Paano Gumawa ng Listahan ng Gagawin: Mga Tip sa Pamamahala

Namin ang lahat ng ginawa listahan ng mga gagawin. Sa paanuman may hindi kailanman tila sapat na oras sa araw upang magawa ang lahat ng mga bagay sa iyong listahan ng gagawin. Narito ang isang sistema na gumagana - at maaari din itong gumana para sa iyo.

Ang Listahan ay Hindi Sapat

Hindi sapat ang paggawa ng "mga bagay na dapat gawin listahan". Kailangan mong i-ranggo ang mga ito. Kailangan mong malaman kung aling mga gawain ang mas mahalaga upang maaari kang tumuon sa mga ito. Pagkatapos ay kailangan mong maglaan ng mga mapagkukunan sa mga item na iyon, sukatin ang iyong pag-unlad, at gantimpalaan ang iyong sarili para sa iyong mga tagumpay.

Ranking

Ilista ang lahat ng iyong mga bagay na gagawin sa isang spreadsheet, bagaman maaari mo ring gawin ang mga ito sa papel. Maaari mo ring ilagay ang mga ito sa iyong computer o smartphone, isulat ang mga ito sa iyong kalendaryo, o ipasok ang mga ito sa isang software sa pamamahala ng oras.

Ang unang hakbang ay upang ilista ang lahat ng kailangan mong gawin. Pagkatapos ay magtalaga ng isang ranggo sa mga ito upang maaari kang tumuon sa mga mahahalagang bagay.

Gumamit ng A, B, C ranggo. Ang A-list ay ang mga bagay na kailangan kong gawin ngayon bago ako umalis. Ang B-list ay mga bagay na kailangan mong gawin, ngunit hindi kinakailangan ngayon. Sa wakas, ang C-list ay ang mga bagay na kailangan mo upang makahanap ng oras upang gawin sa lalong madaling panahon.

Maaari mong malaman medyo mabilis na bagay sa C-listahan, at kahit na ang B-listahan, hindi kailanman tapos na. Sa isang posisyon ng Operations Manager ilang taon na ang nakakaraan, natagpuan ko ang aking sarili na nakakakuha ng higit pa at mas bigo sa aking A-list. Hindi lamang ako ay hindi nakarating dito araw-araw, gaya ng lagi ko nang dati, ngunit ang A-list ay patuloy na lumalaki. Iyon ay kapag naisip ko kung ano ang kailangan kong gawin upang gumawa ng listahan ng gagawin ko para sa akin, at bumuo ako ng isang sistema na ginawa trabaho.

Pamamahala ng Oras

Hindi sapat na malaman kung ano ang mahalaga; kung ano ang ginawa ng A-list. Kailangan ko ring malaman kung gaano katagal ang gagawin at kung gaano karaming oras ang dapat kong italaga sa kanila. Nagdagdag ako ng haligi sa listahan ng aking gagawin sa tinatayang oras na dapat gawin ng bawat gawain at isang katabing haligi na may kabuuan na kabuuan.

Pagkatapos ay gumawa ako ng isang simpleng pag-aaral ng oras. Tulad ng ginawa ko sa bawat gawain isinulat ko kung ano ang ginawa ko at ang mga oras ng pagsisimula at pagtatapos. Sinusubaybayan ko ang buong araw. Pagkatapos ay inulit ko ito ng ilang linggo sa ibang pagkakataon sa ibang araw. Ito ay hindi isang malawak na survey sa anumang paraan, ngunit ito ay nagbigay sa akin ng ilang pananaw. Bilang Operations Manager, ang karamihan sa aking araw ay kinuha ng mga pagkagambala - pagharap sa mga pangyayari na nangyari, mga krisis na dumating, o mga problema na kailangang malutas. Sa karaniwan, ang mga pagkagambala ay natupok ng apat na oras sa isang araw. Sapagkat karaniwang nagtatrabaho ako ng sampung oras na araw, na umalis ako ng anim na oras sa isang araw para sa mga bagay sa aking listahan ng gagawin.

Bawat gabi, bago ako umalis sa opisina, nais kong i-update ang listahan ng aking gagawin. Tatanggalin ko ang mga bagay na natapos ko, ipinagkatiwala, o pinababa, idagdag ang mga bagong bagay na nagawa, muling ayusin ang mga prayoridad upang makuha ang pinakamahalagang gawain sa itaas, at italaga ang tinatayang oras sa bawat isa. Pagkatapos ay lalabas ko ang listahan sa anim na oras na marka at gumuhit ng isang linya. Ito ang naging target ko sa susunod na araw.

Gantimpalaan mo ang sarili mo

Kadalasan, ang linya na iyon ay nahulog sa isang lugar sa aking A-list. Bihira ito kahit saan malapit sa ibaba. Gayunpaman, iyon ang aking layunin. Kung na-hit o nakapasa ako sa linya, umuwi akong parang pakiramdam na naging produktibo at matagumpay na araw. Sa halip na pukawin ang mga bagay na hindi ko nakuha, kinikilala ko ang aking tagumpay sa pagsalubong o pinalo ko ang aking layunin. Kinabukasan, kailangan kong magsimulang muli at maabot ang bagong tunguhin, ngunit ginawa ko ito mula sa pananaw ng pagtatayo sa naunang tagumpay sa halip na mula sa kabiguan ng patuloy na pagkakaroon ng higit na gagawin kaysa mayroon akong oras upang magawa.

Kailangan mo ng System

Upang maging matagumpay, kailangan mong bumuo ng isang sistema upang pamahalaan ang iyong oras upang maaari kang makakuha ng higit pa tapos na sa oras na mayroon ka. Kung ang iyong target na linya sa iyong listahan ng gagawin ay laging malapit sa tuktok, ang iyong boss ay magsisimula na maghanap ng ibang tao na maaaring gumana ng kaunti pa sa listahan sa araw-araw. Sa ibaba, tingnan ang ilang mga mapagkukunan upang matulungan kang gumawa ng isang mas mahusay na trabaho ng pamamahala ng oras.

Pamahalaan ang Isyu na ito

Ilista ang mga gawain na kailangan mong gawin. Bigyan ng prayoridad ang mga mahalaga, hindi lamang kagyat na. Magkaroon ng isang plano para sa kung ano ang gagawin sa bawat araw. Magtrabaho patungo sa planong iyon. Gantimpalaan ang iyong sarili kapag nakamit mo o matalo ang iyong layunin.