Ano ang Mga Kinakailangan sa File ng Kinatawan ng Kawani?

Ang file ng empleyado ng empleyado ay ang pangunahing file ng empleyado na naglalaman ng kasaysayan ng relasyon sa pagtatrabaho mula sa application ng trabaho sa pamamagitan ng isang panayam sa exit at dokumentasyon ng pagwawakas sa trabaho. Ang mga kawani ng Human Resources lamang at ang agarang superbisor at tagapamahala ng empleyado ay maaaring magkaroon ng access sa impormasyon sa empleyado ng kawani ng file, at hindi ito nag-iiwan sa tanggapan ng Human Resources.

Ang file ng tauhan ng empleyado ay karaniwang nakaimbak sa isang locked, sunog-patunay na file cabinet sa isang naka-lock na lokasyon na maa-access sa kawani ng Human Resources. Ang pagiging kumpidensyal ng impormasyon ng empleyado sa file ng tauhan ay higit sa lahat ang kahalagahan.

Sa lahat ng mga file ng empleyado na pinananatili ng kumpanya, ang file ng tauhan ng empleyado ay madalas na na-access araw-araw para sa impormasyon ng employer, superbisor, o kawani ng Human Resources.

Mga Pagsasaalang-alang Tungkol sa Nilalaman ng Nilalaman ng Tauhan ng Empleyado

Ang mga pangunahing alituntunin at tanong na dapat isaalang-alang kapag ang pag-file ng anumang dokumento sa isang file ng tauhan ng empleyado ay ang mga ito.

• Kakailanganin ba ng employer ang isang partikular na dokumento upang bigyang-katwiran ang mga desisyon kung ang amo ay inakusahan? Kailangan ba ng employer ang dokumento sa isang hukuman ng batas?
• Alam ba ng empleyado at nauunawaan na ang dokumento ay isasampa sa kanyang tauhan ng file? Sa kadalasan, ang mga tagapag-empleyo ay dapat na mag-sign ng empleyado ang dokumento, hindi upang magpahiwatig ng kasunduan sa mga nilalaman ng dokumento, ngunit upang kilalanin na alam nila at nabasa ang dokumento.
• Walang sorpresa, opinyon, o mga personal na tala tungkol sa empleyado ang dapat ilagay sa isang kawani ng tauhan ng empleyado. Ang mga katotohanan lamang, walang teorya na pag-iisip, ay nabibilang sa isang file ng tauhan ng empleyado.

Mga Nilalaman ng File ng Tauhan ng Empleyado

Ang mga sumusunod ay mga rekomendasyon tungkol sa dokumentasyon na dapat itago ng tagapag-empleyo sa isang kawani ng tauhan ng empleyado.

Kasaysayan ng Pagtatrabaho

• Aplikasyon sa trabaho
• Ipagpatuloy
• Ipagpatuloy ang cover letter
• Pag-verify ng edukasyon
• Pag-verify ng trabaho
• Liham ng pagtanggi
• Paglalarawan ng trabaho ng posisyon
• Mga tala sa pagtatasa ng trabaho
• Job offer letter o kontrata sa trabaho
• Ahensiya ng trabaho o kasunduan sa temp agency, kung ginamit
• Impormasyon sa pakikipag-ugnay ng emerhensiya
• Ang naka-sign na form sa pagkilala ng handbook ng empleyado na nagpapakita ng resibo ng handbook ng empleyado
• Checklist mula sa bagong orientation ng empleyado na nagpapakita ng mga paksa na sakop at kung kanino
• Anumang mga kasunduan sa paglilipat at dokumentasyon
• Anumang kontrata, nakasulat na kasunduan, resibo, o pagkilala sa pagitan ng empleyado at ng tagapag-empleyo (tulad ng isang kasunduan na hindi kasali, isang kontrata sa trabaho, o isang kasunduan na may kaugnayan sa isang sasakyan na ibinigay ng kumpanya)

• Buhay ng mga opisyal na pormularyo ng trabaho kabilang ang mga kahilingan para sa paglipat, pag-promote, mga panloob na aplikasyon sa trabaho, at iba pa
• Anumang iba pang dokumentasyon na may kaugnayan sa trabaho

Pag-unlad ng Pagganap ng Empleyado, Mga Plano sa Pagpapaunlad, at Pagpapaganda

• Mga kopya ng anumang pagtatasa ng pagganap na ginamit o mga plano sa pag-unlad ng empleyado
• Mga pagtatasa sa sarili ng empleyado
• Mga rekord mula sa anumang pormal na mga sesyon ng pagpapayo
• Mga tala tungkol sa pagdalo o pagkahilig
• Dokumentasyon ng pagpapabuti sa pagpapabuti ng pagganap
• Mga ulat sa pagkilos ng pagdidisiplina
• Ang pagkilala sa empleyado na ipinakita tulad ng mga sertipiko, mga sulat ng pagkilala, at iba pa
• Mga pormal na payo at rekomendasyon ng empleyado, mga tugon ng organisasyon
• Mga talaan ng pagsasanay
• Mga kahilingan para sa pagsasanay
• Pagtatasa ng mga kakumpitensya
• Pagsasanay ng klase o mga abiso o mga iskedyul ng pagsasanay

• Kinakailangan ang mga pagtatasa
• Mga ulat sa gastos sa pagsasanay
• Mga reklamo mula sa mga customer o katrabaho

Records ng Pagtatapos ng Pagtatrabaho

• Letter ng resignation ng empleyado
• Lumabas dokumentasyon ng pakikipanayam
• Ulat ng ulupong
• Checklist ng pagtatapos ng trabaho
• Huling accounting para sa lahat ng aspeto ng empleado ng trabaho tulad ng huling paycheck, bakasyon pay, ang pagbabalik ng ari-arian ng kumpanya, at iba pa