9 Mga Kasanayan sa Pag-facilitate sa Pagpupulong para sa Mga Tagapamahala

Ang mga pagpupulong ay maaaring maging mga oportunidad na magbahagi ng mga ideya, pag-usapan ang mga hamon at tukuyin ang mga plano sa pagkilos, o maaari silang magtapos bilang walang bunga na mga pagwawalang-bahala sa oras. Sa kasamaang palad, ang mga tagapamahala ay kadalasang ang mga pangunahing nag-aambag sa pagtugon sa dysfunction ng proseso.

Narito ang mga ideya para sa mga tagapamahala sa lahat ng antas upang palakasin ang kanilang mga kasanayan sa pagpupulong sa pagpupulong bilang suporta sa pagpapabuti ng pagiging produktibo sa pagpupulong.

Kung saan Maniwala ang Mga Tagapamahala sa Mga Pulong

Maraming mga tagapamahala ang nag-iisip na alam nila kung paano "tumakbo" ang isang pulong. Itinakda nila ang agenda, gawin ang lahat ng pakikipag-usap, at gawin ang lahat ng mga desisyon. Bagaman ito ay maaaring maging madali at mabisa para sa mga tagapamahala, kadalasan ito ay isang pag-aaksaya ng oras ng mga tao, at hindi ito nag-tap sa potensyal na potensyal ng koponan. Sa katunayan, ito ay may kabaligtaran na epekto bilang mga empleyado ay may posibilidad na mag-withdraw, deferring sa manager na nais na maging sa singil.

Maraming mga kadahilanan ang mga tagapamahala ay hindi higit na kinasasangkutan ng kanilang mga empleyado sa mga pagpupulong, kabilang ang:

• Takot sa pagpapaalam
• Ang maling paniniwala na dahil sila ang namamahala, kailangan nilang ibigay ang lahat ng mga sagot
• Ang kakulangan ng pagtitiwala sa mga kakayahan o kasanayan sa paglutas ng problema ng kanilang mga empleyado
• Ang kakulangan ng mga kasanayan sa pagpupulong sa pagpupulong

Habang ang unang tatlong item ay pag-uugali ng mga mahihirap na tagapamahala, ang huling isa, mga kasanayan sa pagpapaandar, ay maaaring matutunan at mapalakas sa pagsasanay.

Pagpapalakas ng Mga Kasanayan sa Pag-facilitate sa Pagpupulong

Sa pamamagitan ng kahulugan, nangangahulugang nangangahulugang, " Upang gawing mas madali o mas mahirap; tulungan ka. "Para sa isang tagapangasiwa upang mapadali ang isang pagpupulong (sa halip na patakbuhin ito), kailangan nilang maging handa na alisin ang kanilang lakas at maging bukas sa iba't ibang mga kinalabasan at pamamaraan.

Ang wastong pagpapaandar sa pagpupulong ay nagsasangkot sa pagkuha ng lahat na kasangkot sa pagkilala at paglutas ng mga problema. Ang mga koponan ay halos laging makapagbuo ng mas mahusay, mas malikhain na solusyon kaysa sinuman na tagapamahala ay maaaring at mas malamang na suportahan ang pagpapatupad ng mga solusyon.

Narito ang siyam na kasanayan na kinakailangan upang mapadali ang isang pagpupulong, na ang lahat ay maaaring natutunan at pinahusay na may kasanayan:

1. Pagpaplano ng agenda. Ang isang pakikipagtulungan ay nagsisimula sa pagpaplano ng agenda. Ang pagpili ng mga paksa na mag-imbita ng paglahok, ibig sabihin, isang problema na lutasin ay mas nakakaakit kaysa sa mga "pang-impormasyon" na mga paksa. Gayunpaman, ang sapat na oras ay kailangang ilaan upang pahintulutan ang paglahok ng grupo.
2. Kapaligiran at klima setting. Logistics matter! Kapag ang mga tao ay hindi komportable, hindi nakikita ang bawat isa, hindi nakaririnig, o nagugutom, ang mga resulta ng pulong ay magdurusa. Alamin kung paano gamitin ang logistik bilang isang paraan upang mahikayat ang mahusay na pakikilahok at alisin ang mga hadlang.

1. Nagtatanong. Ang mga mahusay na tanong ay nagpapasiklab ng mahusay na talakayan Ang artikulong "70 Kahanga-hangang Pagtuturo sa Mga Kagamitang Paggamit ng GROW Modelo," ay nag-aalok ng ilang mga natitirang tagapangasiwa ng talakayan.
2. Aktibong pakikinig. Kapag ang tagapamahala ng isang paraphrases, mga tseke para sa pag-unawa, at nagtatanong ng mga follow-up na tanong, hinihikayat nito ang higit na paglahok at pinapanatili ang diskusyon na dumadaloy.
3. Brainstorming. Karamihan sa mga tao ay nag-iisip na alam na nila kung paano mag-brainstorm. Gayunpaman, kadalasan ay hindi nila ito ginagawa. Sa napakaraming mga setting, ang pagiging epektibo ng brainstorming ay nabawasan sa pamamagitan ng mahihirap na pamamahala ng proseso, matinding panlipunan o pulitikal na mga panggigipit at mahihirap na mga kasanayan sa pagpapaandar. Maraming mga tao ay hindi kailanman tunay na nakaranas ng kapangyarihan ng isang mahusay na run session brainstorming.

1. Mga kasanayan sa pagbuo ng pinagkaisahan. Ang pinagkasunduan ay hindi nangangahulugan na ang lahat ay sumang-ayon sa isang desisyon. Nangangahulugan ito na lahat ay nagkaroon ng pagkakataon na ibahagi ang kanilang mga pananaw at magpanukala ng mga ideya. Ang wastong pagpapakilos ay gagabayan ang grupo mula sa pagbabahagi ng ideya sa pagpapaunlad ng isang epektibong desisyon. Ang pag-abot ng pinagkasunduan ay tumatagal ng mas maraming oras, ngunit karaniwan ay makakakuha ng mas malakas na pagbili mula sa grupo sa malaki. Gayunpaman, tandaan na ang pinagkasunduan ay hindi ang pangwakas na layunin. Ang isang epektibong desisyon para sa problema sa kamay ay ang pinakamahalagang isyu. Tingnan ang Isang Six-Step Consensus Decision Making Framework para sa higit pa kung paano mamuno sa isang koponan sa pamamagitan ng isang konsensus na proseso ng paggawa ng desisyon.

1. Pag-ayos ng gulo. Sa tuwing may maluwag sa mga tao na nasasangkot sa paglutas ng problema, ang hindi pagkakasundo ay hindi maiiwasan. Sa katunayan, ang salungat sa gawain o isyu ay tiningnan ng mga mananaliksik ng koponan bilang bahagi ng proseso para sa epektibong paggawa ng desisyon. Ang isang tagapamahala ay dapat matutunan kung paano gamitin ang kapangyarihan ng salungatan sa positibong paraan.
2. Mga kasanayan sa komunikasyon na hindi nagsasalita. Habang pinagtatalunan ng mga mananaliksik ang eksaktong porsyento, karamihan ay sumasang-ayon na higit sa 50 porsiyento ng komunikasyon ay di-berbal. Kailangan ng isang tagapamahala na basahin ang tono ng grupo at wika ng katawan upang masuri ang kanilang antas ng pakikipag-ugnayan, katapatan, at pangako.

1. Pagre-record. Ang kadalubhasang pagpapakilos ng grupo ay kinabibilangan ng pag-alam kung kailan magbabalik sa isang flipchart o whiteboard upang makuha kung ano ang sinasabi ng mga tao. Ang paggawa nito ay nakadarama ng mga tao na ang kanilang mga ideya ay naririnig at pinahahalagahan, at nagsisilbing mahalagang rekord na gagamitin para sa pagpaplano ng pagkilos at pag-follow-up.

Ang Bottom Line

Ang oras ay isang mahalagang asset sa buhay at sa trabaho. Pagsikapang pamahalaan ang mga pulong para sa pinakamainam na kahusayan at bisa. Ang pag-aaral, pagsasanay at pag-apply ng siyam na mga kasanayan sa pagpapakilala na kinilala sa itaas ay isang magandang lugar upang magsimula.