pagdalo.
• Kung ang anumang medikal na kondisyon ay nakilala sa yugtong ito at malamang na magkaroon ng epekto sa pagiging angkop sa trabaho, ang tagapangasiwa ay dapat maghanda ng appointment sa isang doktor na inaprubahan ng kumpanya. Dapat itong kumpirmahin sa empleyado nang nakasulat sa loob ng limang araw ng trabaho.
• Kung mula sa talakayan, ang problema ay hindi lilitaw dahil sa isang hindi sinasadya na hindi dapat magtrabaho, dapat na ipaalam ng superbisor ang empleyado na, habang ang mga naitala na karamdaman ay maaaring tunay, ang isang napapanatiling pagpapabuti sa pagdalo ay inaasahan o ang susunod na yugto sa pamamaraan ay dadalhin.
• Ang isang pagsusuri ng pagdalo ay awtomatikong gagawin bawat buwan sa susunod na anim na buwan.

Stage 2: Unang Pormal na Repasuhin (Pansamantalang Babala ng Verbal)

• Kung patuloy na lumubha ang mga empleyado sa paglilitis pagkatapos ng pag-aaral at regular na pagsubaybay, dapat siya ay anyayahan na dumalo sa isang pormal na pagpupulong na pagpupulong kasama ang superbisor.
• Ang rekord ng pagkawala ay dapat na detalyado sa isang sulat na nag-aanyaya sa empleyado para sa panayam na ito. Ang empleyado ay dapat na pinapayuhan na siya ay may karapatan na katawanin ng isang kinatawan ng unyon o isang kasamahan kung naaangkop.
• Ang layunin ng pulong na ito ay ang:

  - magpatuloy upang talakayin ang pinagbabatayan dahilan para sa mga pagliban, --Isuko ang empleyado ng serbisyo at mga implikasyon ng gastos ng kanyang kawalan, at

  - maliban sa empleyado (maliban kung nagpasya upang humingi ng medikal na payo) na kung walang matibay at napapanatiling pagpapabuti, ang kanyang pagtatrabaho ay maaaring wakasan dahil sa kanyang kawalan ng kakayahan na mapanatili ang isang katanggap na antas ng pagdalo. Ito ang bumubuo ng babala ng salita.

• Kung saan pinapahintulutan ang medikal na atensiyon, ang pagkilos ay dapat madalang kaagad. Ang pagpupulong ay samakatuwid lamang na pinahihintulutan upang payagan ang bahaging ito ng proseso na makumpleto. Sa loob ng limang araw ng trabaho, ang empleyado ay dapat makatanggap ng medikal na payo. Ang pulong ay pagkatapos ay reconvened sa HR at ang opinyon ng doktor ay tinalakay.
• Kung kinukumpirma ng doktor ang fitness para sa trabaho, ang empleyado ay dapat na binigyan ng babala tungkol sa mga kahihinatnan ng patuloy na kawalan.

Stage 3: Ikalawang Pormal na Repasuhin (Nakasulat na Stage Warning)

• Ang regular na pagsubaybay ay nagpapahiwatig na walang pagpapabuti sa pattern ng pagkawala ay naganap, isang pangalawang pormal na pagpupulong ay isagawa sa HR.
• Ang sulat na nag-aanyaya sa empleyado sa pulong ay isasama ang rekord ng kawalan at, muli, payo sa pagkatawan.
• Ang anumang bagong impormasyon na ibinigay sa pulong tungkol sa masamang kalusugan o isang pagbabago sa uri ng pagkakasakit ay maaaring kailanganin na tasahin ng isang doktor na inaprubahan ng kumpanya.
• Ang empleyado ay dapat bibigyan ng pagkakataon na ipaliwanag ang kanyang rekord ng kawalan. Kung angkop, dapat ipaalam ng superbisor ang empleyado na ang isang pormal na nakasulat na babala ay inisyu at ang babalang ito ay mananatili sa file ng empleyado para sa isang tinukoy na panahon. Ang isang kopya ng babala ay dapat na ibibigay sa empleyado at sa kanyang kinatawan.
• Ang empleyado ay dapat ipaalam na ang kabiguang sumunod sa mga inaasahan ng pagdalo ng kumpanya at upang mapabuti ang kasalukuyang hindi katanggap-tanggap na rekord ng kawalan, ay magreresulta sa pagwawakas ng trabaho ng empleyado.
• Kung may pagdududa ka para sa trabaho, magpatuloy sa mga pagpipilian sa pag-redepisyon ayon sa patnubay na natanggap ng doktor. Kumunsulta sa kinatawan ng unyon ng empleyado (kung naaangkop) sa proseso ng pag-redeploy at mga pagpipilian.

Stage 4: Temporary Suspension From Work

• Kung sumusunod sa pagpapatupad ng mga nakaraang yugto ng proseso ng pagdidisiplina, walang pagpapabuti sa pagdalo nangyayari, ang pamamahala ay maaaring magpatuloy sa isang pansamantalang suspensyon nang walang bayad. Ang intensyon na suspindihin ay dapat kumpirmahin sa pamamagitan ng sulat na may mga detalye ng mga petsa ng pagsisimula at pagtatapos. Ang isang kopya ng sulat ng suspensyon ay dapat ipadala sa kinatawan ng empleyado (kung naaangkop).

Stage 5: Pagwawakas ng Trabaho

• Ito ang huling yugto sa proseso ng pagdidisiplina kung saan ang empleyado ay na-dismiss para sa kawalan ng kakayahan na sumunod sa mga kinakailangan ng kumpanya para sa pagdalo sa trabaho. Ang pagpapaalis ay maaari lamang maganap sa nakasulat na awtorisasyon ng isang senior manager at HR.
• Ang sulat na pagtawag sa empleyado sa muli ay magsasama ng payo sa pagkatawan at maglalabas ng talaan ng kawalan. Ang empleyado ay dapat na pinapayuhan na, bilang isang resulta ng interbyu, siya ay maaaring ma-dismiss para sa kawalan ng kakayahan upang magsagawa ng mga tungkulin sa trabaho.
• Muli, ang doktor ng kumpanya ay maaaring konsultahin kung may anumang bagong impormasyon ay nalalapit tungkol sa kalusugan o kakayahan ng empleyado para sa trabaho.
• Kung ang isang desisyon ay ginawa upang bale-walain ang batayan ng kakayahan, ang isang kopya ng sulat ng pagpapaalis ay dapat ipadala sa kinatawan ng empleyado (kung naaangkop).
• Ang empleyado ay maaaring may karapatang mag-apela laban sa pagpapaalis. Ang apila ay dapat na alinsunod sa mga pamamaraan ng pagdidisiplina ng kumpanya.

Mga Hamon sa Pamamahala ng Absenteeism

Magkaroon ng kamalayan na ang mga superbisor ay madalas na hindi komportable o ayaw na mag-ulat sa mga lumampas sa mga katanggap-tanggap na antas ng pagliban. Dahil sa maraming mga pressures na nasa mga supervisor, ang pare-parehong pagpapatupad ng mga patakaran sa pagliban ay hindi palaging ang kanilang pangunahing priyoridad.

Mahalagang subukan ang pagsasabwatan mula sa pamamahala ng pagliban at upang matiyak na ang lahat ng empleyado ay itinuturing na pareho. Mahalaga na maging pare-pareho, paulit-ulit, at makatarungan sa lahat. Kapag ang pagkawala ay hindi natugunan o natugunan sa isang hindi naaayon na paraan, ang mas mababang moral ay maaaring magresulta.

Ang karamihan sa mga empleyado ay pinahahalagahan ang mga patakaran at mga programa na nagbibigay-diin, sa halip na parusa. Ang mga panig ng matigas o pagsuway na pumipilit sa mga empleyado na magtrabaho ay maaaring magresulta sa mga empleyado na maging "wala sa trabaho".

Ginagawa nila hangga't maaari at labagin ang anumang pagsisikap upang makakuha ng mga ito upang gumawa ng higit pa. Ang iba pang mga programa ay dapat na ipatupad na ang mga empleyado ng tulong ay naroroon sa trabaho, tulad ng kakayahang umangkop sa pag-iiskedyul ng trabaho, pagbabahagi ng trabaho, mga parangal sa pagdalo at mga programang pangkalusugan.

-------------------------------------------------

Si Stefanie Yorges ay ang Consultant ng Pamumuno sa Nangungunang Mas Mataas at dalubhasa sa pagtulong sa nalulumbay na mga pinuno na manalo sa trabaho at magtagumpay sa buhay.