Maaari mong Pagbutihin ang Rate ng Paglahok ng Panayam sa Paglabas

Ang mga panayam sa paglabas ay isa sa mga pinakamahusay na paraan upang makakuha ng tapat at matapat na puna mula sa mga empleyado. Ang downside ay na ito ay tumatagal ng ilang oras upang bumuo ng isang makabuluhang halaga ng data mula sa mga panayam sa exit. Gayunpaman, ang pagtaas ng iyong antas ng paglahok ay makatutulong sa iyo na makakuha ng mas malaking dami ng naaaksyahang impormasyon na mas mabilis mula sa iyong mga panayam sa exit.

Ano ang Itinuturing na Isang Mabuting Paglahok para sa mga Panayam sa Paglabas

Ipinapakita ng pananaliksik na ang average na rate ng tugon para sa mga interbyu sa papel at lapis na exit ay humigit-kumulang 30-35 porsiyento. Nangangahulugan ito na ang isang kumpanyang may 2000 empleyado at isang 15 porsiyento na rate ng paglilipat ay inaasahan na makatanggap ng mga 100 nakumpletong panayam sa paglabas bawat taon. Sa antas ng paglahok, ang organisasyon ay nakakakuha ng feedback mula sa 5 porsiyento lamang ng kabuuang populasyon ng empleyado.

Sa pamamagitan lamang ng isang maliit na dagdag na pagsisikap, dapat mong i-double ang rate ng pagtugon. 65 porsiyento o mas mabuti ay isang magandang layunin para sa paglahok sa pakikilahok sa pakikipanayam. Maaari mong maisagawa ito sa pamamagitan ng mga panayam sa papel at lapis ng exit, mga panayam sa online na exit sa web at mga panayam sa paglabas ng telepono.

Pagsukat ng iyong Paglahok sa Panayam sa Paglabas

Upang sukatin ang iyong rate ng tugon, hatiin ang bilang ng mga nakumpletong panayam sa exit sa pamamagitan ng bilang ng mga empleyado mula kung kanino iyong hiniling ang isang exit interview. Sa isip, ang pangalawang numero ay dapat na katumbas ng kabuuang bilang ng mga terminasyon ngunit para sa mga praktikal na dahilan, ito ay karaniwang hindi ang kaso.

Bilang halimbawa, kung mayroon kang 125 nakumpleto na mga panayam sa exit mula sa 300 mga tao na hiniling mong kumpletuhin ang isang panayam sa exit, ang iyong rate ng paglahok ay 125/300 na katumbas ng.416 o 41.6 porsyento.

Mahalaga na tiyakin na mayroon kang isang mahusay na paraan upang masubaybayan ang ganitong uri ng pakikilahok. Sa pinakamaliit, nais mong subaybayan ang rate ng paglahok sa simula ng isang proyektong pagpapabuti at pagkatapos ay pana-panahon pagkatapos noon.

Ang isang ideal na sitwasyon ay upang panatilihin ang isang average na tumatakbo na maaari kang sumangguni sa regular. Ang real-time na numero ay agad na nag-alerto sa iyo sa isang pagkahulog (o pagtaas) sa paglahok ng empleyado sa mga panayam sa exit. Ang isang online exit interview management system ay dapat na gawin ito para sa iyo awtomatikong.

Maaaring naisin ng mga malalaking kumpanya na subaybayan ang mga rate ng paglahok nang hiwalay para sa mga subsidiary, malalaking dibisyon o mga heyograpikong rehiyon. Ang mga maliliit hanggang katamtamang sukat na mga kumpanya ay maaaring makinabang sa pangkalahatan mula sa isang kabuuang antas ng pakikilahok para sa samahan.

Kung nagpasya kang ang iyong rate ng paglahok sa mga panayam sa exit ay maaaring tumayo sa pagpapabuti, ang susunod na hakbang ay pag-aralan ang iyong kasalukuyang proseso ng interbyu sa exit. Ang dalawang pinakamahalagang lugar para sa pagsusuri ay:

1. Bakit hindi pinipili ng mga empleyado ang exit interview?
2. Mayroon bang mga problema sa logistik na pumipigil sa mga human resources na makuha ang impormasyon sa mga empleyado sa isang napapanahong at epektibong paraan?

Ang mga empleyado ay hindi kumpleto ang kanilang panayam sa paglabas

Ang ilan sa mga dahilan na ang mga empleyado ay pipiliin na hindi makumpleto ang mga panayam sa exit ay:

• Masyadong mahaba ang pakikipanayam sa exit.
• Ang mga tanong sa interbyu sa exit ay nakakalito o personal na nagsasalakay.
• Ang empleyado ay hindi naniniwala na ang pakikipanayam sa exit ay babasahin o gumawa ng pagkakaiba.
• Ang empleyado ay natatakot sa mga epekto.
• Nagagalit ang empleyado sa kumpanya.
• Ang empleyado ay nagpapaliban o nakalimutan.
• Ang proseso ay mahirap o hindi komportable.

Kung gumagamit ka ng isang exit interview interview na may mga rated na tanong, 35-60 tanong ay tungkol sa tamang haba ng survey. Higit sa 60 mga katanungan ang nagsisimula sa pakiramdam ng mahaba at hindi komportable para sa empleyado. Kung malalampasan mo ang 70 na tanong, dapat kang maging handa para sa mas mataas na bilang ng mga hindi pa nakumpleto na mga interbyu sa exit.

Suriin ang iyong mga katanungan sa exit interview para sa pagiging simple. Ilagay ang iyong sarili sa sapatos ng empleyado at tanungin ang iyong sarili kung paano mo pakiramdam ang pagsagot sa mga tanong. Iwasan ang maraming mga katanungan sa exit na panayam na humihiling ng mga damdamin at emosyon.

Maraming mga empleyado ay hindi naaayon sa kanilang mga damdamin (o kung sila ay hindi nila nais na ibahagi ang mga ito sa iyo). Maraming mas madali para sa isang empleyado na i-rate ang pagiging epektibo ng isang proseso kaysa sa kung ano ang nararamdaman nila tungkol sa proseso.

Umalis sa Feedback ng Interview Feedback

Ang mga empleyado ay hindi makukumpleto ang kanilang mga panayam sa exit kung naniniwala sila na ang feedback na kanilang ibinibigay ay hindi mababasa o agad na papansinin. Mahalagang ipaalam sa mga empleyado na pinahahalagahan mo ang kanilang feedback. Kapag gumawa ka ng mga pagpapabuti batay sa mga mungkahi mula sa mga panayam sa exit, huwag matakot na sabihin sa mga empleyado kung saan nagmula ang ideya.

Sa paglipas ng panahon, matututuhan ng mga empleyado na kayo ay nakikinig. Kapag naging bahagi ito ng kultura ng korporasyon, maaari kang makatiyak ng maraming bukas at tapat na mga ideya, mga mungkahi at mga kritika.

Repercussions From Honest Feedback

Gayundin, maging malinaw sa mga empleyado na ang tapat na feedback ay hindi magreresulta sa mga epekto. Ang mga pahayag na ginawa sa isang panayam sa exit ay hindi dapat gamitin upang maiwasan ang pagiging karapat-dapat sa hinaharap para sa muling pag-upa.

Maraming mga eksperto na dapat sabihin sa mga empleyado na huwag maging tapat sa kanilang form ng panayam sa exit o hindi upang makumpleto ang isa sa lahat. Inaangkin nila na ginagamit ng mga kumpanya ang impormasyong ito laban sa mga empleyado. Alam ng mga tauhan ng Human Resource na ito ay walang kapararakan, gayunpaman, kailangan pa rin nilang labanan ang walang batayan na pang-unawa.

Feedback ng Galit na Empleyado

Ang mga empleyado na galit sa kompanya ay maaaring makaramdam na ayaw nilang tulungan sa pamamagitan ng pakikilahok sa interit interview. Maaari mong hikayatin ang mga empleyado na ito na palabasin ang kanilang galit sa panayam sa exit. Marami sa mga galit na empleyado ay natutuwa sa pagkakataong marinig ang kanilang tinig - lalo na kung alam nila na ito ay maririnig ng senior management.

Mahalaga rin ang isang malinis at pinasimple na proseso. Kung ito man ay batay sa web o papel at lapis, ang form ng pakikipanayam sa exit ay dapat na maayos na maayos at madaling maintindihan ang form ng survey.

Ang mga problema sa logistical ay ang pangalawang pangunahing lugar para sa pagsusuri sa iyong proseso ng interbyu sa exit. Sa pangkalahatan ay mahina ang mga link sa anumang proseso at exit na mga panayam ay walang pagbubukod. Ang iyong pagsusuri ay dapat isama ang buong hanay ng mga kaganapan na nagsisimula kapag ang isang empleyado ay nagbibigay ng paunawa at nagtatapos kapag ang empleyado ay nagsumite ng exit interview.

Pag-audit ng Proseso ng iyong Interview sa Paglabas

Maaari mong simulan ang pag-audit ng iyong exit na pakikipanayam na proseso sa pamamagitan ng paghahanap ng mga sumusunod na impormasyon.

• Paano ang mga empleyado ay karaniwang nagbibigay ng paunawa sa kanilang hangarin na wakasan?
• Sino ang unang taong naabisuhan at gaano kadami ang paunawa na karaniwang ibinibigay?
• Sino ang nagsasabi sa dibisyon ng Human Resource at paano? Gaano katagal matapos mabigyan ng paunawa ang empleyado ay aabisuhan ang HR? Sino ang unang naka-notify sa HR?
• Sino ang may pananagutan sa pagsisimula ng interbyu sa exit? Kailan alam ang (mga) taong ito sa mga terminasyon ng empleyado?
• Paano inabisuhan ng empleyado ang interbyu sa exit? Sa pamamagitan ng kanino? Anong paraan? Kailan?
• Mayroon bang malinaw na pagmamay-ari sa Human Resources ng exit interview process? Nauunawaan ba ng mga kasangkot sa prosesong ito ang kahalagahan at pagkaapurahan ng mga panayam sa exit?
• Ano ang sinabi ng empleyado tungkol sa interit interview? Sa anong mga paraan pinasigla sila upang makumpleto ang interit interview? Sinabi ba ng mga empleyado ang higit sa isang oras at higit sa isang paraan?
• Madaling makumpleto ang pakikipanayam sa exit?
• Kailan at saan makumpleto ng empleyado ang exit interview? Mayroon bang madaling access sa mga kinakailangang mapagkukunan?
• May empleyado ba ang pagkapribado kung saan makumpleto ang pakikipanayam sa exit kung natapos nila ito sa trabaho?
• Ang mga superbisor at tagapamahala ay sumusuporta sa proseso ng pakikipanayam sa exit? Natatakot ba sila sa pagtanggap ng negatibong feedback mula sa mga empleyado? Nag-aalaga ka ba sa mga natatakot na superbisor upang maghatid ng impormasyon tungkol sa panayam sa exit sa mga empleyado?
• Madali ba para sa mga empleyado na isumite ang kanilang mga panayam sa exit?

Suriin ang bawat isa sa mga tanong sa pag-audit sa itaas at abutin ang iyong proseso ng interbyu sa exit. Tukuyin kung ano ang maaari mong gawin upang mapabuti ang bawat isa sa mga lugar na ito. Pagkatapos mong tapusin ang iyong pagsusuri, maaari kang magsimulang gumawa ng mga pagpapabuti kaagad.

Muling Sukatin ang Proseso ng iyong Panayam sa Paglabas

Ang ilan sa mga pagbabago na iyong ginawa ay magbibigay ng isang kapansin-pansing pagpapabuti sa mga rate ng paglahok nang napakabilis. Ang iba ay nangangailangan ng mas maraming oras upang epektibong lumaganap sa kultura ng kumpanya.

Muling sukatin ang iyong mga rate ng paglahok sa tatlong buwan, anim na buwan, siyam na buwan at labindalawang buwan. Sa pamamagitan ng labindalawang marka ng buwan, dapat mong asahan na makita ang isang dramatikong pagpapabuti sa iyong mga rate ng pakikilahok sa pakikipanayam sa exit. Nangangahulugan ito na magkakaroon ka ng mas maraming data na maaaring magamit upang limitahan ang paglilipat ng tungkulin at dagdagan ang pagpapanatili ng empleyado.

Konklusyon

Maaari mong dagdagan ang halaga ng iyong mga panayam sa exit nang malaki sa pamamagitan ng pagtaas ng bilang ng mga natapos na empleyado na lumahok sa proseso ng interbyu sa exit. Sa pagrepaso at pagpapabuti ng nilalaman at istraktura ng panayam sa exit, kasama ang iyong sariling mga panloob na proseso, maaari kang maghatid ng malaking pagtaas sa iyong mga rate ng paglahok.

Panghuli, isaalang-alang ang posibilidad na ang isang tunay na interbyu sa isang kawani ng kawani ng kawani ng HR ay hindi lamang mapapabuti ang iyong mga rate ng paglahok ngunit nagbibigay ng mas mahusay na impormasyon. Hindi mo mababawasan ang halaga ng follow-up na pagtatanong.

--------------------------------------------

Si Beth Carvin ay ang CEO ng Nobscot Corporation na may background sa negosyo, entrepreneurship, human resources, recruiting, sales at business development.