Nagkaroon ka sa Akin sa Hello: Wastong Etiquette sa Telepono

Ang katotohanan ay, samantalang ito ay hindi rocket science, ang tamang etika sa telepono sa isang kapaligiran sa trabaho ay nagsasangkot ng kaunti pa kaysa sa kakayahang bumigkas ng pagbati. Dahil maaaring ito ang iyong unang punto ng pakikipag-ugnay sa isang kliyente, kostumer o kahit na iyong tagapag-empleyo, ito ay iyong pagkakataon na gumawa ng isang mahusay na unang impression, o isang mahinang isa. Narito ang ilang mga tip na dapat mong sundin kapag ginagamit ang telepono sa trabaho:

Lunok Una

Sa madaling salita, ang iyong bibig ay dapat na walang ginagawa kapag tumatawag o sumasagot sa telepono. Gusto mong makapagsalita nang malinaw at imposible kung ikaw ay chewing o swallowing.

Pangalan at Ranggo Mangyaring

Kapag nakatanggap ka ng isang tawag sa trabaho dapat mong kilalanin ang iyong sarili at ang iyong kumpanya at kagawaran kung naaangkop. Kung ang tumatawag ay inilipat sa iyo mula sa pangunahing linya ng kumpanya, maaari mong sabihin lamang ang iyong pangalan at kagawaran. Ang taong unang sumagot sa tawag ay malamang na nagbigay ng pangalan ng kumpanya. Kapag ikaw ang tumatawag, tukuyin ang iyong sarili sa parehong paraan bago humingi ng tao na sinusubukan mong maabot.

Ang Pag-uugali ay Mahalaga

Laging maging magalang kung sino man ang nasa kabilang dulo ng linya. Kung nakikipag-usap ka sa isang receptionist o sa presidente ng kumpanya ay hindi kailanman kalimutan na sabihin mangyaring at salamat. Bukod sa katotohanan na ang lahat ay nararapat paggalang, ang taong sumasagot sa iyong tawag ay maaaring tiyakin na ito ay maayos na makikitungo.

Tumuon

Habang gusto namin ang multitask (o pagtatangka) na pigilin ang pag-iingat sa iba pang mga bagay habang ikaw ay nasa isang tawag. Dapat mong bigyan ang tao na iyong pinag-uusapan sa iyong lubos na pansin. Ang iyong email, social media at mga laro ay maaaring maghintay.

Ngayon Hold On

Una sa lahat, dapat mong iwasan ang lahat ng iba pang mga pag-uusap habang ikaw ay nasa telepono. Ang katotohanan ay kung minsan ay napupunta sa daan. Maaari kang makipag-usap sa isang tao na pumasok sa iyong opisina o maliit na sulok o kunin ang isa pang tawag. Patawarin ang iyong sarili at pagkatapos ay limitahan ang iyong iba pang mga pag-uusap sa ilang segundo lamang. Huwag iwanan ang isang naghihintay na walang hanggan. Kung hindi ka maaaring mag-ingat sa iba pang bagay nang mabilis, ngunit dapat itong maisaayos kaagad, sa halip na ilagay ang taong iyong pinagsasalita nang hawak, magtanong kung maaari kang tumawag pabalik sa isang oras na maginhawa para sa kanya.

Huwag Hayaan ang iyong Caller Nawala sa System

May mga pagkakataon na hindi mo matutulungan ang tao sa kabilang dulo ng linya at kailangang ilipat siya sa isang tao na magagawa. Kapag ginawa mo, tiyaking alam mo kung kanino mo inililipat ang tawag at bakit. Ipaalam sa kanya kung ano ang gagawin kung ang tawag ay hindi dumaan o kung ang taong iyong pinapadala ay hindi doon o hindi maaaring makatulong.

Panatilihing Maikli at Matamis ang Mga Mensahe

Kapag nag-iwan ka ng voicemail na mensahe para sa isang tao, magsalita nang dahan-dahan at malinaw lalo na kapag sinabi mo ang iyong pangalan at numero ng telepono. Masyadong maraming mga tao ang nag-iiwan ng napakahaba at mahalay na mga mensahe lamang upang mabilis na pagbubulung-bulungan ang kanilang mga pangalan at numero sa dulo na nag-iiwan ng tatanggap na hindi maibalik ang tawag.

Ang isang beses ay tama na

Kung umalis ka ng isang mensahe at ang taong para sa kung kanino mo iniwan ay hindi ka babalik sa iyo kaagad maaaring dahil hindi siya maaaring sa sandaling ito. Hindi na kailangang tumawag muli at muli. Kung ito ay isang pagpindot bagay, maaari mong subukan ang pagtawag sa susunod na araw muli o sumusunod up sa isang email na nagsasabi na ikaw din ang nag-iwan ng isang voicemail.

Makinig Una

Makinig sa isang voicemail na natanggap mo sa kabuuan nito bago ibalik ang tawag sa telepono. Maaari mong malaman na ito ay hindi kahit na kinakailangan upang tumawag pabalik (wow, kung ano ang isang oras saver) o na kailangan mo upang mag-ingat ng isang bagay muna. Halimbawa, ang tumatawag ay maaaring mangailangan ng impormasyon na maaari mong magamit kapag bumalik ka sa kanya.