Paano Magaganap ang Mga Pulong sa Mabisang Pangkat

Ang mga mabisang pulong ay kagiliw-giliw, mataas na enerhiya na mga kaganapan kung saan ang mga miyembro ng koponan ay nagtutulungan upang gumawa ng mga pagpapasya o malutas ang mga problema. Sa kasamaang palad, napakarami sa mga pagpupulong na aming dumalo ay parang kabaligtaran. Ang pinakamasama na mga pulong ay nagdudulot ng oras sa isang pag-crawl na iniiwan ang lahat ng pag-iisip at emosyonal na pagod na at higit pa sa isang maliit na bit bigo. Ang kaibahan ay sa kung paano ang mga pulong ay pinlano at tumakbo.

Ang mga pinakamahusay na tagapamahala ay nauunawaan ang kahalagahan ng mga pangyayaring ito, at naiintindihan nila na ang paggawa ng isang mahusay na pulong ay tumatagal ng pagpaplano at sinadya pagsisikap. Ang artikulong ito ay nag-aalok ng sampung mga tip upang matulungan kang samantalahin ang mahalagang pakikipagtulungan ng oras sa iyong koponan. Narito ang mga tip kung paano palakasin ang iyong mga pulong sa koponan.

Magkaroon ng Positibong Saloobin Tungkol sa mga Pulong

Ito ang nag-iisang pinakamahalagang bagay na maaaring gawin ng isang tagapangasiwa bilang isang lider upang mapabuti ang mga pulong ng koponan. Nakaka nakakagulat kung gaano karaming mga tagapamahala ang ipinagmamalaki na ipahayag ang kanilang hindi pagkagusto sa mga pulong, ngunit upang makamit ang mga makabuluhang resulta, lutasin ang mga problema, gumawa ng mga desisyon, ipaalam, pukawin, makipagtulungan, at mag-udyok, ang mga tagapamahala ay kailangang makipagtulungan sa mga tao.

Iyon ay nangangahulugang paminsan-minsan ang pagkuha ng mga taong magkasama sa isang silid o sa isang conference call at pakikipag-usap sa kanila. Ang pangangasiwa ay hindi tungkol sa pag-upo sa opisina na may pinto shut shut pagpapadala ng mga email. Bilang isang lider, subukan ang pagtingin sa mga pagpupulong bilang pagpapakita ng pamumuno. Ito ay oras ng pagpapakita ng pamumuno, hindi isang bagay na kakilakilabot na tulad ng paglalakbay sa dentista.

Tandaan, Nariyan Mo ang Pulong

Huwag ipagkatiwala ang pagpaplano ng agenda sa isang assistant na pang-administrasyon o ibang miyembro ng koponan. Bilang pinuno, ito ay iyong pulong upang magplano at tumakbo. Upang ilagay ang iyong sarili sa tamang balangkas ng pag-iisip, hilingin at sagutin ang sumusunod na tanong: "Pagkatapos ng miting na ito, ano ang gusto kong matuto, matamo o malutas ng mga tao?"

Laging Maghanda ng isang Agenda

Ang lahat ng iyong nabasa tungkol sa epektibong mga pulong sa lugar ng trabaho ay may kasamang payo sa paghahanda ng isang agenda. Gayunpaman, ipinakita namin ang lahat sa isang pulong kung saan walang agenda na matagpuan. Ang pagkilos ng pagpaplano ng adyenda ay nakakatulong na mag-focus at makilala ang mga paksa ng prayoridad para sa pulong.

Humingi ng Input sa Agenda

Bagaman ang pangunahing responsibilidad ng tagapangasiwa upang maitaguyod ang adyenda, ang mga miyembro ng koponan ay maaaring anyayahan upang mag-ambag ng mga item sa agenda. Magpadala ng isang tawag para sa mga ideya ng ilang araw bago ang pulong.

Spice It Up

Ilagay ang isang maliit na pagkakaiba sa format. Narito ang ilang mga bagay na maaari mong gawin upang pagandahin ang iyong mga pulong sa koponan:

• Mag-imbita ng mga speaker ng bisita
• Ipagdiwang ang isang bagay
• Magsagawa ng isang "pag-aaral roundtable" - may mga miyembro ng koponan tumagal ng isang turn pagtuturo sa bawat isa ng isang bagay
• Manood ng isang Ted Talk na may kaugnayan sa agenda ng pagpupulong
• Magpatakbo ng isang aktibidad ng paggawa ng koponan
• Baguhin ang mga lokasyon (isaalang-alang ang pagkuha ng pulong off-site)
• Magdala ng ilang masaya o kagiliw-giliw na pagkain
• Magkaroon ng isang "agenda agenda" na pulong
• Magtanong ng mga pag-update ng kidlat round
• Himukin ang koponan sa brainstorming
• Lumipat ng mga upuan o magbago anumang bagay upang masira ang monotony

Payagan ang ilang "White Space" para sa Spontaneous Creativity and Engagement

Huwag mag-cram ng napakaraming mga item sa agenda na nagpupumilit mong makumpleto ito. Sa halip, iwan ang ilang kuwarto sa dulo para sa kusang talakayan. Kung ang pulong ay magwawakas maaga, pagkatapos ay hayaan ang lahat na umalis nang maaga. Pinahahalagahan ng bawat isa ang natagpuang oras.

Gumamit ng mga Pulong ng Pangkat upang Makipagtulungan

Sa halip na magbahagi lamang ng impormasyon, subukan ang paglutas ng problema o makipagtulungan sa grupo sa pagdating sa isang desisyon. Oo, ito ay mahirap at maaaring maging malabo, ngunit kung saan makuha namin ang pinakamataas na halaga mula sa mga pagpupulong.

Lumiwanag

Ang pagiging pinuno ng isang pagpupulong ay hindi tungkol sa kapangyarihan ng pag-aalsa o pag-abuso ng kapangyarihan. Ang pagputol ng isang tao para sa pagiging late sa harap ng koponan ay isang halimbawa ng paggawa nito. Panatilihin ang isang katatawanan at ang iyong kapakumbabaan.

Follow-Up

Subaybayan ang mga bagay na aksyon at tiyaking ginagawa ng mga tao kung ano ang sinasabi nila na gagawin nila. Nakakatakot na magpakita sa susunod na pagpupulong at alamin ang kalahati ng koponan ay hindi nag-abala sa paggawa ng kanilang ginawa sa huling pagpupulong. Sumunod sa harap ng pulong at hawakan ang mga indibidwal na nananagot para sa kanilang mga pangako.

Maging isang Lider ng Modelo ng Tungkulin

Ang mga pagpupulong ng koponan ay hindi isang oras upang hayaan ang iyong pagbabantay at kick back sa iyong koponan. Ihusta ang iyong sarili at ang iyong koponan sa pinakamataas na pamantayan ng pag-uugali, na nangangahulugang walang mga biro ng kulay, pagpili sa mga miyembro ng pangkat, pangungutya, at pang-iinsulto, o pagbagsak ng iba pang mga kagawaran o pamamahala. Pag-isipan ang tungkol sa uri ng lider na gusto mong malaman, at pagkatapos ay magpakita sa bawat isa at sa bawat pulong pagiging na pinuno.

Ang Bottom Line

Ang isang pagkakataon upang matugunan at magtrabaho sa iyong koponan ay isang kakila-kilabot na bagay na basura. Mahalaga na bumuo ka ng disiplina upang magplano at manguna sa mga pulong na pinahahalagahan ng mga tao at itulak ang mga hakbangin.