Paano Patakbuhin ang Mabisang Pulong na Nagbibigay ng Mga Resulta

Ang mga tao ay gumagastos ng labis na oras sa mga pulong sa negosyo na ang pagpupulong ng oras sa napapanatiling mga resulta ay isang priyoridad para sa matagumpay na mga organisasyon. Ang mga aksyon na gumawa ng mga pulong sa negosyo ay matagumpay na nangangailangan ng pamamahala ng pinuno ng pulong bago, sa panahon, at pagkatapos ng pulong.

Kung sinasamantala mo ang labindalawang mga tip sa pamamahala ng pagpupulong ng negosyo, ang iyong mga pagpupulong at mga koponan ay gagana nang mas mahusay at makabubuting makabubuting resulta.

Mga Pagkilos na Dalhin Bago ang Pulong sa Negosyo

Ang mga aksyon bago ang pulong ng negosyo ay nagtatatag ng batayan para maisagawa ang mga resulta ng pagpupulong. Maaari mong gawin ang lahat ng kinakailangang follow-up, ngunit walang pre-trabaho, hindi ka magiging matagumpay.

Planuhin ang Pagpupulong ng Negosyo

Ang epektibong mga pulong sa negosyo na nagsisimulang mga resulta ay nagsisimula sa matalinong pagpaplano. Una, tukuyin kung kailangan mo ng iba pang mga empleyado upang matulungan kang planuhin ang pulong (ibig sabihin, paghila sa mga tao mula sa ilang mga kagawaran). Pagkatapos ay magpasya kung ano ang inaasahan mong matupad sa pamamagitan ng pagpupulong at pagtatag ng mga layunin para sa iyong pagpupulong.

Ang mga layunin na iyong itinakda para sa pulong ng iyong negosyo ay magtatatag ng balangkas para sa isang epektibong plano ng pagpupulong. Tulad ng sinabi ni Stephen Covey sa "Pitong mga Katangian ng Lubhang Epektibong Tao," "Magsimula sa pagwawakas sa isip." Matutukoy ng iyong layunin sa pagpupulong ang pokus ng pagpupulong, ang agenda ng pagpupulong, at ang mga kalahok na kakailanganin mong dumalo sa pulong.

Tiyaking Kailangan Mo ng Isang Pulong

Maaari itong maging pabalik, ngunit, sa sandaling nalikha mo ang iyong plano sa pagpupulong sa negosyo, siguraduhin na ang isang pagpupulong ay angkop na sasakyan para matupad ang mga layuning itinatag mo. Ang pagpupulong sa pagpupulong ay isang mamahaling venture kapag isinasaalang-alang mo ang masisingil na halaga ng mga dadalo. Gumawa ng bawat pagsusumikap upang matukoy na ang isang pagpupulong ay ang pinakamahusay na pagkakataon upang malutas ang problema, mapabuti ang proseso, o lumikha ng isang mahaba o panandaliang diskarte para sa iyong koponan o departamento.

Tiyaking Tamang Pag-uugnay sa Pagpupulong

Kung ang isang pulong ng negosyo ay angkop na paraan upang matupad ang iyong mga layunin, suriin sa mga kalahok na ang pagdalo ay kinakailangan para sa pulong upang magtagumpay. Ito ay maaaring tunog tulad ng isang walang-brainer, ngunit ito trip up ang savviest lider-ang pangunahing mga dadalo ay dapat na magagamit upang dumalo sa pulong.

Kung minsan ang mga tao ay nagpapadala ng mga delegado sa kanilang kawalan. Kung ang isang delegado ay dumadalo sa lugar ng isang kritikal na tagagawa ng desisyon, siguraduhin na ang itinalagang miyembro ng kawani ay may awtoridad na gumawa ng mga pangwakas na desisyon na maaaring lagdaan. Kung hindi, ipagpaliban ang pulong.

Ipamahagi at Repasuhin ang Pre-Work Bago ang Pagpupulong

Gaano karaming mga pagpupulong ang iyong dinaluhan na nagsimula sa facilitator ng pagpupulong na naglabas ng isang ream ng papel o paggawa ng isang pagtatanghal ng PowerPoint upang ilunsad para sa talakayan? Nakabigo dahil sa pagkuha ng mga taktika ng tanso; ang pagpupulong ay nagiging isang grupo na hindi gaanong produktibo para sa iyong negosyo.

Maaari kang gumawa ng mga pulong sa negosyo na pinaka-produktibo at matiyak ang mga resulta sa pamamagitan ng pagbibigay ng kinakailangang pre-trabaho bago ang pulong. Ang pagbibigay ng pre-work, chart, graph, at materyal sa pagbabasa ng 48 oras bago magsimula ang isang pulong ay nangangahulugan na ang lahat ay handa na tumalon sa kanan.

Ang dokumentasyon na tutulong sa iyo na makamit ang mga layunin sa pagpupulong ay maaaring kabilang ang mga sumusunod:

• mga ulat at data
• tsart at mga link sa mapagkumpitensyang impormasyon
• buwan-to-date na mga benta
• mga plano sa produksyon
• Mga slide ng Microsoft PowerPoint na naglalarawan ng mga pangunahing punto ng talakayan
• pulong minuto, tala, at follow-up mula sa mga naunang mga pulong o kaugnay na mga pulong at mga proyekto

Mga Pagkilos na Dalhin Sa Pulong ng Negosyo

Sa pulong ng negosyo, kung ginagamit mo ang oras nang epektibo, ikaw ay magtatatag ng sigasig para sa paksa at makabuo ng pangako mula sa mga kalahok. Ang mga tao ay pakiramdam na bahagi ng isang bagay na mas malaki kaysa sa kanilang pang-araw-araw na mga hamon. Samakatuwid, ang isang mahusay na ginagampanan, aktibong pulong na nagtatakda ng yugto para sa follow-up ay makakapagdulot ng mga resulta ng pulong.

Epektibong Pagpapatupad ng Pagpupulong sa Negosyo

Nagtatakda ang lider ng pulong ng isang positibo, produktibong tono para sa pakikipag-ugnayan sa mga kalahok sa pulong. Ang mabisang pagpupulong ay nagsisimula sa pagsusuri ng mga layunin, o anticipated na resulta mula sa pulong, at ang agenda. Ang facilitator ay tumutulong sa mga miyembro ng grupo na manatiling nakatuon at produktibo.

Ang disenyo ng pagpupulong at ang agenda ay nagtakda ng balangkas para sa pulong. Ang isang epektibong facilitator, na nagpapanatili sa mga kalahok sa track, tinitiyak ang tagumpay ng inaasahan, ninanais na mga resulta bilang isang resulta ng pulong.

Kasangkutin ang bawat kalahok sa mga gawaing maaaring gawin

Ang bawat workgroup ay may iba't ibang personalidad na nagpapakita ng mga pulong. Mayroon kang tahimik na kasamahan sa trabaho pati na rin ang mga taong nagsisikap na dominahin ang bawat puntong talakayan. Kung nagpapadali o dumadalo sa pagpupulong, kailangan mong isangkot ang bawat dadalo sa proseso ng mga mithiin ng pagpupulong.

Tinitiyak nito na ang bawat kalahok ay namuhunan sa paksa ng pulong at susundan. Hindi ka magkakaroon ng isang miyembro-o sa iyong sarili-sinusubukan mong dalhin ang buong pag-load.

Lumikha ng isang Epektibong Pagpupulong sa Pagpupulong sa Pagpupulong ng Negosyo

Sa panahon ng pulong ng negosyo, gumawa ng isang follow-up plan na may mga item na aksyon. Kasama sa mga mabisang plano ang sumusunod:

• Ang partikular na item ng pagkilos
• Ang pangalan ng taong kumuha ng pagmamay-ari upang magawa ang item na aksyon
• Ang takdang petsa ng item na aksyon
• Pagsang-ayon tungkol sa kung ano ang bumubuo ng pagkumpleto ng item na aksyon

Talakayin ang mga sitwasyon sa real-buhay at mga hadlang sa tagumpay na maaaring maranasan ng mga miyembro ng koponan habang sinusubukan nilang magawa ang mga bagay na kinakailangan upang makabuo ng mga resulta. Kung kailangan mo ng isang follow-up meeting, itakda ang oras bago umalis ang mga kalahok upang ito ay nasa kalendaryo ng lahat.

Mga Aksyon na Dalhin Pagkatapos ng Pagpupulong ng Negosyo

Ang mga pagkilos at pagpaplano bago at sa panahon ng pulong ay may malaking papel sa pagtulong sa iyo na makamit ang inaasahang, positibo, at makabuluhang resulta. Ang iyong mga pagkilos na sumusunod sa pagpupulong ay mahalaga rin. Ang pag-follow-up sa susunod na nakatakdang pulong ay hindi sapat ng isang pamumuhunan upang matiyak ang mga resulta.

I-publish ang Minuto ng Mga Meeting

I-publish ang iyong mga minuto at plano ng pagkilos sa loob ng 24 na oras. Ang mga tao ay pinaka-epektibong mag-ambag sa mga resulta kung magsimula sila sa mga pagkilos ng mga bagay kaagad. Mayroon pa silang sariwang memorya ng pulong, iba't ibang mga punto ng talakayan, at ang makatwirang paliwanag para sa bawat bagay ng pagpupulong.

Gayundin, ang pagkaantala sa pamamahagi ng mga minuto ay makakaapekto sa iyong mga resulta dahil ang karamihan sa mga tao ay naghihintay para sa mga minuto na dumating bago matugunan ang kanilang mga pagtatalaga.

Epektibong Pagpupulong sa Pagpupulong sa Negosyo

Ang paggalang at pagmamasid ng mga deadline at follow-up ay tutulong sa iyo na makamit ang mga resulta mula sa iyong mga pagpupulong. Kasunod ng pagpupulong, ang bawat tao na may item na aksyon ay dapat gumawa ng isang plano ng pagkilos para maisagawa ang bawat isa sa kanilang mga pangako.

Kung isinusulat nila ang mga hakbang sa kanilang tagaplano, italaga ang mga gawain sa ibang tauhan, o kumpletuhin ang gawain kaagad, ang indibidwal ay responsable para sa follow-up.

At, maaari mong mapabuti ang mga resulta ng pulong sa pamamagitan ng pagsunod sa bawat tao sa kalagitnaan ng paraan sa pagitan ng mga pagpupulong. Ang iyong layunin ay suriin ang progreso at tiyaking ang mga gawain ay nagsisimula.

Pananagutan para sa Follow-Up Sa Kasunod na Pagpupulong

Nakarating na ba kayo nakaupo sa isang follow-up meeting na binubuo ng bawat kalahok na nagsasabi sa grupo kung bakit hindi nila magawa ang kanilang pangako? Ang pagtatatag ng pamantayan o kaugalian ng pananagutan para sa mga resulta ay nagsisimula nang maaga sa iyong ikot ng pagpupulong.

Ang pag-follow-up ng mid-way ng facilitator sa pagitan ng mga pagtulong ay tumutulong, ngunit ang grupo ay dapat gumawa ng kabiguang panatilihin ang mga pagtatalaga na hindi katanggap-tanggap. Ipagbigay-alam ng mga kalahok ang pag-unlad at mga kinalabasan sa susunod na pagpupulong na may inaasahan na ang lahat ng mga kalahok ay magawa ang kanilang mga itinuturing na mga layunin. Kung ang isang gawain ay natigil, sa susunod na pagpupulong ay makita kung may isang lehitimong kalsada sa pag-unlad at matukoy kung paano magpatuloy.

Ipahayag ang Proseso ng Pagpupulong ng Negosyo para sa Patuloy na Pagpapaganda

Ang pagsasagawa ng debriefing sa bawat pulong sa negosyo ay isang malakas na tool para sa patuloy na pagpapabuti. Ang mga kalahok ay nagpapalibot sa pagtalakay kung ano ang epektibo, o hindi epektibo, tungkol sa kasalukuyang proseso ng pulong ng negosyo. Tinatalakay din nila ang pag-unlad na sa palagay nila ginagawa ng grupo sa paksa.