Email Pagbati na Kumuha Basahin

Ayon sa BusinessInsider.com, ang average na empleyado ay naglalaan ng halos 25 porsiyento ng kanyang araw upang mag-slogging sa daan-daang mga email. Habang ang ilang mga tao ay kailangan ng isang brush up sa mga pangunahing etika ng email, ang iba ay gumawa ng mga pagkakamali lamang dahil sila ay nalulula sa manipis na dami ng mga komunikasyon.

Sa panahon ng iyong paghahanap sa trabaho, malamang na magpapadala ka ng maraming, maraming mga email, kabilang ang mga titik ng cover, salamat sa mga tala, at mga mensahe sa mga koneksyon na may kaugnayan sa paghahanap sa trabaho.

Maglaan ng panahon upang maiwasan ang paggawa ng mga nakakahiya na mga pagkakamali, tulad ng maling pagbaybay ng pangalan ng isang tao, at tiyaking magsulat ng mga tala na makakakuha ng tugon.

Magsimula sa isang Professional Greeting

Pagsikapan para sa kalinawan sa iyong linya ng paksa. Pumili ng isang bagay na idirekta na kinikilala ang layunin ng iyong email, tulad ng "oras ng pulong ay nagbago" o "mabilis na tanong tungkol sa iyong panukala."

Iwasan ang nakabitin ng isang karot na may isang teaser tulad ng "Kailangan kong ipaalam sa iyo …" na sumusubok na akitin ang pagbabasa upang buksan ang email upang makuha ang iyong intensyon. Ang mga tao ay madalas na magpasiya kung magbukas ng email batay sa linya ng paksa, kaya pumili ng isa na malinaw na nagsasabi ng iyong layunin.

Gumamit ng isang propesyonal na pagbati. Isama ang angkop na pagbati para sa mga pangyayari at tatanggap. Ang ilang mga pagbati ay gumagana sa isang email ngunit hindi ginagamit sa isang regular na sulat habang ang ilang mga pagbati ay gumagana para sa pareho.

Pumili ng pagbati batay sa kung gaano kahusay mong alam ang taong iyong isinusulat at ang uri ng mensaheng iyong pinapadala. Halimbawa, kung sumulat ka sa isang taong kilala mo, "Hi Jim" ay angkop. "Mahal na G./Ms Smith" ay angkop kapag nag-aaplay para sa isang trabaho o pagsulat ng isang sulat ng negosyo.

Iwasan ang pagbubukas ng isang email na may "hey" na tunog napaka impormal at karaniwang hindi ginagamit sa lugar ng trabaho. Gayundin nahihiya mula sa "Hi folks" o "Hi guys," kahit na ang kalikasan ng iyong email ay nakakarelaks.

Mga Halimbawa ng Pagbati

• Mahal na Unang pangalan Huling pangalan (ito ay gumagana nang maayos kung hindi mo alam ang kasarian ng taong iyong sinulat sa)
• Mahal na Unang pangalan (kapag nag-email sa isang taong kilala mo)
• Hi First name (Kapag nag-email ng isang taong kilala mo)
• Mahal na Mr / Ms. Huling pangalan
• Mahal na Mr / Ms. Unang pangalan Apelyido
• Minamahal naming Dr. Last name
• Para Saan Nanggagaling
• Minamahal na Tagapamahala ng Human Resources
• Mahal na Pag-hire Manager

Gamitin ang wastong bantas pagkatapos ng pagbati mo. Para sa higit pang mga pormal na email, gumamit ng isang semi-colon pagkatapos ng pangalan. Para sa mga taong kilala mo o mas kaswal na pagsusulatan, gumamit ng kuwit pagkatapos ng pangalan ng pagbati.

Iwasan ang Karaniwang Mga Mali

Kapag sumusulat ng isang email, ang mga sumusunod na error ay mangyayari kung minsan kapag ang mga tao ay nagmamadaling mabilis na magmadali ng mensahe. Maglaan ng panahon upang masuri ang iyong mensahe at gawin ang mga sumusunod na hakbang.

• Magdagdag ng huling email address.Kung wala kang pagpipilian upang hindi ma-unsendahan ang isang email, idagdag ang huling address kung may posibilidad kang magkaroon ng mabilis na daliri sa pag-trigger. Ipasok lamang ang pangalan ng tatanggap kapag natitiyak mo na handa na ang iyong email.
• Iwasan ang lumang "tumugon sa lahat" na error.Panoorin ang iyong daliri sa pag-trigger kapag pinindot ang "Sumagot sa Lahat." Isaalang-alang kung ang lahat ng nasa listahan ay talagang kailangang basahin kung ano ang sasabihin mo. Gayundin maging maingat sa mga lumang email sa kadena na maaaring hindi mo gusto ang isang tao sa Sumagot Lahat ng listahan upang makita.
• Pumunta madali sa katatawanan. Ang katatawanan ay maaaring mahirap na makilala sa isang email dahil ang iyong tono ay hindi kinakailangang lumiwanag. Kung walang wika sa wika, ekspresyon ng mukha, o ritmo, ang katatawanan ay maaaring bumagsak o kahit na hindi sinasadya na mang-insulto ang isang mambabasa. I-play ito ligtas at iwanan ito.

• Proofread.Huwag kang magkamali sa pag-iisip na ang mga tao ay magpapatawad ng mga typo sa mga di-pormal na mga email o ang mga pagkakamali ay mapagparaya kung nagta-type ka sa iyong telepono. Maaari kang masuri nang masakit sa pamamagitan ng mga pagkakamali sa iyong email, lalo na kung ang mga ito ay laganap. Huwag umasa sa isang spellchecker na maaaring madalas na pumili ng maling salita para sa iyo. Proofread ang iyong mga email tulad ng gagawin mo anumang mahalagang dokumento. Sa partikular, laging suriin at i-double check na na-spell mo ang mga pangalan ng mga tao ng tama.
• Huwag gumamit ng emojis o emoticon. Higit pa at higit pa, ang mga mensaheng email ay nagsimula upang maging katulad ng mga text message. Kasama na ngayon ang mga mensahe sa lugar ng trabaho na kasama ang mga "thumbs-up" na emoyo o smiley na mga mukha. Kahit na nagiging mas karaniwan ang mga ito, iwasan ang mga emojis at emoticon sa pormal na liham. Kung ang iyong email na pagbati ay nagsasama ng apelyido ng isang tao, iyon ay isang siguradong pag-sign na dapat mong iwanan ang emojis at emoticon.

• Tandaan na ang email ay tumatagal magpakailanman.Mag-isip ng dalawang beses bago mag-email ng isang bagay na personal o kumpidensyal, pagpapaputok ng isang tao sa pamamagitan ng email, pagpapahamak sa isang tao, o pagsagot sa galit. Kahit na ang mga tinanggal na email ay mabubuhay na muli mula sa pag-backup ng data.

Ang mga uri ng pakikipag-ugnayan ay maaaring mas mahusay na gawin sa tao. Ilapat ang 24-oras na panuntunan. Kung hindi ka sigurado kung dapat mong ipadala ang mensahe, maghintay hanggang sa susunod na araw upang magpasya. Isa pang mahusay na tuntunin ng hinlalaki: Huwag magsulat ng anumang bagay sa isang email na hindi mo nais na magbahagi sa publiko, tulad ng sa isang deposition, o sa social media, halimbawa.