Mga Tanong at Mga Sagot sa Interbyu ng Assistant ng Administrasyon

Kapag nakikipag-interbyu ka para sa isang job assistant na pang-administratibo, gusto ng tagapanayam na malaman kung gaano may kaugnayan ang iyong mga kwalipikasyon para sa posisyon at kung paano ka magkasya sa kumpanya at departamento.

Dahil nangangailangan ang trabaho ng parehong mga kasanayan sa pang-administratibo at interpersonal, ang mga tagapamahala ng hiring ay madalas magtanong tungkol sa mga tiyak na katangian na mayroon ka na kwalipikado sa iyo para sa posisyon, pati na rin ang iyong mga kasanayan sa mas mabilang na mga tao.

Mga Tip para sa Paghawak sa Panayam

Mahalaga na magkaroon ng kamalayan ang talakayan ay malamang na lumampas sa mga mahihinang kasanayan, tulad ng iyong mga kakayahan sa komunikasyon, mga kasanayan sa organisasyon, o pagiging maagap. Dapat kang maging handa na makipag-usap tungkol sa mga matitigas na kasanayan, masyadong.

1:14

Panoorin Ngayon: Paano Sagot 4 Mga Karaniwang Tanong Para sa Mga Trabaho na Pang-administratibo

Maghanda na Talakayin ang Mga Programa ng Software

Dahil maraming mga posisyon ng mga assistant ng administrasyon ang nangangailangan ng madalas na paggamit ng partikular na software, maaaring kailanganin mong talakayin ang iba't ibang mga programa na nagtrabaho ka, kung paano mo ginamit ang mga programang ito, at ang iyong antas ng kadalubhasaan.

• Halimbawa ng Sample:Gustung-gusto ko ang paggamit ng teknolohiya at pag-aaral tungkol sa mga bagong programa. Mayroon din akong kakayahan para sa pagtuturo sa mga katrabaho na hindi maaaring maging malalim sa paggamit ng mga sistema. Sa aking huling trabaho sa Kent Associates, nagboluntaryo ako upang suriin ang mga sistema ng pamamahala ng proyekto para sa pangkat ng mga propesyonal na sinusuportahan ko. Naaprubahan ng aking amo ang aking rekomendasyon at nagdala kami sa isang web-based na sistema, na si Asana, na tumutulong sa amin na subaybayan ang mga proyekto at magbahagi ng impormasyon sa isang web platform.
• Halimbawa ng Sample: Ako ang go-to person sa opisina para sa mga slide ng PowerPoint at tangkilikin ang pagtulong sa aming mga tao sa pagbebenta sa mga customer sa pamamagitan ng kanilang mga presentasyon. Ako din ay isang advanced na gumagamit ng Excel at lumikha ng mga kumplikadong macro upang maghanda ng mga pagpaplano ng badyet para sa mga panukala sa proyekto.

Maging Handa na Talakayin ang mga Prosesong Pang-administratibo

Dapat kang maging handa upang talakayin ang iyong daloy ng trabaho at mga proseso sa pangangasiwa sa mga naunang posisyon. Bilang isang administratibong propesyonal, dapat na hindi pag-aalinlangan na ikaw ay organisado at nakatuon sa detalye. Gusto mong malaman ng iyong tagapakinig kung paano ipinakikita mo ang mga katangiang ito sa iyong pang-araw-araw na daloy ng trabaho.

• Halimbawa ng Sample:Ang mga kakayahang pang-organisasyon at pansin sa detalye ay kabilang sa aking pinakamalakas na mga ari-arian. Lumaki ako sa mga sitwasyon kung saan nakapagdadala ako ng order sa mga kumplikadong proyekto. Halimbawa, dati kong sinusuportahan ang walong propesyonal na nagpaplano ng mga pang-promosyon na kaganapan para sa mga kliyente. Nakagawa ako ng isang template para sa pagsubaybay ng mga layunin at pag-unlad para sa bawat proyekto at itakda ito sa isang shared drive upang ang lahat ng mga miyembro ng mga kawani na kasangkot ay maaaring subaybayan ang kanilang pag-unlad tungkol sa mga proyekto ng koponan at mga kaganapan.
• Halimbawa ng Sample:Kapag nagtatrabaho para sa Alfred Group, lumikha ako ng isang manual na pamamaraan na nagbabalangkas sa mga hakbang na kailangan upang iproseso ang mga aplikasyon ng pautang, at pagkatapos ay i-upload ito online upang ang lahat ng mga opisyal ng pautang ay maaaring sundin ang mga parehong pamamaraan.

Palaging Tumugon Positibo

Alalahanin ang iyong pagkilos sa buong interbyu.

Dahil ang mga tagapangasiwa ng administratibo ay kadalasang nakaugnay sa mga indibidwal na pinagtatrabahuhan nila, mahalaga na maging positibo, propesyonal, at magalang sa lahat ng oras.

Gusto mo na ang tagapanayam ay walang alinlangan na ang pakikipagtulungan sa iyo ay magiging isang maayang karanasan.

• Halimbawa ng Sample:Nagtrabaho ako sa front desk sa aming ahensya, at kritikal na gumawa ako ng isang positibong unang impression para sa kasalukuyan at prospective na mga kliyente. Ako ay isang likas na "magagawa" na tao, at regular na pinuri ng aking mga review ang aking oryentasyon ng serbisyo sa customer.
• Halimbawa ng Sample:Ang kumpanya ay nagsisiyasat ng mga kliyente pagkatapos ng mga pakikipag-ugnayan, at patuloy na lumalabas ang aking pangalan bilang isang tagapangalaga na kapaki-pakinabang, kaaya-aya, at propesyonal. Nagkomento ang aking boss sa kung gaano kadalas itanong ng mga kliyente sa akin kapag tumatawag sa tanggapan para sa tulong.

Paghahanda para sa Panayam

Ang isa sa mga paraan upang maghanda ay upang pag-aralan ang paglalarawan ng trabaho upang subukin ang isang pakiramdam kung mayroong isang partikular na kasanayan na nakatutok sa posisyon. Halimbawa, may isang diin sa pagpaplano sa paglalakbay, koordinasyon sa proyekto, pang-araw-araw na pag-iiskedyul ng pulong, personal na tulong, o ano pa man? Kung oo, siguraduhin na bigyang-diin ang iyong pinaka-may-katuturang karanasan kapag sumasagot sa mga tanong sa interbyu na tukoy sa trabaho.

Gumawa ng isang listahan ng mga kasanayan na nabanggit sa pag-post ng trabaho, at huwag mag-atubiling magdagdag ng ilang mga iba na sa tingin mo ay naaangkop rin. Pagkatapos ay tingnan ang iyong sariling mga kasanayan sa pang-administratibo at opisina, at itugma ang iyong mga kwalipikasyon sa trabaho.

Ito ay makakatulong sa iyo na maiangkop ang iyong mga sagot sa pinaka-kaugnay na paraan sa tiyak na posisyon.

Mga Tanong at Mga Sagot sa Interbyu ng Assistant ng Administrasyon

Habang naghahanda, maaari itong maging kapaki-pakinabang upang repasuhin ang mga tanong na maaaring itanong sa iyo, at bigyan ka ng ilang pag-iisip kung paano i-frame ang isang tugon, i-highlight ang mga partikular na karanasan at tagumpay mula sa mga naunang trabaho.

• Anong mga kasanayan sa computer ang mayroon ka, at anong mga programa ang komportable mong ginagamit? - Pinakamahusay na Sagot
• Kumusta ka ba sa paggamit ng telepono na may maraming linya at paghawak ng mataas na dami ng mga tawag sa telepono? - Pinakamahusay na Sagot
• Sa kumpanyang ito, gusto naming isipin ang aming sarili bilang isang koponan na nagtutulungan sa parehong mga layunin. Ano ang pakiramdam mo tungkol sa pagtatrabaho sa isang kapaligiran ng koponan? - Pinakamahusay na Sagot
• Ano ang pakiramdam mo na nangangasiwa sa dalawa o tatlong iba pang empleyado? - Pinakamahusay na Sagot
• Ano ang iyong pinakamalaking lakas, at paano ito makatutulong sa iyong pagganap sa posisyon na ito? - Pinakamahusay na Sagot

• Ano ang iyong pinakamalaking kahinaan? - Pinakamahusay na Sagot
• Paano mo nakakaya ang istres at presyur? - Pinakamahusay na Sagot
• Ano ang katulad ng pagtatrabaho para sa iyong superbisor? - Pinakamahusay na Sagot
• Ano ang inaasahan mo sa isang superbisor? - Pinakamahusay na Sagot
• Mas gusto mo bang magtrabaho nang nakapag-iisa o sa isang pangkat? - Pinakamahusay na Sagot
• Gumagana ka bang mabuti sa mga tao? - Pinakamahusay na Sagot
• Magbigay ng ilang personal na halimbawa ng pagtutulungan ng magkakasama. - Pinakamahusay na Sagot
• Mga katanungan sa panayam sa receptionist: - Listahan ng mga Tanong

Mga Tanong na Itanong sa Taginterbyu

Dapat mo ring gawin ang isang pananaliksik tungkol sa kumpanya, at maging handa upang magtanong sa mga katanungan na may kinalaman kapag ang pagkakataon ay lumitaw. Makakatulong na makabuo ng ilang mga katanungan nang maagang panahon na maaari mong hilingin, o talakayin pa, kung hindi ka nakakuha ng pagkakataong mas maaga sa interbyu.

Kadalasan, ito ay malapit sa dulo ng pakikipanayam, kaya mahalagang iwan ang (mga) tagapanayam na may magandang impression. Ang isang mahusay na paraan upang gawin iyon ay upang ipakita ang iyong interes at paghahanda para sa pakikipanayam sa trabaho sa pamamagitan ng pagtali sa mga tanong na tinanong sa iyo ng ilang mga katanungan ng iyong sarili.

• Ano ang mga pananagutan ng posisyon na ito?
• Maaari mong ilarawan ang isang tipikal na araw (linggo) sa kagawaran na ito?
• Ano ang mga lakas sa kagawaran na ito? Ano ang mga kahinaan?
• Ano ang sasabihin ng iyong mga katulong na katulong ay ang pinakamagandang bahagi ng pagtatrabaho para sa iyo? Ano ang sasabihin nila ay ang pinakamasama?
• Sa anu-anong direksyon mo nakikita ang kumpanya na nangyayari sa susunod na limang taon? Sa palagay mo ba may mga banta sa tagumpay nito?
• Bakit ang iyong huling katulong ay umalis sa posisyon? Ano ang kanyang lakas? Ano ang kanyang mga kahinaan? Ano ang ginagawa niya ngayon?
• Anong mga katangian ang mayroon ng iyong pinakamahusay na katulong? Ano ang tungkol sa iyong pinakamalalang katulong?
• Gaano kadalas ginaganap ang mga review ng pagganap? Sino ang nagsasagawa ng mga ito?
• Anong mga kasanayan ang pinakamahalaga sa iyo sa isang assistant na pang-administratibo?
• Paano mo ginagantimpalaan at hinihikayat ang mga taong nagtatrabaho sa iyong departamento?
• Mayroon bang anumang patuloy na mga isyu sa produksyon sa kagawaran na ito?
• Paano mo nagawa ang mga problema sa mga tauhan noong nakaraan?
• Ano ang ilan sa mga pinakamalaking hamon para sa isang tao sa posisyon na ito?
• Ano ang pinakamagagandang aspeto ng posisyon na ito, sa iyong opinyon?
• Mo ba (Ang kumpanya / departamento) ay sumusuporta sa pagiging kasapi ng mga propesyonal na asosasyon, at patuloy na propesyonal na pag-unlad?
• Ano ang iyong ilalarawan bilang papel ng mga kawani ng administrador sa opisina na ito?
• Magaasawa ba ang oras ng overtime o weekend?
• Ano ang gusto mo sa karamihan tungkol sa pagtatrabaho para sa kumpanyang ito? Mayroon bang mga pagbabago na gagawin mo?
• Ano ang gusto mo sa pinakamaliit tungkol sa pagtatrabaho dito?
• Hinihikayat mo ba ang departamento na magtrabaho bilang isang koponan, o higit na tumutok sa mga indibidwal na kontribusyon?

Maghanda para sa Karagdagang Tanong sa Interbyu sa Trabaho

Bilang karagdagan sa mga katanungan sa pakikipanayam na tukoy sa trabaho, hihiling ka rin ng mas pangkalahatang mga tanong tungkol sa iyong kasaysayan ng trabaho, edukasyon, lakas, kahinaan, tagumpay, mga layunin, at mga plano. Narito ang isang listahan ng mga pinaka-karaniwang tanong ng panayam at halimbawang sagot.