Paano Mo Matagumpay na Pamahalaan ang isang Proyekto?

Binabati kita! Nagtalaga ka lang ng isang mahalagang bagong proyekto. Maliwanag, ang iyong boss ay nag-aalok ng pagkakataong ito bilang isang kumpiyansa ng iyong kakayahan. At habang ikaw ay nasasabik, ito ang iyong unang pagkakataon na responsable para sa isang pangkalahatang proyekto at ito ay isang bit nakakatakot

Ang isang bilang ng mga tanong na tumatakbo sa pamamagitan ng iyong isip:

• Paano ako makapagsimula?
• Ano ang mga hakbang na kinakailangan upang ilipat ang proyekto mula sa pagsisimula sa pagsasara?
• Paano ako magtatayo ng isang mataas na pagganap ng koponan ng proyekto?
• Sino ang humihingi ng tulong sa prosesong ito? Mayroon bang executive sponsor?

Ang mga tip na ito ay nakatuon sa pagtulong sa sinumang bago na humantong sa isang proyekto, komite, o inisyatiba ng koponan para sa isang aktibidad na natatangi sa organisasyon. Kung nag-organisa ka ng piyesta opisyal o nangunguna sa mga bagong hakbangin sa pag-unlad ng produkto, ang mga tool at proseso ng pamamahala ng proyekto ay umiiral upang gawing mas mataas ang iyong posibilidad ng tagumpay.

5 Mga yugto ng Proseso ng Proyekto:

1. Pagtanggap sa bagong kasapi: kicking off ang proyekto.
2. Pagpaplano: pagpaplano ng lahat ng gawain ng proyekto.
3. Pagpapatupad: talagang gumaganap ng trabaho.
4. Pamamahala at pagkontrol: lahat ng gawain na ginagawa mo sa panahon ng proyekto upang subaybayan ang progreso.
5. Pagsasara: pagkumpleto at paghahatid ng proyekto at pagtigil sa koponan.

Ang mga hakbang na ito ay magkatulad para sa bawat proyekto.

13 Pangunahing Mga Hakbang para sa Novice ng Proyekto:

1. Tukuyin ang Saklaw:Ang una, at pinakamahalagang hakbang sa anumang proyekto ay tumutukoy sa saklaw ng proyekto. Ano ang dapat mong gawin o lumikha? Ano ang layunin ng proyekto? Ang parehong mahalaga ay pagtukoy kung ano ang hindi kasama sa saklaw ng iyong proyekto. Kung hindi ka makakakuha ng sapat na kahulugan mula sa iyong amo, linawin ang iyong saklaw at ipadala ito pabalik sa itaas para sa kumpirmasyon. Habang ang mga halimbawa ay bahagyang off ang paksa ng negosyo, maaari naming lahat nauugnay sa isang pagtanggap ng kasal. Sa pagpaplano ng isang kasal na pagtanggap, maaari kang magkaroon ng iyong saklaw: maghanda ng isang pagtanggap ng kasal para sa 100 mga bisita na kumpleto sa hapunan, bukas na bar, kasal cake at live na banda para sa sayawan sa isang tiyak na petsa sa isang gastos na hindi hihigit sa $ 20,000.

1. Tukuyin ang Magagamit na Mga Mapagkukunan:Anong mga tao, kagamitan, at pera ang magagamit mo upang makamit ang mga layunin ng proyekto? Bilang isang tagapamahala ng proyekto, kadalasan ay hindi ka magkakaroon ng direktang kontrol sa mga mapagkukunan na ito ngunit kailangang pamahalaan ang mga ito sa pamamagitan ng pamamahala ng matris.
2. Unawain ang Timeline:Kailan kailangang makumpleto ang proyekto? Habang pinapaunlad mo ang iyong plano sa proyekto maaari kang magkaroon ng ilang kakayahang umangkop sa kung paano mo ginagamit ang oras sa panahon ng proyekto, ngunit ang mga deadline ay karaniwang naayos, tulad ng sa kaso ng kasal na pagtanggap. Kung magpasya kang gumamit ng mga oras ng obertaym upang matugunan ang iskedyul, dapat mong timbangin ito laban sa mga limitasyon ng iyong badyet.

1. Magtipon ng Koponan ng Iyong Proyekto:Kunin ang mga tao sa iyong koponan magkasama at magsimula ng isang dialog. Ang mga ito ay mga teknikal na eksperto. Iyan kung bakit inatasan sila ng kanilang functional supervisor sa proyekto. Ang iyong trabaho ay upang pamahalaan ang koponan.
2. Detalye ng Trabaho, Bahagi 1:Ano ang mga pangunahing piraso o sangkap na dapat gawin upang makumpleto ang proyekto? Halimbawa, nangangailangan ng pagtanggap ng kasal sa isang mataas na antas: isang reception hall, pagkain, inumin, cake, bisita, at entertainment. Siyempre, ang bawat isa sa mga mas malaking bagay ay maaaring masira sa maraming karagdagang mga item. Iyon ang susunod na hakbang.

1. Detalye ng Trabaho, Bahagi 2: Sa aming halimbawa sa pagtanggap ng kasal sa itaas, malamang na magkaroon ka ng isang koponan o tao na namamahala ng iba't ibang bahagi. Makipagtulungan sa mga miyembro ng iyong koponan upang i-spell ang mga detalye na kailangan upang makamit ang bawat pangunahing item. Dapat na maunawaan ng taong pinangangasiwaan ng pagkain ang mga opsyon, ang mga limitasyon sa gastos, at gumawa ng mga seleksyon na sumusuporta sa pagkamit ng saklaw. Ilista ang mas maliit na mga hakbang sa bawat isa sa mga mas malaking hakbang. Gaano karaming mga antas ng malalim na pumunta ka sa higit pa at mas detalyadong mga hakbang ay depende sa laki at kumplikado ng iyong proyekto.

1. Bumuo ng Preliminary Plan:Ipunin ang lahat ng iyong mga hakbang sa isang plano. Ang isang mahusay na paraan upang gawin ito ay ang paggamit ng table na pangunahan na nagpapakilala sa kung anong mga bagay ang dapat na mauna sa iba pang mga item. Ang pormal na proyektong pamamahala ng proyektong tinatawag na pagbubuo ng tinatawag na diagram ng network at pagkilala sa kritikal na landas. Habang ito ay maaaring lampas sa iyong mga pangangailangan o antas ng kaalaman, ang pangunahing isyu ay ang pagkakasunod-sunod ng mga gawain sa tamang pagkakasunud-sunod at pagkatapos ay maglaan ng mga mapagkukunan sa mga aktibidad. Ang mga tanong na itanong ay: Ano ang unang mangyayari? Ano ang susunod na hakbang? Aling mga hakbang ang maaaring magpatuloy sa parehong oras sa iba't ibang mga mapagkukunan? Sino ang gagawa ng bawat hakbang? Gaano ito katagal? Maraming mga mahusay na pakete ng software na magagamit na maaaring mag-automate ng maraming detalye na ito para sa iyo. Tanungin ang iba sa katulad na posisyon kung ano ang ginagamit nila.

1. Lumikha ng Iyong Baseline Plan:Kumuha ng feedback sa iyong paunang plano mula sa iyong koponan at mula sa anumang iba pang mga stakeholder. Ayusin ang iyong mga hanay ng oras at mga iskedyul ng trabaho upang magkasya ang proyekto sa magagamit na oras. Gumawa ng anumang mga kinakailangang pagsasaayos sa paunang plano upang makabuo ng isang baseline plan.
2. Humiling ng Mga Adjustment ng Proyekto:May halos hindi sapat na oras, pera, o talento na nakatalaga sa isang proyekto.Ang iyong trabaho ay upang makagawa ng higit pa sa limitadong mga mapagkukunan kaysa sa inaasahan ng mga tao. Gayunpaman, may mga madalas na limitasyon na inilagay sa isang proyekto na hindi makatotohanan. Kailangan mong gawin ang iyong kaso at ipakita ito sa iyong boss at hilingin na ang mga hindi makatotohanang mga limitasyon ay mabago. Hilingin ang mga pagbabago sa simula ng proyekto. Huwag maghintay hanggang sa problema na humingi ng mga pagbabago na kailangan mo. Gayunpaman, kung ang iyong proyekto ay nagsasangkot ng isang kasal, huwag asahan na maging matagumpay na humihingi ng maraming makabuluhang pagbabago!

1. Gawin ang Iyong Plano, ngunit Huwag Namatay para sa Ito:Ang paggawa ng plano ay mahalaga, ngunit ang plano ay maaaring mabago. Mayroon kang plano para sa pagmamaneho upang gumana tuwing umaga. Kung ang isang intersection ay hinarangan ng isang aksidente, binago mo ang iyong plano at pumunta sa ibang paraan. Gawin din ito sa iyong mga plano sa proyekto. Baguhin ang mga ito kung kinakailangan, ngunit palaging panatilihin ang saklaw at mga mapagkukunan sa isip.
2. Subaybayan ang Pag-unlad ng Iyong Koponan:Magagawa mong maliit na pag-unlad sa simula ng proyekto, ngunit simulang pagkatapos ay subaybayan kung ano ang ginagawa ng lahat. Iyan ay magiging mas madali upang mahuli ang mga isyu bago sila maging problema.
3. Dokumento Lahat:Panatilihin ang mga tala. Sa tuwing babaguhin mo ang iyong baseline plan, isulat kung ano ang pagbabago at kung bakit ito kinakailangan. Sa bawat oras na ang isang bagong kinakailangan ay idinagdag sa proyekto sumulat kung saan ang pangangailangan ay nagmula at kung paano ang timeline o badyet ay nababagay dahil sa ito. Hindi mo matandaan ang lahat, kaya isulat ang mga ito upang magawa mong tingnan ang mga ito sa pagsusuri sa katapusan ng proyekto at matuto mula sa kanila.
4. Panatilihin ang Lahat ng May Kaalamang:Panatilihin ang lahat ng mga stakeholder ng proyekto tungkol sa progreso sa lahat ng kasama. Ipaalam sa kanila ang iyong tagumpay habang nakumpleto mo ang bawat milestone, ngunit ipaalam din sa kanila ang mga problema sa lalong madaling panahon. Gayundin, ipaalam sa iyong pangkat ang kaalaman. Kung isinasaalang-alang ang mga pagbabago, sabihin sa koponan tungkol sa mga ito nang mas maaga hangga't maaari. Tiyaking alam ng lahat sa pangkat kung ano ang ginagawa ng iba.

Ang Bottom Line

Hindi mo kailangang maging isang pormal na tagapamahala ng proyekto upang humantong sa isang inisyatibong proyekto. Gayunpaman, dapat mong ilapat ang mga tool at lohika ng pamamahala ng proyekto sa gawain ng paglilinaw ng iyong mga layunin, pagtukoy sa trabaho, pagtatayo ng isang pangkat, at pagpapatupad at pagsubaybay sa gawain. Pinakamahusay na tagumpay!