Mga Structures ng Pamamahala ng Proyekto

Alam mo ba kung ano ang pamamahala ng proyekto at kung ano ang hitsura nito? O kung ano ang gagawin kung nagtatrabaho ka sa isang kapaligiran kung saan wala ito? Magsimula tayo sa isang kahulugan.

Pamamahala ng Proyekto: isang Kahulugan

Ang 'Pamamahala' sa mga tuntunin sa pamamahala ng proyekto ay tumutukoy sa mga patakaran, proseso, pamantayan, pamamaraan, at alituntunin na tumutukoy kung paano pinamunuan, pinapatakbo at kinokontrol ng iyong organisasyon ang mga proyekto.

Ang pamamahala ay maaaring malawak at 'mabigat' na may maraming burukrasya, o kulang at 'liwanag' (kung saan ang kaso ay malamang na hindi mabisa). Ang mga tagapangasiwa ay dapat maghangad para sa tamang antas ng pamamahala para sa kanilang kapaligiran at kultura. Siguraduhin na ang iyong mga patakaran sa pamamahala ay angkop para sa layunin ay isang mahalagang kadahilanan sa pagtiyak na sila ay mabisa.

Ang pamamahala ay nagsisimula sa itaas. Ang kumpanya board ay dapat na nakatuon sa ideya ng mabuting pamamahala at ang katunayan na ang mga proyekto ay dapat na maayos na pinamamahalaan, sa loob ng tinukoy na mga alituntunin. Ang saloobin na ito at ang mga pamantayan na inaasahan ay i-filter sa Project Boards at mga lider ng proyekto (at mga team ng programa, kung saan umiiral ang mga ito).

Bakit Mahalaga ang Pamamahala ng Proyekto

Ang iyong sponsor ng proyekto at iba pang mga pangunahing stakeholder ay gustong malaman na ikaw ay gumagasta ng badyet sa proyekto sa tamang paraan. Gusto nilang makita na masusubaybayan mo ang progreso ng iyong proyekto nang epektibo at lumalawak upang pamahalaan ang panganib ng proyekto kung kinakailangan.

Ngunit ang rationale para sa mabuting pamamahala sa mga proyekto ay higit pa kaysa sa na.

Ang pamamahala ay hinihingi ng mga kliyente, lalo na sa mga pampublikong sektor. Hinihingi ng mga pamahalaan at regulator (at sa ilang mga kaso, ipatupad) ang ilang mga pamantayan para sa ilang mga proyekto. Ang pamamahala ay hindi lamang isang panloob na isyu: maraming mga kumpanya na tumatakbo sa mga regulated market ang kailangang sundin ang gabay mula sa panlabas na batas, tulad ng Sarbanes-Oxley. Ang pamamahala ng proyekto ay gumagawa ng isang maliit na bahagi ng pagiging magagawang patunayan na ang iyong kumpanya ay nagpapatakbo ng epektibo at sa loob ng tinukoy na mga alituntunin at regulasyon para sa iyong industriya.

Tinutulungan ka rin ng pamamahala ng proyekto:

• Pagbutihin ang iyong return on investment at subaybayan ang mga pamumuhunan nang epektibo
• Makakuha ng pagbili para sa mga proyekto
• Iwasan ang mga karaniwang dahilan kung bakit nabigo ang mga proyekto
• Makipag-usap nang mas epektibo
• Ipakilala ang standardisasyon sa mga proyekto, na ginagawang mas madaling ihambing ang pagganap
• Bawasan ang panganib
• Paunlarin at ganyakin ang mga kawani sa nakabalangkas na kapaligiran

Ano ang Tulad ng Pamamahala sa Proyekto

Kaya ngayon alam namin kung ano ang pamamahala ng proyekto, ano ang hitsura nito sa isang proyekto? Narito ang mga uri ng mga aktibidad na nagpapakita ng pamamahala sa isang kapaligiran sa proyekto:

• Mayroong disiplinadong siklo ng buhay ng pamamahala ng proyekto na kinabibilangan ng tinukoy na mga punto para sa pag-apruba. Ang mga ito ay mga punto kung saan tatalakayin ang posibilidad ng proyekto at isang desisyon ang ginawa kung magpapatuloy sa trabaho o hindi.
• Ang mga proyekto ay may malinaw na kaso sa negosyo, at may sapat na impormasyon ang mga kaso ng negosyo upang paganahin ang mga koponan ng pamamahala upang gumawa ng mga tamang desisyon.
• Ang mga desisyon ay sapat na dokumentado at ipinahayag.
• Ang mga taong nagtatrabaho sa mga proyekto ay may tinukoy na mga tungkulin at mga responsibilidad.
• May kultura ng tuluy-tuloy na pag-aaral na nagpapahintulot sa mga pangkat ng proyekto na patuloy na mapabuti at talakayin ang mga aral na natutunan sa isang walang-kapintasan na kapaligiran.

• May mga proseso at mga pamamaraan na nagbibigay-daan sa mga team ng proyekto na suriin ang kanilang proyekto at humingi ng independiyenteng suporta kung kinakailangan.
• Ang mga stakeholder ay nakikibahagi at pinagkakatiwalaan nila ang proseso.
• Ang mga koponan ng proyekto ay binubuo ng mga indibidwal na nakaranas at kwalipikado sa mga may-katuturang tungkulin.

Ang pamamahala ng mga proyekto ay nauugnay sa mga istruktura sa pamamahala sa pangkalahatang organisasyon. Kung sa tingin mo na ang pangunahing layunin ng pamamahala ng proyekto ay upang matiyak na ang mga proyekto ay isinasagawa sa tamang paraan, maaari mong makita kung paano ito naka-link sa pamamahala ng pananalapi sa isang antas ng korporasyon, pamamahala ng peligro sa korporasyon at higit pa.

Ang pamamahala ng proyekto ay dapat magkasya nang walang putol sa iyong kasalukuyang mga proseso ng organisasyon. Sa ibang salita, huwag lumikha ng isang bagung-bagong proseso sa pamamahala ng pananalapi kapag mayroon ka na ng isa na gumagana sa ibang mga lugar! Gamitin kung ano ang kasalukuyang umiiral at mag-tweak ng mga proseso ng korporasyon upang gawin itong angkop na gamitin sa isang kapaligiran sa proyekto.

5 Mga Lugar ng Tumuon para sa Pamamahala ng Proyekto

Kapag sinimulan mong tingnan ito, makikita mo na ang pamamahala ng proyekto ay lumaganap sa lahat ng mga elemento ng pamamahala ng proyekto. Gayunpaman, mayroong ilang mga pangunahing pokus na lugar kung saan ang pamamahala ay partikular na may kaugnayan.

1. Mga Pamamaraan at Proseso: Ang mga ito ay tumutulong sa iyo na makapaghatid ng trabaho na mapagkakatiwalaan at maayos.
2. Pamamahala ng Kaalaman: Ito ay mahalaga para sa mga aral na natutunan at tinitiyak na ang organisasyon ay natututo mula sa karanasan sa proyekto. Mahalaga ang pamamahala ng kaalaman kung nais mong ihinto ang paggawa ng parehong mga pagkakamali nang maraming beses.
3. Pamamahala ng Proyekto sa Pagtatapos: Habang tumataas ang pagkakatatag ng iyong pamamahala ng proyekto, gayon din ang iyong kakayahang maihatid nang matagumpay.
4. Senior-Level Buy-in: Ang pangako sa pamamahala ng proyekto ay nagsisimula sa itaas. Kung mayroon kang suporta sa pangangasiwa, ito ay magkakasunod sa lahat ng antas ng negosyo at ang diskarte sa pamamahala ay magiging mas napapanatiling.

1. Suportang Kultura: Ang isang kultura ng suporta, hindi sisihin, ay masisiguro na ang mga tagapamahala ng proyekto ay may tamang kapaligiran kung saan dapat umunlad. Ang isang kulturang sumusuporta, na pinamumunuan ng Project Management Office o Direktor ng Proyekto, ay tutulong sa mga tagapamahala ng proyekto na maabot ang kanilang mga layunin at mga proyekto.

Ano ang Dapat Gawin Kung Walang Pamantayan ng Kumpanya

Maraming mga tagapamahala ng proyekto sa mas maliliit na organisasyon ang nagtataguyod ng kanilang mga proyekto sa isang kapaligiran na sumusuporta, at kung saan mayroong pagbili para sa konsepto ng pamamahala ng proyekto, ngunit walang pormal na istruktura ng organisasyon sa lugar kung saan mapapakain.

Sa sitwasyong iyon - at hindi ito eksklusibo sa mga maliliit na organisasyon - ikaw ay magdidisenyo ng modelo ng iyong pamamahala ng proyekto mula sa simula. Kung walang diskarte sa pamamahala ng proyekto na maaari mong alisin ang shelf at magkasya ang iyong proyekto, kakailanganin mong bumuo ng iyong sarili.

Iyon ay hindi bilang mahirap na maaaring tila!

Magsimula sa pag-set up ng mga pangunahing kaalaman:

• Lumikha ng mga tungkulin at mga responsibilidad na dokumento
• Tiyaking mayroon kang sponsor na proyekto
• Tiyaking mayroon kang isang Project Board o steering group at ayusin ang mga regular na pagpupulong kung saan mo dadalhin at ipamahagi ang mga minuto
• Mag-set up ng isang proseso sa pamamahala ng panganib
• Mag-set up ng isang proseso ng pamamahala ng pagbabago
• Bumuo ng mga punto sa iyong iskedyul ng proyekto kung saan mo suriin ang posibilidad na mabuhay ng proyekto laban sa orihinal na mga layunin ng kaso ng negosyo (ang dulo ng bawat yugto ng yugto ay ang natural na punto upang ilagay ang mga tseke na ito).

Sa huli ito ang pananagutan ng sponsor ng proyekto upang matiyak na may sapat na pamamahala, ngunit maaari ring kumuha ng aktibong papel ang mga tagapamahala ng proyekto.

Ang pamamahala ay maaaring maging isa sa mga paksa ng patuyuan sa pamamahala ng proyekto ngunit ito ay isa sa mga pinakamahalaga. Ito ang paraan na alam ng mga senior management team na ikaw ay gumagawa ng isang mahusay na trabaho at ito reassures sa kanila na ang proyekto ay paglalahad bilang dapat ito. Nagbibigay din ito ng mga tseke at balanse na kinakailangan para sa mga manager na malaman na ang pera ay ginugol sa mga paraan na angkop at nakahanay sa kaso ng negosyo.