Paano Maging Kalihim ng Pagsusumbong

Ang mga kalihim ng litigasyon ay nagbibigay ng suporta sa mga abugado ng litigasyon at mga paralegal sa mga kasong isinampa sa mga korte ng lokal, estado, at pederal at mga hukumang administratibo.

Ang mga secretary ng litigasyon ay nagtatrabaho sa mga kumpanya ng batas sa lahat ng sukat. Ang ilang mga sekretarya ay nagbibigay ng panandaliang suporta sa pangangasiwa. Gayunpaman, ang mga kalihim sa maraming mga kumpanya ay gumaganap ng isang hybrid na papel, na gumagana bilang parehong kalihim at litigasyon paralegal.

Nasa ibaba ang ilan sa mga pinakakaraniwang pag-andar ng isang sekretarya ng litigasyon sa buong lifecycle ng paglilitis. Iba-iba ang mga tungkulin ng sekretarya depende sa kompanya, ang uri ng pagsasagawa ng paglilitis, at ang laki ng kawani.

Pagsusuri ng Kaso

Sa mga plaintiff firms, ang unang hakbang ng isang kaso ay screening ang kaso para sa merito. Ang isang potensyal na kliyente ay may dahilan? Mayroon bang anumang mga salungatan? Ang sekretarya ay maaaring makatulong sa paghahanda ng mga form ng pagsusulit ng kaso at magtakda ng mga paunang pagpupulong sa pagitan ng abugado at ang potensyal na kliyente. Sa ilang mga kaso, ang sekretarya ay makukumpleto ang isang unang pag-screen sa pamamagitan ng pagtatanong sa mga potensyal na katanungan ng kliyente sa pamamagitan ng telepono. Kung ang kliyente ay naka-sign, ang kalihim ay mag-set up ng isang bagong case file, at ipasa ang kontrata sa pagpapanatili at iba pang mga dokumento sa client.

Pagsisiyasat

Sa maraming mga kaso, ang mga partido ay nagsasagawa ng pagsisiyasat bago isampa ang isang kaso. Ang pagsisiyasat na ito ay maaaring may kinalaman sa paghahanap at pag-interbyu sa mga testigo, pag-usisa sa site ng aksidente at pagkolekta ng dokumentaryo at iba pang ebidensya. Ang sekretarya ng paglilitis ay maaaring makatulong sa proseso sa pamamagitan ng pag-iiskedyul ng mga pulong at mga kumperensya ng telepono sa ngalan ng abugado, paglikha ng mga listahan ng saksi, ebidensya sa pag-oorganisa, at iba pang mga dokumento at paglikha ng maaasahang sistema ng paghaharap para sa parehong papel at elektronikong mga dokumento.

Mga Pabor

Kung ang isang kaso ay isinampa, ang kalihim ay maghahanda ng mga pleadings sa isang word processing program. Ang mga pleadings ay maaaring magsama ng isang patawag, reklamo, affidavit, mga kahilingan para sa admission, at motions. Ang litigasyon ng kalihim ay madalas na lumikha ng mga nagsasawang binders na nag-organisa at nag-index ng lahat ng pleadings para sa isang partikular na kaso. Ang sekretarya ay maaaring mag-file ng mga dokumentong ito sa hukuman, alinman sa personal o elektroniko, bagaman ang gawaing ito ay madalas na ginagawa ng isang paralegal o mensahero ng hukuman.

Discovery

Ang Discovery ay ang pinakamahabang bahagi ng proseso ng paglilitis. Sa panahon ng pagtuklas, ang sekretarya ng paglilitis ay maaaring magsagawa ng lahat o ilan sa mga sumusunod na gawain:

• Paghahanda ng mga dokumento ng pagtuklas sa isang sistema ng pagpoproseso ng salita, kabilang ang mga interrogatories at mga kahilingan para sa produksyon
• Pag-type, pagpapadala, at pagsubaybay sa mga subpoena
• Ang pag-iiskedyul ng mga deposito na may maramihang mga partido, kabilang ang abugado, kliyente, laban sa payo at mga reporters ng hukuman
• Pag-iiskedyul ng mga independiyenteng medikal na eksaminasyon at iba pang mga appointment na kinakailangan ng Mga Panuntunan ng Pamamaraang Sibil
• Paglikha ng mga binder ng pagtuklas; pag-index at pag-file ng mga dokumento ng pagtuklas
• Pag-organisa at pag-file ng mga dokumento ng kaso
• Pagsusuri sa pag-iiskedyul ng site

• Naghahanap at pakikipag-usap sa mga eksperto; aayos at pag-file ng mga ulat sa dalubhasa

Pre-Trial

Sa sandaling nakatakda ang isang petsa ng pagsubok, tinutulungan ng sekretarya ang legal na koponan na maghanda para sa pagsubok. Ang papel ng sekretarya ay maaaring kabilang ang:

• Pag-type at pag-format ng mga pre-trial na dokumento kabilang ang mga galaw, salawal, subpoenas, at mga listahan ng saksi
• Pagtitipon at pag-oorganisa ng mga eksibisyon
• Paglikha, pag-oorganisa at / o pag-index ng mga binders ng pagsubok
• Pagtulong upang maisaayos ang mga pagsubok sa mock
• Pagsubaybay ng mga deadline at pagpapadala ng mga paalala sa legal na koponan
• Cite-checking at proofreading briefs at legal documents
• Ang pagtiyak na ang mga dokumento ay maayos na naka-format sa pagsunod sa mga tuntunin ng korte
• Coordinating witnesses

Pagsubok

Ang kalihim ng litigasyon ay gumaganap ng mahalagang papel sa suporta sa panahon ng pagsubok. Ang kanyang mga tungkulin ay maaaring kabilang ang:

• Paghahanda, pag-type at pag-format ng mga dokumento sa pagsubok
• Pag-ugnay sa paghahanda ng mga tsart, mga graph, at iba pang visual na korte
• Pag-iskedyul ng mga courier, reporters ng hukuman, at mga ekspertong saksi
• Pag-organisa, pag-file, at pamamahala ng mga dokumento, mga exhibit, at mga tagatala ng pagsubok
• Coordinating travel arrangements para sa mga abogado, testigo, kliyente, at iba pa

Iba pang mga Administrative Tasks

Para sa mga nagtatrabaho sa panig ng pagtatanggol, ang sekretarya ng paglilitis ay papasok sa mga oras ng abogado at paralegals na ginugol sa bawat kaso sa oras at sistema ng pagsingil ng kumpanya. Siya ay magpapadala rin ng mga pana-panahong mga invoice sa client at mag-follow up sa mga late payment. Ang iba pang mga pangkalahatang gawain na ginagawa ng sekretarya ng paglilitis ay kinabibilangan ng:

• Paggawa ng impormasyon sa pamamagitan ng pag-transcribe, pag-format, pag-input, pagkuha, pagkopya, at pagpapadala ng teksto, data, at graphics
• Mga deadline ng pagsubaybay ng kaso
• Katumbas ng mga kliyente, saksi, at salungat na payo
• Sumasagot sa telepono
• Paglikha ng mga spreadsheet upang masubaybayan ang mga gastos, nagpapakita, at iba pang impormasyon
• Pag-transcribe ng pagdidikta
• Pagpapanatili ng mga sistema ng docket
• Pag-uugnay ng mga liham, mga ulat, at mga legal na dokumento
• Pagsasaayos ng mga kumperensya ng kliyente at mga pulong ng abogado
• Paghahanda ng mga ulat ng gastos
• Pagpapanatili ng kalendaryo ng abugado sa pamamagitan ng pagpaplano at pag-iiskedyul ng mga kumperensya, mga teleconferences, depositions, at paglalakbay

• Pag-order ng mga supply

Edukasyon sa Sekretarya ng Litigation

Maraming mga kalihim ng paglilitis na kumpletuhin ang isang programang sertipiko o nag-uugnay sa degree sa isang trade school o kolehiyo sa komunidad. Gayunpaman, ang mga sekretarya na may apat na taong kolehiyo ay may pinakamaraming pagkakataon sa pag-unlad sa loob ng isang law firm. Ang pagsasanay sa litigasyon ay madalas na nangyayari sa trabaho. Ang mga nakaranas ng mga kalihim ng litigasyon ay madalas na lumipat sa iba pang mga tungkulin sa kompanya, kabilang ang mga paralegal at mga posisyon sa pamamahala ng opisina.

Mga Kasanayan sa Sekretarya at Kaalaman sa Litigation

Ang mga secretary ng litigasyon ay dapat magkaroon ng iba't ibang interpersonal, teknolohiya at mga kasanayan sa opisina pati na rin ang legal at procedural na kaalaman. Kabilang sa kinakailangang mga kasanayan at kaalaman ang:

• Kasanayan sa word processing, spreadsheet, presentasyon at oras at billing software; pagkikilala sa suite ng Microsoft Office
• Kasanayan sa transcription equipment
• Napakahusay na nakasulat at pandiwang kasanayan
• Kaalaman ng mga dokumentong litigasyon ng hukuman, estado at pederal na hukuman at mga pamamaraan sa paghaharap
• Kasanayan sa mga database ng mga dokumento tulad ng Ringtail, Summation, at Concordance
• E-filing experience
• Kaalaman ng mga pamamaraan sa opisina at legal na terminolohiya
• Mga malakas na kasanayan sa pagta-type
• Solid na mga kasanayan sa organisasyon at mga kasanayan sa multi-tasking
• Kakayahang makipag-ugnayan nang propesyonal sa lahat ng antas ng tauhan