Ang Mga Kasanayan sa Pamamahala ng Pagpupulong Tulungan Pagbutihin ang Produktibo

Gumugugol kami ng maraming buhay sa trabaho sa mga pulong. Sa maraming mga pagkakataon, ang mahihirap na mga kasanayan sa pamamahala ng pulong ay nagreresulta sa walang bunga na paggamit ng oras ng mga kalahok. Sa isang kaugnay na artikulo, nag-aalok kami ng patnubay sa pagbubukas ng limang mga sitwasyong pangkaraniwang pulong sa mga produktibong kaganapan. Narito ang mga karagdagang ideya upang suportahan ang pagpapalakas ng utility, produktibo, at epekto ng mga pulong.

Key Management Meeting - Stand PAT

Ang ilang mga tagapamahala ay gumagamit ng isang P.A.T. diskarte sa mga pagpupulong, na nangangailangan ng isang Pipagpalagay, isang Agenda, at isang Timeframe. Ang paghawak sa mga kalahok sa mga kritikal na puntong ito ng konteksto bago ang sesyon ay nagsisiguro na ang mga tao ay nagpapakita na handa na lumahok at suportahan ang pangkalahatang layunin ng pulong. Isang malinaw P.A.T. Ang balangkas ay tumutulong na matiyak ang isang produktibong sesyon.

Dapat mong tukuyin ang layunin ng pulong sa 1 o 2 pangungusap sa pinakamaraming. "Ang pulong na ito ay upang magplano ng bagong kampanya sa marketing" o "ang pulong na ito ay upang repasuhin ang bagong patakaran sa pagpapadala para sa paghawak ng mga pagbalik." Ang layunin ay nakakatulong na matiyak na alam ng lahat kung bakit naroroon ang mga ito, kung ano ang kailangang gawin, at kung paano patnubayan ang progreso at humimok para sa isang konklusyon.

Magtakda ng agenda. Ilista ang mga item na iyong susuriin / talakayin / siyasatin. Gusto naming magtalaga ng isang limitasyon sa oras sa bawat item sa agenda (tingnan sa ibaba) at tukuyin ang taong may pananagutan sa pag-moderate ng talakayan. Magtakda ng isang timeframe; sa hindi bababa sa set ng isang oras ng pagsisimula at pagtatapos. Inirerekumenda rin namin ang pagtatakda ng tagal para sa bawat item sa agenda. Ang mga ito ay dapat na kabuuan sa pangkalahatang tagal ng panahon ng pagpupulong.

Simulan ang iyong mga Pulong sa Oras

Kung nagtatrabaho ka sa isa sa mga kultura na kung saan ang mga tao ay tumulo sa mga pagpupulong hanggang sa limang o sampung minuto pagkatapos ng naka-iskedyul na oras ng pagsisimula, oras na magsimula ng isang bagong trend. Hinihikayat ng isang kompanya ang mga tagapamahala nito upang isara ang pinto sa naka-iskedyul na oras ng pagsisimula, at ang mga huli ay hindi malugod na dumalo. Bagaman ito ay maaaring maging mas draconian kaysa sa pag-aalaga mong kumilos, dapat kang magkaroon ng walang kundisyon tungkol sa pagdadala ng pulong sa order, suriin ang layunin at nagpapatunay ng mga inaasahan at tiyempo.

Huwag maghintay para sa mga straggler na magpakita. Kapag ang isang tao ay dumating sa huli, huwag bumalik at suriin kung ano ang nasasakop. Magpatuloy sa iyong mga paksa sa pagpupulong. Ito ay magiging mahirap para sa straggler at pagbutihin ang mga posibilidad na siya ay darating sa oras sa susunod na pagpupulong.

Kung ang tagapangasiwa / sponsor ay hindi lumilitaw sa oras, isaalang-alang ang pagpupulong na kanselahin at bumalik sa trabaho. Ang isang limang hanggang pitong minutong paghihintay ay makatwiran. Ang mga logro ay, ang tagapag-organisa ng pagpupulong ay tumakbo sa isang di-inaasahang kahirapan at mas gusto mong huwag pag-aaksaya ang iyong oras na naghihintay para sa kanya.

Panatilihin ang Pagpupulong sa Paksa

Ang isang mahusay na kasanayan ay upang italaga ang isang tao ang papel na ginagampanan ng pagsunod sa lahat ng tao sa track sa panahon ng pulong. Kadalasan, ang mga talakayan ay naaanod at pagkatapos ay pababain ang mga opinyon, mga ideya, mga katotohanan, at mga damdamin. Sa halip, italaga ang papel at ipaalam sa lahat ng tao na dumalo na ang indibidwal na ito ay sasalakay kung kailan at tatalikuran ang talakayan ng agenda at tukoy na item ng talakayan. Sa ilang mga kumpanya, ang papel na ito ay isinangguni bilang "Cope ng Trapiko," sa iba, "Tagapangalaga ng Paksa." Anuman ang label, ang papel ay lubhang nakatutulong sa pagpapalakas ng pagiging epektibo at pagiging produktibo ng iyong mga pulong.

Kung ang mga karagdagang paksa ay lumitaw na hindi nakakaalam ngunit mahalaga na talakayin, ang mga dapat na malinaw na makuha at ilagay sa "paradahan" para sa pagsasaalang-alang at talakayan sa hinaharap o para sa isang discrete meeting. Inilalaan ng may-ari ng pulong ang karapatan na pahintulutan ang isang menor de edad na magkakaiba na talakayan kung sinusuportahan nito ang pangkalahatang layunin ng pagpupulong.

Panatilihin at Ipamahagi ang Mga Tala / Minuto sa Pagpupulong

Ang isang tao, maliban sa organizer ng pagpupulong, ay dapat magtabi ng mga minuto ng pulong. Ang isang mahusay na pag-record ng mga minuto ay kasama ang:

• Panahon ng pagpupulong, petsa, lokasyon
• Paglalarawan ng layunin
• Kopya ng agenda
• Listahan ng mga dadalo at listahan ng mga hindi dumalo
• Isang detalyadong listahan ng buod ng mga konklusyon, mga bagay na aksyon, mga responsibilidad at mga petsa para sa pagkumpleto. Ginagamit ng maraming mga notetaker ang agenda bilang isang gabay para sa paglilista ng mga konklusyon at pagkilos.
• Ang nakaplanong follow-up meeting kung talagang kinakailangan.

Sa isip, ipamahagi ang mga tala ng pulong sa lalong madaling panahon pagkatapos ng pagtatapos ng pulong at ganap na sa loob ng isang araw ng negosyo. Ang mga minuto at tala ay nagsisilbi bilang isang mahalagang paalala para sa mga kalahok pati na rin ang pinagmumulan ng impormasyon para sa iba pang mga stakeholder o, para sa mga hindi nakuha ang pulong. Ang mga minuto ay isang mahusay na tool upang magamit upang paalalahanan ang mga tao at mga koponan ng kanilang mga gawaing follow-up na pagkilos.

Ang Bottom Line

Posible na ang isang pagpupulong ay magreresulta sa isang positibong kinalabasan, pagtulong upang palawakin ang mga proyekto at mga tao sa pag-forward, huwag lamang na mabilang dito. Ang ilang mga sigasig at sinadyang pagpapalakas ng iyong mga diskarte sa pamamahala ng pagpupulong ay magpapabuti sa iyong mga pagkakataon sa pagmamaneho ng isang mahusay na kinalabasan.

Na-update ni Art Petty