Mga Karaniwang Mga Tanong sa Panayam ng Panayam at Mga Pinakamahusay na Sagot

Sa maraming organisasyon, ang mga receptionist ang mukha ng kumpanya. Ang bawat bagong kliyente, aplikante ng trabaho, empleyado, o vendor ng third-party ay dumadaan o mag-check in sa isang receptionist, kaya ang mga employer ay sabik na makahanap ng isang taong responsable, magiliw, at kalmado.

10 Mga Karaniwang Tanong Asked sa isang Panayam sa Receptionist

Dito makikita mo ang mga madalas itanong para sa mga receptionist, mga sagot na sagot, at mga tip para sa kung ano ang sasabihin sa panahon ng iyong pakikipanayam.

1:53

Panoorin Ngayon: Paano Sagot 4 Karaniwang Mga Tanong sa Interbyu ng Panayam

1. Ano ang ginagawa mo upang mapanatili sa isang mabilis na kapaligiran sa trabaho?

Ano ang Gusto Nila Kilalanin: Nais ng iyong tagapakinig na siguraduhin na maaari mong panatilihin up. Kung paano mo ito ginagawa ay malamang na hindi nararapat, ngunit dapat kang magkaroon ng malinaw at tiwala na sagot na handa.

Ang bilang ng isang bagay na gagawin ko ay panatiling kalmado, dahil ang isang galit na galit, ang stressed attitude ay hindi nakatutulong at hindi rin isang magandang hitsura sa harap ng anumang kawani o kliyente. Sinisikap kong masubusain ang mga gawain, kaya laging nagtatrabaho ako sa pinakamahalagang gawain muna. Karaniwan, iyon ang anumang bagay na nagsasangkot sa isa sa mga kliyente ng kumpanya. Gayundin, pinananatili ko ang listahan ng lahat ng kailangan kong gawin, upang hindi ko mapabayaan ang anumang mahahalagang responsibilidad.

2. Paano mo pinananatili ang iyong pang-araw-araw na iskedyul?

Ano ang Gusto Nila Kilalanin: Kung paano mo ayusin ang iyong araw ay hindi talaga ang punto. Ang punto ay upang ipakita na ikaw ay mahusay na organisado at ay makumpleto ang lahat ng iyong mga tungkulin sa isang karampatang at napapanahong paraan.

Nagsisimula ako araw-araw sa pamamagitan ng paggawa ng isang listahan ng lahat ng kailangan ko upang magawa. Sinusuri ko ang aking kalendaryo para sa anumang mga pulong o tipanan, kaya maaari kong malaman ang mga ito, at makakuha ng pagkakasakop sa harap ng desk kung kinakailangan. Sa aking trabaho, ang komunikasyon ay susi, kaya patuloy na sinasagot ko ang telepono at sinuri ang aking email para sa mga bagong kahilingan, pagkatapos ay i-update ang aking listahan ng gagawin sa mga follow-up na gawain nang naaayon.

3. Ano ang papel na ginagampanan ng isang receptionist sa unang impression ng isang customer ng isang organisasyon?

Ano ang Gusto Nila Kilalanin: Kailangang tiyakin ng iyong tagapanayam na nauunawaan mo ang posisyon na iyong inaaplay, ngunit ang katanungang ito ay maaaring maging pangkultura, hawakan ang iyong pilosopiya ng trabaho.

Ang isang receptionist ay maaaring gumawa ng isang malaking impression-positibo o negatibong-sa mga customer. Dahil ako ay isa sa mga unang tao na nakikita ng mga customer, ang isang nakakabigo o mahinang pakikipag-ugnayan ay maaaring tunay na maasim ang kanilang opinyon sa kumpanya o pangkalahatang karanasan na mayroon sila. Para sa akin, ito ay katulad ng kapag ang host ay nagsusulat sa isang restaurant. Kung mukhang sila ay galit na galit o kumilos nang walang saysay, pagkatapos ay maaari itong pakiramdam mamaya tulad ng iyong pagkain ay hindi lasa bilang masarap. Iyan ang dahilan kung bakit lagi kong tinitiyak na batiin ang mga tao na may isang ngiti sa aking mukha at tiyakin na ang lahat ng mga customer ay parang naramdaman ko ang aking buong pansin.

4. Sabihin mo sa akin ang tungkol sa isang oras na kailangan mong harapin ang isang galit na customer o bisita, alinman sa telepono o sa tao. Paano mo hinawakan ang sitwasyon?

Ano ang Gusto Nila Kilalanin: Ito ay isa sa ilang mga katanungan na maaari mong itanong na kinasasangkutan kung paano mo pinangangasiwaan ang mabigat at mahirap na kalagayan. Maaari ka ring tanungin kung paano ka tumugon sa kriminal o di-etikal na aktibidad. Maging tapat. Huwag magpalaki at huwag mo ring ipagbili ang iyong sarili.

Bilang receptionist sa tanggapan ng doktor, madalas akong nakikitungo sa mga pasyente na nabigo sa telepono. Minsan, ang isang babae ay labis na nagagalit ang departamento ng pagsingil ay hindi tumawag sa kanya pabalik sa parehong araw, na nagsimula siyang sumigaw sa akin sa telepono. Hindi kanais-nais! Ang sinisikap kong gawin sa mga sitwasyong ito ay iniisip kung paano ang pagkabalisa na nararamdaman ng tao na kumilos sa ganitong paraan. Matapos ang isang minuto ng kanyang pagsisigaw, sinabi ko, "Dapat kang maging tunay na bigo. Maaari mo bang sabihin sa akin ang higit pa tungkol sa kung ano ang nangyayari?" Na tumulong na mabagal ang pag-uusap at bawasan ang kanyang volume. Ipinaliwanag niya ang buong sitwasyon, at tinitiyak ko sa kanya na ang aming tao sa pagsingil ay para lamang sa araw na ito at makakausap. Sinabi ko rin sa kanya na maglalagay ako ng tala sa desk ng pagsingil ng tao, na hinihiling sa kanya na tawagin ang babae pabalik bilang kanyang unang gawain. Sa pagtatapos ng tawag, siya ay mas kalmado, at humingi ng paumanhin para sa mas maaga niyang mga salita.

5. Sigurado ka handa na magtrabaho ng overtime?

Ano ang Gusto Nila Kilalanin: Kung ayaw mong magtrabaho ng overtime, sabihin ito. Kung ikaw ay handa na magtrabaho sa obertaym ngunit sa loob lamang ng ilang mga limitasyon, sabihin na rin. Oo, may mga kumpanya kung saan hindi gumagana ang obertaym ay babayaran ka ng trabaho. Ngunit ang paggawa ng isang pangako na hindi mo maaaring panatilihin, o ilagay ang iyong sarili sa isang posisyon kung saan kailangan mong isakripisyo ang iyong kapakanan o ng iyong pamilya para sa iyong trabaho, ay hindi isang katanggap-tanggap na opsyon. Kailangan mo ng trabaho na tumutugma sa iyong availability.

Ako ay kumportableng nagtatrabaho ng obertaym nang ilang beses sa isang buwan, hangga't mayroon akong abiso sa isang araw. Ang pagkakaroon ng mga ulo-up ay ginagawang mas madali para sa akin na muling ayusin ang aking mga plano. Sa isang pakurot, maaari ko ring magagawa ang parehong araw na obertaym, masyadong, ngunit gusto ko talagang magkaroon ng abiso sa isang araw.

6. Gaano karaming mga empleyado ang nagtrabaho sa iyong huling opisina?

Ano ang Gusto Nila Kilalanin: Gustong malaman ng tagapanayam kung anong uri ng kapaligiran ang iyong pinagtrabaho, kung paano ito kumpara sa kumpanya na kinikilala mo, at kung komportable kang magtrabaho sa maliliit at / o malalaking lugar ng trabaho.

Sa aking huling tanggapan, may limang empleyado. Iyan ay maliit na sapat na nagsimula kaming parang isang pamilya. Alam mo, alam ng lahat si Martha sa departamento ng pagsingil na kailangan ng dalawang tasa ng kape bago ka maaaring magtanong ng mga kumplikadong tanong. Bago iyon, bagaman, ang aking opisina ay medyo malaki-60 na empleyado. Nadama kong komportable sa parehong mga kapaligiran, bagaman ang unang buwan sa malaking opisina ay medyo mahirap dahil kailangan kong malaman kung sino ang ginawa, at kung saan mag-direct ng mga tawag na may maraming mga opsyon na magagamit.

7. Ilarawan ang iyong mga nakaraang tungkulin bilang isang katulong na pang-administrasyon, kalihim, o resepsyonista.

Ano ang Gusto Nila Kilalanin: Nais ng tagapanayam na talakayin ang mga responsibilidad na iyong nakalista sa iyong resume, at kumpirmahin na ang mga ito ay angkop sa posisyon na inaalok. Ito ay isang magandang pagkakataon upang mapalawak ang mga puntos na naka-highlight sa iyong karanasan sa trabaho.

Bilang receptionist sa ABC Financials, ako ang unang tao para sa mga customer. Sinagot ko ang pangkalahatang linya ng telepono, pati na rin ang pagsagot sa mga telepono para sa limang VP ng kumpanya. Ako din ang namamahala sa pagtanggap ng mga pakete at pamamahagi ng koreo, pagbati at pag-escort ng mga customer at vendor sa mga meeting room, at pagsubaybay sa pangkalahatang impormasyon ng email address ng kumpanya. Mayroon din akong maraming mga responsibilidad sa pangangasiwa: Pinamahalaan ko ang mga kalendaryo ng mga VP, inayos ang kanilang paglalakbay sa negosyo, at tumulong na lumikha at pinuhin ang PowerPoint na mga presentasyon at iba pang mga materyales upang ipamahagi sa mga kaganapan.

8. Paano mo pinag-iisipan ang mga tawag, kliyente, paghahatid, at iba pang mga isyu na kailangang direksiyon agad?

Ano ang Gusto Nila Kilalanin: Ang tagapanayamgustong malaman kung gaano kabuti ang iyong ginagawa sa multitasking, pag-oorganisa ng oras, at pag-prioridad ng mga gawain. Ito rin ay isang magandang pagkakataon upang ituro kung paano mo nahaharap ang maraming mga prayoridad at ipaliwanag kung paano mo hinawakan ang lahat.

Mahalaga ang multitasking kapag abala ang opisina. Sa tuwing hindi ito bastos, sinusubukan kong magsagawa ng ilang mga gawain sa parehong oras. Halimbawa, maaari kong madaling sagutin ang isang tawag sa telepono habang nag-sign para sa isang pakete mula sa tao ng paghahatid. Kapag hindi posible ang multitasking, inilagay ko ang aking pagtuon sa mga kliyente at mga customer bilang prayoridad bilang isang bilang. Kung kinakailangan, itatanong ko kung maaari nilang bigyan ako ng isang minuto upang magawa muna ang isa pang gawain-at, kung ang mga bagay ay talagang abala, sinubukan kong tumawag sa kapwa empleyado upang mabigyan ako ng saklaw.

9. Gaano kahirap ang iyong mga kasanayan sa computer?

Ano ang Gusto Nila Kilalanin: Nais ka ng tagapanayam na kumpirmahin kung anong mga kasanayan sa computer ang mayroon ka, kung ang antas ng iyong kakayahan ay katugma sa mga inaasahan ng kumpanya, at kung aling mga programa ang pinakakaaliw mong gamit. Kung maaari, magandang ideya na mag-research kung aling mga programa ang ginagamit ng kumpanya bago ang pakikipanayam.

Mayroon akong napakalakas na kasanayan sa computer. Pati na rin pamilyar sa Microsoft Office, ginamit ko ring gumawa ng mga update sa website ng kumpanya sa aking huling papel, kaya komportable akong gumagamit ng WordPress. Kapag nagsimula ako sa paggamit ng isang bagong programa o application, karaniwan kong nalaman na ang karamihan sa aking mga tanong ay maaaring masagot sa isang online na paghahanap, bagama't pinahahalagahan ko ang pagkuha ng isang tutorial mula sa isang co-worker, masyadong.

10. Sabihin mo sa akin ang tungkol sa iyong karanasan sa customer service.

Ano ang Gusto Nila Kilalanin: Nais ng tagapanayam ang isang pangkalahatang-ideya ng iyong karanasan sa serbisyo sa customer-ilang taon, tiyak na mga halimbawa, at kung aling mga kakayahan ang komportable mong gamitin upang malutas ang mga problema.

Nagtatrabaho ako sa serbisyo ng customer simula noong tinedyer ako. Ang aking unang trabaho ay nagtatrabaho sa isang bookstore, kung saan nakatulong ako sa mga kostumer na makahanap ng mga libro at kung minsan ay sakop ang cash register. Sa kolehiyo, nagkaroon din ako ng part-time na retail job, oras na ito, nagbebenta ng damit. Pagkatapos, siyempre, bilang isang receptionist sa ABC Company, nakitungo rin ako sa mga customer, kahit na sa papel na ito, hindi ako direktang gumawa ng anumang mga benta. Pakiramdam ko ay talagang komportable ang pakikipag-ugnay sa mga customer at paglutas ng kanilang mga problema, kung ito ay naghahanap ng libro na kanilang hinahanap o pagbabago ng kanilang oras ng pagpupulong sa isang ehekutibo.

Mga Tip para sa Pagtugon sa Mga Katanungan ng May-akit

Ang mga pinakamahusay na receptionists ay nakatuon sa detalye, organisado, at mahusay na mga tagapagsalita. Samakatuwid, dapat ipakita ang mga kandidatong handa upang sagutin ang mga tanong sa panayam na bukas-natapos na magsusuri ng karanasan, pamilyar sa mga tool sa trabaho, proseso, at kasanayan na itinakda-kabilang ang pagtatrabaho sa serbisyo sa customer, multitasking, at ang kakayahang gumawa ng mabilis na mga tawag sa paghatol.

Sa kasong ito, ang mga tagapanayam ay hindi kinakailangang naghahanap ng oo o walang sagot. Sa halip ay umaasa sila sa mga kandidato na sagutin ang mga tukoy na halimbawa na naglalarawan kung paano nila hinarap ang mga nakalipas na sitwasyon sa lugar ng trabaho, at hilingin ang maingat na pagsaliksik ng mga tanong tungkol sa mga prayoridad, inaasahan, hangarin, at hamon ng kumpanya.

Dahil sa patuloy na pagtaas ng mga teknolohiyang advancement sa lugar ng trabaho, ang mga receptionist ay dapat ding magkaroon ng malakas na teknikal na kasanayan. Dapat kang magkaroon ng karanasan sa paggamit ng mga sistema ng telepono at mga makina sa opisina tulad ng mga printer, copier, scanner, at fax machine (oo, pa rin), bukod sa mga aplikasyon ng computer tulad ng MS Office at software na partikular sa industriya.

7 Mga Tanong na Itanong sa Taginterbyen

Inaasahan ka ng mga interbyu na magtanong ka. Narito ang isang listahan ng mga katanungan na maaari mong hilingin sa panahon o sa dulo ng iyong pakikipanayam:

1. Maaari mo bang sabihin sa akin ang higit pa tungkol sa pang-araw-araw na mga responsibilidad para sa trabahong ito?
2. Anong mga katangian ang hinahanap mo sa isang tao na nais mong umarkila para sa kumpanya?
3. Ano ang iyong mga inaasahan para sa trabahong ito, at paano mo susukat ang tagumpay?
4. Bakit umalis ang huling taong nagtatag ng trabaho na ito?
5. Sino ang nag-ulat sa posisyon na ito?
6. Ano ang mga pagkakataon para sa pagsulong ng karera sa kumpanya?
7. Nag-aalok ba ang kumpanya ng anumang mga pagkakataon sa pagsasanay para sa mga empleyado?

Paano Gumawa ng Pinakamahusay na Impression

Ang posisyon ng receptionist ay maaaring ituring na antas ng pagpasok, ngunit maaari rin itong maging unang hakbang sa corporate ladder. Ang isang prospective na tagapag-empleyo ay iguguhit sa isang tiwala, mapagkakatiwalaan na tao. Kadalasan ikaw ay ang unang tao ang kanilang mga kliyente o mga pasyente ay matugunan kapag naglalakad sa opisina sa unang pagkakataon.

Tiyaking ang iyong unang impression ay ang pinakamahusay na maaari itong maging. Narito kung paano maghanda para sa isang pakikipanayam. Kasama ng isang standout resume, maglaan ng oras upang bihisan ang bahagi kapag interbyu ka. Kung makuha mo ang trabaho, ikaw ay magiging frontline na tao at mahalaga na ipakita ang employer ng iyong propesyonal na imahe.

Kung hindi ka sigurado kung ano ang dapat isuot sa iyong interbyu, suriin ang mga tip na ito kung paano magdamit para sa isang pakikipanayam. Kung pareho ang iyong resume at ang iyong propesyonal na kasuutan ay sa punto, at ikaw ay handa upang sagutin ang mga malamang na katanungan, ikaw ay magiging matagumpay sa pagkuha ng posisyon na iyong pinagsisiyahan.