Paano Ayusin ang Iyong Papeles

Ang tanging oras na iyong iniisip na tungkol sa iyong mahahalagang dokumento ay kapag kailangan mo ang mga ito. At, kadalasan, hindi mo mahanap ang mga ito kapag kailangan mo ang mga ito dahil wala kang isang organisado at sentralisadong sistema para sa pagtataguyod ng iyong mga mahahalagang dokumento at / o sa huling pagkakataon na kailangan mo ang mga ito, ibalik mo lang ito sa dagat ng mga papeles sa iyong tanggapan sa bahay sa halip na ilagay ito pabalik kung saan ito nabibilang.

Nagsisimula

Sa lahat ng iyong mahahalagang papel ay kumakalat sa buong bahay, nag-aaksaya ka ng maraming oras at enerhiya na naghahanap para sa kanila. Ikaw ay nasa peligro na mawawala ang ilan sa kanila. Ngunit may ilang simpleng hakbang, maaari mong isaayos ang iyong mga mahalagang papel sa loob ng isang oras ngayong linggo!

Kakailanganin mo ang isang maliit na dalawang kahon ng pag-file ng kabinet o isang portable hanging box file, multi-colored hanging file (6 na iba't ibang kulay), manila na mga folder ng top-tab na third-cut, at isang fireproof na ligtas (opsyonal). O maaari kang bumili ng isang malaking panali at pagsingit ng tab. Sa sandaling nakuha mo ang mga kalakal narito ang anim na hakbang na susundin mo upang maisaayos ang iyong mga papeles.

Ipunin ang iyong mga Dokumento

Bago mo maisaayos ang lahat ng iyong mahahalagang dokumento, dapat mong hanapin ang mga ito. Kung minsan ay mas madaling sabihin kaysa sa tapos na.

Suriin ang iyong tanggapan sa bahay sa mga drawer at ang mga papel na isinalansan sa iyong mesa o mesa. Suriin ang mga tambak na papel na cluttering iyong kitchen countertops pati na rin ang kusina drawers at basket. Tumingin sa iyong bedroom dresser at nightstand (maaari mong iwan ang mga ito doon sa umaga nagmamadali at nakalimutan ang tungkol sa mga ito). Huling, ngunit hindi bababa sa, suriin ang iyong pitaka o portpolyo para sa mga mahahalagang dokumento na hindi mo sinasadyang nagdadala sa paligid.

Categorize

Ang pinakamahahalagang dokumento ay nabibilang sa isa sa mga sumusunod na anim na kategorya. Pagsunud-sunurin ang lahat ng iyong natipon na mga dokumento tulad ng sumusunod:

1. Mga Rekord ng Tahanan at Ari-arian - Mortgage, gawaing ari-arian, mga proyektong pagpapabuti sa tahanan at mga resibo, mga manwal ng appliance at mga garantiya, impormasyon sa buwis sa ari-arian, mga patakaran sa seguro sa tahanan, at mga manwal
2. Auto Records - Mga pamagat, talaan ng pagpapanatili, mga patakaran at impormasyon ng seguro, impormasyon ng pautang at mga talaan ng pagbabayad
3. Mga Rekord ng Kalusugan - Mga patakaran sa seguro, mga benepisyo sa mga benepisyo sa segurong pangkalusugan, paliwanag ng mga medikal na benepisyo, mga singil sa doktor, mga listahan ng reseta, nababaluktot na impormasyon sa paggasta, mga resibo medikal, mga medikal na direktiba, mga patakaran sa seguro

1. Mga Rekord sa Pananalapi - Mga pahayag sa bangko, pagbabalik ng buwis, mga talaan ng pagbawas sa buwis, mga rekord ng pamumuhunan, mga talaan ng utang, mga pahayag ng credit card
2. Records ng Electronics - Mga kontrata ng cell phone at mga manwal; mga resibo ng benta at garantiya para sa mga computer, laptop, at iPad; cable at Internet plan at bill; resibo ng resibo ng wireless router at manu-manong
3. Personal na Mga Rekord - Mga sertipiko ng kapanganakan, sertipiko ng kasal, sertipiko ng diborsiyo, mga papeles sa pag-iingat, impormasyon sa seguridad ng panlipunan, mga rekord ng pagbabakuna, pasaporte, talaan ng serbisyo sa militar, mga rekord sa pagbibinyag at kumpirmasyon, mga kalooban, plano ng libing, at impormasyon ng libing ng site. Kung mayroon kang mga alagang hayop, maaari mo ring isama ang kanilang mahahalagang dokumento tulad ng beterinaryo at impormasyon sa bakuna sa kategoryang ito.

Hanapin ang Iyong Mahalagang Dokumento

Karamihan sa iyong mga mahahalagang dokumento ay maaaring maimbak sa isang regular na file ng pag-file o portable hanging box file. Mayroong mga ilang. Gayunpaman, ito ay dapat na naka-imbak sa isang fireproof na ligtas o offsite na imbakan na opsyon tulad ng isang safety deposit box.

Ang mga mahahalagang dokumento ay mga dokumento na magiging mahirap o napakalaki ng oras upang palitan. Maaari silang maglaman ng sensitibong personal na impormasyon na maaaring makompromiso sa kaganapan ng isang break-in o pagnanakaw. Sa kaganapan, ang iyong bahay ay nawasak sa pamamagitan ng apoy o baha na gusto mong mahawakan ang mga mahahalagang dokumento na ito.

Para sa karamihan ng mga tao, ang mga sumusunod na dokumento ay itinuturing na mahalaga: impormasyon sa seguridad ng panlipunan, mga sertipiko ng kapanganakan, mga patakaran ng seguro kasama ang impormasyon ng contact ng iyong ahente, mga kalooban, mga gawa ng ari-arian, mga pamagat ng kotse, iyong pasaporte at anumang kontrata o kasunduan na nangangailangan ng iyong orihinal na pirma.

Gumawa ng isang master list ng lahat ng mahahalagang dokumento na inilalagay mo sa iyong fireproof na ligtas o sa isang offsite na imbakan na opsyon.

Doblehin ang Iyong Wallet

Karamihan sa atin ay nagdadala ng mga kritikal na impormasyon sa ating mga wallet bawat araw. Alam mo ba ang lahat ng bagay na nasa iyong pitaka? Ano ang gagawin mo kung nawala o ninakaw ang iyong pitaka?

Gumawa ng mga kopya ng iyong lisensya sa pagmamaneho, donor card, (mga) card ng health insurance, mga card ng pagiging miyembro tulad ng gym loyalty card ng grocery store, mga warehouse club, at, pinaka-mahalaga, lahat ng credit at debit card (kopyahin front at back). Panatilihin ang mga kopya sa iyong iba pang mga mahahalagang dokumento sa papel:

Limang Hakbang: Gumawa ng isang simpleng sistema ng pag-file

Ang mas simple ang sistema ng pag-file, mas malamang na iyong gamitin ito sa isang pare-parehong batayan. Dalhin ang bawat kategorya ng mahahalagang dokumento at italaga ito ng isang nakabitin na kulay ng file:

• Mga Rekord ng Tahanan at Ari-arian
• Auto Records
• Mga Rekord ng Kalusugan
• Mga Rekord sa Pananalapi
• Records ng Electronics
• Personal na Mga Rekord

Idagdag ang naaangkop na bilang ng nakabitin na mga file sa iyong sistema ng pag-file para sa bilang ng mga dokumento na mayroon ka sa bawat kategorya.

Gamitin ang manila folder at lumikha ng isang folder para sa bawat indibidwal na dokumento sa loob ng bawat kategorya. Ilagay ang mga folder sa naaangkop na kulay na nakabitin na seksyon ng file.

Kung bumili ka ng isang malaking tatlong singsing na panali at pagsingit ng tab, lagyan ng label ang mga tab na may mga pangalan ng rekord sa itaas, ang hole ng papel ay sumuntok sa lahat ng mga dokumento at ayusin ang mga ito. Kung ang papeles ay hindi dapat maging papel hole punched, papel hole punch ng isang folder at ilagay ang mga dokumento sa folder.

Ngayon, kung ang papeles ay hindi lamang ang iyong bagay na ito ay maaaring maging isang freeing moment para sa iyo. Maaari mong i-scan ang lahat ng mga dokumentong ito, i-save ang mga ito sa isang hard drive, at pagkatapos ay gupitin ang lahat ng ito. Ngunit gamitin ang iyong sariling pagpapasya bilang ilang mga papeles ay mas mahusay na kaliwa nai-save. Gamitin ang iyong pinakamahusay na paghatol.

Patuloy na Pagpapanatili

Ngayon na ang iyong mga mahahalagang papel ay nakaayos na panatilihin ang mga ito organisado. Bawat buwan kapag binayaran mo ang iyong mga bill, mag-file ng anumang mga bagong dokumento sa naaangkop na seksyon ng iyong sistema ng pag-file. Kasabay nito, hanapin ang anumang mga dokumento na tinanggal mo mula sa sistema sa buwan na maaaring lumabas sa sistema ng paghaharap. Muling i-file ang mga ito. Hindi bababa sa dalawang beses sa isang taon, suriin ang mga dokumento sa iyong sistema ng pag-file upang makita kung ang anumang maaaring mapalinis. Ang isang maayos na iskedyul na susundan ay sa unang bahagi ng taon at sa katapusan ng bawat taon ng paaralan.

Sa isang maliit na pagsisikap, maaari kang umani ng mga pangmatagalang benepisyo sa pamamagitan ng pag-oorganisa ng iyong mga mahahalagang dokumento sa papel.

Na-edit ni Elizabeth McGrory.