Paano Gumawa ng Mga Pulong sa Pamamahala ng Mga Produktibong Mga Kaganapan

Hindi mo kailangang tumingin sa malayo upang makahanap ng mga artikulo mula sa mga eksperto sa pamamahala ng oras, mga nagawa na executive at iba pang mga gurus at pundits decrying pulong at nagmumungkahi mong iwasan, pag-urong o sa kabilang banda ay pagpapalabas sa mga madalas na laborious corporate oras wasters.

Gayunpaman, kung minsan kailangan lang nating matugunan. At oo, may ilang mga mahusay na payo na magagamit mula sa mga eksperto sa pamamahala ng oras, kontrol sa agenda at mga tuntunin ng pagkakasunud-sunod. Ang pokus dito ay medyo naiiba, nag-aalok ng ilang sinubukan-at totoong patnubay na tutulong sa mga tagapamahala na i-limang mga karaniwang uri ng pulong sa walang sakit at produktibong mga kaganapan.

Limang Karaniwang Pagpupulong Mga Pagpupulong

1. Tanggalin ang Kamatayan sa pamamagitan ng mga update sa "Paikot sa Table". Alam mo ang pulong na ito. Cram labing walong tao sa isang silid at pagkatapos ay nangangailangan ng bawat tao upang ibahagi ang isang update na karaniwang tunog tulad ng isang pagtatangka upang bigyang-katwiran ang kanilang pag-iral at gumawa ng isang kaso para sa kanilang pag-aayos sa mahusay na empleyado hall ng katanyagan. Ang mga CEO at senior leader ay kilalang-kilala sa pagpapatakbo ng mga pagpupulong na ito, na napapanahong paniniwala na ito ay isang mahusay na paraan para marinig ng lahat kung ano ang nangyayari sa buong kumpanya. Sa totoo lang, karamihan sa mga tao ay nakikinig at nagpokus sa pagpaplano ng kanilang sariling pag-update na walang sinuman ang makikinig.

Sa halip: Sa lahat ng paraan, makipagkita sa iyong mga kapantay, mga miyembro ng koponan o mga pangunahing kasamahan, ngunit huwag sumuko sa "paligid ng talahanayan" na diskarte. Mag-alok ng impormasyon sa isang basikong pagbubukod. Magbahagi ng mga may-katuturang balita, kabilang ang mga resulta sa pananalapi, malaking panalo ng mga customer o mga update sa mga samahan sa buong organisasyon. Gayundin, palawigin ang alok para sa mga indibidwal na itaas ang mga mahahalagang isyu. Kung may isang bagay na kapansin-pansin at hindi alam ng marami, ang isang tao ay dapat na ibahagi ito. Kung kailangan ng isang grupo ng tulong mula sa isa pang grupo, itaas ang kahilingan.

Kung hindi man, huwag pilitin ang lahat ng dadalo na ibahagi.

2. Mga pagpupulong ng katayuan sa pangkalahatan. Ang mga ito ay maaaring maging brutal na oras-killers, lalo na kapag sila ay nag-lock-in bilang mga paulit-ulit na mga kaganapan at mahihirap pinamamahalaang.

Sa halip : Huwag tumawag sa isang pulong para sa isang bagay na maaari mong tingnan. Gamitin ang mga kasangkapan sa teknolohiya sa araw upang matiyak na ang iyong mga koponan sa trabaho ay nagpapanatili ng isang kasalukuyang at nakikitang katayuan sa pag-update kung saan makikita ng lahat ang mga ito gamit ang pag-click ng isang mouse. Kung dapat mong matugunan ang pagputol ng nakaplanong oras ng pagpupulong sa kalahati o, gumamit ng maliksi na diskarte at magpatakbo ng mga maikling "stand-up" session. Maging draconian tungkol sa mga digressions at distractions na pahabain ang mga sesyon. Tumuon sa katayuan ng pagbabahagi at hihilingin sa mga tao na harapin ang mga isyu sa labas ng forum na ito.

3. Hindi natutugunan ang mga pagpupulong ng brainstorming. Karamihan sa mga pagpupulong ng brainstorming ay napakahusay na pinasisimulan na napipigilan namin ang mga ideya, pagsuporta sa ideya ng boss o pagbuo ng mga mahusay na listahan ng mga cool na bagay sa post-nito na hindi pa narinig o nakita muli.

Sa halip: Magtrabaho upang tukuyin ang paksa ng brainstorming at ibahagi ito sa mga inanyayahan bago ang sesyon. Kolektahin ang kanilang input at pagsamahin at i-post ito o ibahagi ito nang walang pagpapalagay sa mga ideya. Gamitin ang live session upang tumalon at magtayo sa mga isinumit na ideya, idagdag sa listahan. Labanan ang pagnanasa upang pag-aralan ang mga ideya sa sesyon na ito. Isama ang iba pang mga diskarte na nagpapababa ng mga press sa pagsasapanlipunan, tulad ng pagsulat ng utak. At higit sa lahat, pag-isahin ang mga ideya at lumikha ng isang proseso upang suriin ang mga ito pati na rin upang i-archive ang mga ito para sa madaling reference ng grupo sa mga sesyon sa hinaharap at sitwasyon.

4. Mga pagsusuri sa operasyon na ang pag-uusisa ay mukhang walang kapararakan. Kung nakaranas ka ng isang sesyon kung saan ang pinuno ng pulong-karaniwang isang ehekutibo-ay nakatutok sa alinman sa isang struggling function o paghahanap para sa mahina na lugar sa pagtatanghal ng lahat ng tao at pagkatapos ay grill ang mga sugo mercilessly, alam mo kung paano mapanirang ang format na ito. Huwag ipagpatuloy ang prosesong ito.

Sa halip: panatilihin ang malalim na dives functional at proctology corporate eksaminasyon pribado at tumutok sa pagbabahagi key tagapagpahiwatig ng operating, mga problema at mga pagkakataon. Ang pulong ng pangkat ay hindi ang oras o lugar upang mag-rip ang isang mas mababang lugar o indibidwal. Mag-set up ng isang follow-up meeting sa lugar, ngunit huwag magpasakop sa iba pa sa iyong nakikitang cross-examination sa isyung ito. Huwag mag-back off sa pananagutan para sa pagpapabuti, ngunit alisin ang kalupitan at kung ano ang halaga sa pampublikong pag-iimbak mula sa repertoire sa pamamahala ng iyong pulong.

5. Mga pagpupulong na nagpapalabas ng mga isyu na hinihingi ang mga kusa na desisyon. Kakatwa o balintuna, ang pulong kuwarto ay isa sa mga pinakamasama lugar para sa mabilis na mga desisyon. Ang pagpapataas ng isang isyu sa unang pagkakataon at pagtawag para sa isang desisyon ay naglalagay ng mga tao sa lugar, at sila ay magalit sa iyo sa paggamit ng ganitong paraan.

Sa halip: Magtrabaho nang walang humpay sa mga pulong ng grupo upang makilahok sa mga pangunahing stakeholder sa mga isyu at opsyon. Pakinggan ang kanilang input, mag-alok ng iyong mga pananaw at magtrabaho sa mga nakabahaging interes ng broker. Gamitin ang forum ng pagpupulong upang patunayan ang mga interes ng mga stakeholder at tukuyin ang kanilang mga rekomendasyon. Habang hindi ka pa nakakuha ng agarang desisyon nang walang isa pang hakbang o dalawa, mapalakas mo ang iyong mga pakikipag-ugnayan sa iyong pre-session na trabaho.

Ang Bottom-Line para sa Ngayon

Kami ay likas na nilalang sa kalikasan at kahit na may iba't ibang mga kasangkapan sa teknolohiya na nagbibigay-daan sa amin upang kumonekta nang hindi sa parehong lugar, paminsan-minsan, ito ay nakakatulong lamang upang maging mukha-sa-mukha. Gamitin ang oras na ito nang matalino at ipakita ang iyong paggalang sa mga kalahok sa pamamagitan ng paggawa ng mga pagpupulong na i-minimize ang oras ng pamumuhunan at i-maximize ang mataas na kalidad na pagbabahagi ng impormasyon sa isang hindi nagbabantang kapaligiran.