Pamamahala ng Mga Pagbabago sa Mga Proyekto sa Trabaho

Ang mga tagapamahala ng proyekto ay gumugugol ng maraming oras sa paggawa ng mga plano at pagtatag ng mga layunin ng pangkat. Ang mga sponsors, stakeholders, at mga koponan ay gumagastos ng maraming oras sa paggawa ng mga pagbabago sa saklaw ng trabaho at proseso ng rollout. Ang pagkakaroon ng isang malinaw, madaling proseso ng pamamahala ng pagbabago sa lugar at isang panatag na mata sa mas malaking larawan, kahit na ang ilan sa mga paglilipat ng mga detalye, napupunta sa isang mahabang paraan patungo sa pagpapanatiling paglipat ng proyektong ito at nagpapahintulot sa iyo na panatilihin ang iyong cool.

Tanggapin na ang Pagbabago ang mangyayari

Ang mga pagbabago ay nangyayari sa halos lahat ng punto ng lifecycle ng pamamahala ng proyekto. Kinikilala na ang mga pagbabago ay hindi maiiwasan - sa katunayan, kadalasang kapaki-pakinabang - ang mga bahagi ng proseso ay nagpapahintulot sa mga pinakamahusay na tagapamahala ng proyekto na magpatibay ng mas maliksi na pamamaraan sa pagpaplano at pagpapatupad. Ang pagkakaroon ng mga estratehiya sa lugar upang epektibong makitungo sa mga pagbabago tulad ng nangyari ito ay ang pinakamabilis na paraan upang mapanatili ang mata ng lahat sa premyo, kahit na sa harap ng kung ano ang maaaring mukhang kung minsan palaging shift sa direksyon.

Ang isang tinukoy, nakabalangkas na proseso ng pamamahala ng pagbabago ay ang iyong playbook ng pagpapatupad; ang iyong diskarte 'bibliya'. Ito ay tutukuyin, para sa iyo, kung paano pinakamahusay na tumugon bilang isang lider sa mga mungkahi - kahit na mga pangangailangan - para sa pagbabago sa loob ng proseso ng pag-unlad. Makakatulong ito sa iyo na mag-navigate, maganda at may kasiguruhan, kung minsan ay mga palatutol na pakikipagtulungan sa mga nakamit na layunin ng lahat ng partido.

Ang Proseso ng Pamamahala ng Pagbabago

Mukhang ganito ang proseso ng pamamahala ng pagbabago:

• Tumanggap ng kahilingan / demand para sa pagbabago sa proseso sa proyekto
• Tayahin ang kahilingan / demand ng pagbabago na may pagtuon sa badyet sa proyekto tungkol sa:
• mga materyales
• anumang may-katuturang mga kinakailangan sa permit
• mga oras ng tao
• oras na nawala / nagkamit
• Maghanda at ipakita sa mga shareholder ng proyekto / makipag-ugnayan sa iyong mga rekomendasyon para sa kung paano magpatuloy kaugnay sa mga kahilingan (s)
• Tumanggap ng pag-apruba ng shareholder na pag-apruba o declination upang magpatuloy

Tingnan natin ang bawat isa sa mga hakbang na iyon:

Tumanggap ng Kahilingan / Demand para sa Pagbabago sa Proseso sa Proyekto

Makakatanggap ka ng isang kahilingan upang baguhin ang proyekto sa daan-daang iba't ibang paraan: sa isang pulong, sa pamamagitan ng email, sa telepono, sa koridor habang nagmamadali ka sa opisina sa gabi.Sa isip, makakakuha ka ng impormasyon sa isang form ng kahilingan sa pagbabago, ngunit dapat mong malaman na sa totoong buhay maraming mahahalagang stakeholder ang nag-iisip na ang pagkumpleto ng ganitong uri ng gawaing papel ay ang trabaho ng proyektong manager - at sa iyong kumpanya, maaaring ito.

Ang template ng kahilingan ng pagbabago ng proyekto (higit pa sa na sa isang minuto) ay dapat tumpak at maikli ang pagkuha ng lahat ng mga detalye ng kahilingan, subalit impormal na dumating sila sa iyo. Kapag nararamdaman mo na ang lahat ng mga detalye ay tumpak na naitala, patakbuhin ang form na nakalipas na ang initiator para sa pagpapatunay na ang lahat ng mga puntos ay ganap na natugunan.

Tandaan na ang mga pagbabago ay maaaring tungkol sa pagkuha ng trabaho. Huwag palaging isipin na ang mga pagbabago ay may kaugnayan sa paglalagay ng trabaho sa. Ang proseso ay pareho hindi alintana kung ikaw ay nagdaragdag o nagpapababa ng saklaw ng proyekto.

Magdala ng Pagbabago sa Pagsusuri

Tingnan ang detalye ng pagbabago sa detalye. I-assess mo ang epekto sa:

• Iskedyul
• Dokumentasyon
• Tapos na ang trabaho hanggang sa petsa at trabaho pa rin gawin
• Badyet
• Mga panukalang kalidad
• Saklaw
• Kakayahang makuha ang availability

Halimbawa, ang isang pagbabago ng software ay maaaring tinantya sa 5 araw. Ito ay hindi lamang magdagdag ng 5 araw sa iskedyul dahil ito ay itulak ang isa pang gawain at ilipat iyon sa isang tagal ng panahon kung saan ang pangunahing mapagkukunan ay nasa isang holiday. Ang gawain ding iyon ay kailangang ilipat, kaya ang pangkalahatang pagbabago na ito ay magdaragdag ng 8 araw sa iskedyul. Ito ay nagkakahalaga ng $ 5k upang gawin, at ang dagdag na 8 na araw ay tinutulak kami sa isa pang buwan sa kontrata ng tagapagtustos, kaya may mga gastusin din upang isaalang-alang din doon. Ang kalidad ay mananatiling pareho ngunit mga pagbabago sa saklaw upang isama ang bagong pagbabago.

Ang lahat ng mga may-katuturang dokumentasyon ay kailangang ma-update kabilang ang plano ng proyekto at mga manual sa pagsasanay, na nagsimula na.

Kaya sa malaking larawan, ang isang simpleng 5-araw na pagbabago ay may mga epekto ng dagundong. Mahalagang isaalang-alang ang lahat ng mga nauugnay na kadahilanan bago gumawa ng isang desisyon sa pagpapatupad, dahil ang pagkakaroon ng buong larawan ay maaaring magbago ng kinalabasan.

Maghanda at Magandang Rekomendasyon

Gamit ang isang pang-unawa sa buong epekto ng hiniling na pagbabago o pagbabago, ipakita ang iyong mga rekomendasyon patungkol sa posibilidad na mabuhay ng shift.

Sa ilang mga kaso, ang mga pagbabago ay hindi maipatutupad dahil ang masamang benepisyo ay mas mababa kaysa sa gastos. Sa ibang mga kaso, maaaring makinabang ang sapat na benepisyo upang mabawi ang gastos ng paggawa ng karagdagang trabaho. Ang iba pang mga kaso, pa rin, ay magpapatunay na ang mga pagbabago ay hindi maiiwasan at lampas sa iyong kontrol, anuman ang negatibong epekto, na nagreresulta mula sa mga isyu sa regulasyon o pagsunod, o panloob na mga isyu tulad ng restructuring ng organisasyon.

Ang desisyon

Para sa maliliit na pagbabago na nasa loob ng iyong limitasyon sa pahintulot, ang desisyon kung tatanggapin o tanggihan ang mga pagbabago ay nakasalalay sa iyo (na may tamang input mula sa koponan). Anumang mas malaki ang dapat na maaprubahan ng sponsor ng proyekto o proyektong board. Ang mga tuntunin para sa kung ano ang nabibilang sa ilalim kung saan ang kategorya ay karaniwang binabanggit nang malinaw sa simula ng anumang proyekto.

Anuman ang kinalabasan, mahalagang itago ang lahat ng kasangkot sa prosesong ipinakita. Ang pag-alis ng mga miyembro ng koponan sa anumang punto sa pag-unlad ay maaaring gastos sa integridad ng buong proyekto, at anumang mga pakikipagtulungan sa hinaharap.

Baguhin ang Mga Tool sa Pamamahala

Ang isang bilang ng mga tool sa pamamahala ng pagbabago ay binuo upang gawing mas madali at mas pinahusay ang prosesong ito. Ang sentro ng bawat kagamitan sa pamamahala ng pagbabago ay dapat na:

• Isang listahan ng checklist o proseso ng paglalakad ng mga nagmamay-ari ng mga stakeholder sa pamamagitan ng mga tamang hakbang upang makapagtaas ng pagbabago sa saklaw ng proyekto
• Isang form ng kahilingan sa pagbabago ng template (Tandaan: Kung gumagana ang iyong mga proyekto sa online mula sa isang automated na daloy ng trabaho, magandang ideya na maisama ang form na ito sa iyong listahan ng docs)

Pagbuo ng Form ng Kahilingan sa Pagpapalit ng Proyekto

Dapat na kasama sa form ng kahilingan ng pagbabago ng proyekto ang:

• Ang pangalan ng taong humihiling ng pagbabago (ang 'humiling').
• Ang isang natatanging tagatukoy, tulad ng isang numero ng pagbabago (maaari mong idagdag ito sa iyong sarili sa ibang pagkakataon dahil malamang na ang alinman sa mga tao na nagtataas ng kahilingan at ang paggamit ng form ay malalaman kung ano ang papasok dito).
• Isang paglalarawan ng ipinanukalang pagbabago, na may mas maraming detalye hangga't maaari.
• Ang kategorya ng pagbabago. Sa isip, ang mga kahilingan ay dapat na pumili mula sa isang prepopulated seksyon na ito kaya sila lamang upang lagyan ng tsek ang kahon. Ito ay isang magandang lugar upang tandaan kung ang isang kahilingan ng pagbabago ay may kaugnayan sa regulasyon o panloob na pagsunod - kung ito ay (tunay na), maaari mong lampasan ang maraming mga hakbang sa pagpaplano at pagtatasa at makapagsimula ka lamang dito.
• Ang 'bakit' ng pagbabago. Ano ang katwiran para sa pagpapatupad nito? Bakit hinihiling ito ng humiling?
• Potensyal na epekto ng ipinanukalang pagbabago sa iba't ibang elemento ng proyekto, kabilang ang oras, gastos, kalidad, saklaw. Ang requestor ay maaaring hindi magkaroon ng lahat ng mga detalye upang maaaring mangailangan ng iyong tulong sa pagpuno sa mga patlang na ito sa pamamagitan ng hakbang sa pagtatasa ng pagbabago. Ang pinakamaliit na hinahanap mo sa puntong ito ay para sa paglilinaw kung maaari itong taasan, bawasan o baguhin ang mga umiiral nang parameter ng proyekto.

Baguhin ang mga form ng kahilingan ay dapat na bilugan na may espasyo para sa mga detalye para sa iyo upang punan ang bilang pagbabago ay karagdagang tinalakay. Ang isang template ay dapat ding isama ang espasyo para sa:

• Baguhin ang desisyon: Tanggapin, Tanggihan o Manumbalik
• Pangalan ng taong gumagawa ng desisyon (o grupo) kasama ang petsa na ginawa ang desisyon at anumang karagdagang mga komento.

Mga Pagbabago at Pamamahala ng Saklaw ng Proyekto

Ang pangangasiwa ng saklaw ng proyekto ay ang proseso na nag-filter at pinipino ang mga pagkakaiba sa pagitan ng kung ano ang kinakailangan upang maisagawa ang isang proyekto ng matagumpay at kung ano ang hindi. Kapag natanggap ang mga kahilingan sa pagbabago ng proyekto, kinakailangang isaalang-alang kung paano maaaring makaapekto ang mga pagbabagong iyon sa pangkalahatang proyekto. Ang proseso ng pamamahala ng iyong pagbabago ay tumutulong sa iyo na pinuhin, at itakda sa loob ng konteksto, kung bakit ang isang pagbabago ay o hindi praktikal o kinakailangan.

Isang Gabay sa Pamamahala ng Proyekto ng Katawan ng Kaalaman (PMBOK Guide) - Ang pamamahala ng pagbabago ng proyekto ng coverage ng Fifth Edition ay nagkakahalaga ng pagbanggit dahil hindi ito madaling maunawaan. Ang "PMBOK Guide" Kasama ang mahusay na mga alituntunin ng starter sa anyo ng isang proseso na tinatawag na 'Control Scope' sa seksyon ng Pamamahala ng Scope ng Proyekto. Gayunpaman, ang proseso ng pamamahala ng pagbabago sa mga proyekto ay kailangang hawakan sa isang mas pinagsama-samang paraan, at ito ay makikita sa teksto. Ang mga gumagamit ng "PMBOK Guide" ay dapat ding sumangguni sa proseso ng Magsagawa ng Integrated Change Control habang tinatakda nito nang malinaw kung paano magkasama ang mga link sa mas malaking landscape.

Para sa mga layunin ng pagiging isang PMP, mahalaga na maunawaan kung paano ang "Gabay sa PMBOK" ay sumasaklaw sa pamamahala ng pagbabago dahil ito ay isang bahagi ng iyong pagsusuri. Ngunit tandaan na ang proseso ng pamamahala ng pagbabago na tunay mong gagamitin sa mga proyekto ay kailangang isinama, madaling sundin at praktikal.

Nangunguna sa Iyong Koponan sa pamamagitan ng Proseso ng Pagbabago

Ang koponan ng proyekto ay kritikal sa tagumpay ng anumang proyekto, kaya nakatutulong ito na aktibo silang nakatuon sa pamamahala ng mga pagbabago sa proseso.

Narito ang 5 mga paraan na matutulungan mo ang iyong koponan na madaling makilala ang proseso ng pamamahala ng pagbabago ng proyekto:

1. Maging bukas tungkol sa mga pagbabago. Hayaang malaman ng iyong koponan na ang pagbabago sa mga proyekto ay inaasahan.

2. Maging bukas tungkol sa proseso. Ang proseso ng pamamahala ng pagbabago na tinalakay dito ay hindi natural sa lahat. Karamihan sa mga miyembro ng koponan ay hindi alam kung ano ang inaasahan sa kanila hanggang sa maabisuhan sila. Mag-set up ng isang briefing upang pumunta sa pamamagitan ng proseso sa kanila, at ipaalam sa bawat isa kung ano ang kanyang papel sa pagpapatupad nito.

3. Gawing madali. Ang pagbabago ng proyekto ay kadalasan, sa pinakamainam, kinokontrol na kaguluhan. Ang mga hakbang na iyong dadalhin upang matagumpay na mag-navigate ito ay tukuyin ang iyong kakayahan bilang isang tagapamahala ng proyekto. Ang iyong koponan ay maaaring makahanap ng mga pagbabago na nakapanghihilakbot - lalo na ang mga malalaking o mga nagbabalik na mga desisyon na naisip na maayos at ang mga hadlang ay itinuturing na matagal na naalis. Ang iskedyul ay mali, ang badyet ay maaaring naiiba, ang mga kinakailangan ay tiyak na naiiba.

Tumitingin ang iyong koponan sa iyo para sa patnubay at pagpapapanatag. Gawin ang proseso bilang madaling hangga't maaari para sa kanila.

4. Maging naroon upang tumulong. Ang isang bagong paraan ng paggawa ay nangangailangan ng oras upang matagumpay na maisama. Kung dati kang pinamamahalaang pagbabago ng proyekto sa isang impormal na paraan (o hindi sa lahat) pagkatapos ay magbago sa isang pormal na proseso ay maaaring tumagal ng ilang sandali upang maging "ang paraan ng ginagawa namin ang mga bagay sa paligid dito". Hayaang malaman ng koponan na naroroon ka upang tulungan sila kung kailangan nila na magpatakbo ng isang bagay na nakaraan mo.

5. Huwag matakot na sabihin hindi. Hindi lahat ng mga pagbabago ay makatwirang panukala. Ipaalam ng iyong koponan na kung matindi ang pakiramdam nila tungkol sa isang pagbabago na hindi ang tamang bagay para sa proyekto sa oras na ito na ikaw ay tatayo sa pamamagitan ng mga ito sa pag-uusap na may kahilingan ng pagbabago.

Ang pagkabigong pamahalaan ang pagbabago ay epektibo sa chief sa mga paraan ng isang proyekto ay maaaring ganap na derailed, kaya watch out. Gamit ang tamang impormasyon at proseso, ang mga pagbabago sa proyekto ay maaaring makitungo sa isang kontrolado, matalinong at kapaki-pakinabang na paraan para sa lahat ng kasangkot.