Mga Hakbang na Ipasadya ang Iyong Komunikasyon para sa bawat Madla

Kung umaasa kang makipag-usap sa mga tao sa isang paraan na nagbabahagi ng impormasyon, at lalo na, nagbabago ang pag-uugali at may malubhang epekto, kailangan mong malaman ang iyong madla. Ito ay isang pangunahing alituntunin ng mahusay na komunikasyon. Ang pag-unawa sa pananaw ng mga tao na iyong pinag-uusapan ay tumutulong sa iyo na maging isang mas mahusay na tagapagtanghal at propesyonal sa Human Resources.

Alamin ang iyong madla. Alamin kung ano ang iniisip nila. Alamin kung ano ang nais nilang marinig. At sa pamamagitan ng pag-alam sa kanila, at pagtutuon ng pansin ang iyong mensahe, maaari mong ipakita sa kanila na ikaw ay isang mapagkukunan. Nakikipag-ugnayan ka sa iyong madla at may mas malaking epekto.

Ang problema? Ang kaalaman sa iyong tagapakinig ay tumatagal ng oras, at laging mas madaling gawin ang isang utak ng dump ng lahat ng mga bagay na alam mo o gusto mong sabihin sa iyong madla tungkol sa isang paksa. Mahalaga ang pag-iisip tungkol sa nais ng madla o kailangang marinig.

Maraming mga propesyonal sa HR ang nahuli sa pagbibigay sa kanilang mga madla ng lahat ng bagay na dapat nilang malaman o gawin tungkol sa isang presentasyon ng isyu. Alam mo na nahulog ka sa bitag na ito kapag nakita mo ang iyong sarili na naglalagay ng mga bullet point sa mga slide sa halip ng pag-iisip tungkol sa:

• kung ano talaga ang pagmamalasakit ng madla,
• kung ano ang iyong pinakamahalagang punto, at
• kung paano i-map ang mga ito sa isang malinaw na kuwento na lumilikha ng isang nakakaengganyo na pahayag.

Ang pangalawang bitag na maraming mga propesyonal sa HR ay bumabalik sa pag-uulit na parehong araw ng pagtatanghal sa araw-araw sa iba't ibang mga madla. Ang problema ay ang pag-aalaga ng iba't ibang mga madla at tumugon sa iba't ibang bagay-kaya kung gusto mong maging makatawag pansin, kailangan mong i-customize ang iyong mensahe tuwing nagsasalita ka.

Ito ay kung paano upang matiyak na i-customize mo ang iyong mensahe, i-cut sa pamamagitan ng ingay, at panatilihin ang iyong madla ay nakikibahagi sa kung ano ang iyong sinasabi sa kanila-hindi mahalaga kung sino o kung nasaan sila. Ang mga limang susi na paalala ay titiyakin na ang iyong mga salita ay makamit ang epekto na nararapat sa kanila-kapag nanalo ka ng buong pansin ng iyong madla at pakikipag-ugnayan.

Alamin kung Ano ang Nagmamalasakit sa Iyong Madla

Ang iyong madla ay hindi nagmamalasakit sa iyong sinasabi hanggang ipinakita mo na nagmamalasakit ka sa kanila. Habang pinaplano mo ang iyong presentasyon, tanungin kung ano ang mga hamon at pangangailangan ng iyong inaasahang madla? Ano ang tatlo hanggang apat na pangunahing tanong o mga isyu sa kanilang mga isipan tungkol sa iyong paksa?

Kung hindi mo alam, magtanong ng ilang mga tao na dumalo sa iyong presentasyon, tanungin ang tagapamahala ng kagawaran, o, kung walang impormasyon ay magagamit, gawin ang iyong pinakamahusay na hulaan.

Pagkatapos ay simulan ang iyong presentasyon sa pamamagitan ng pagpapaalala sa iyong tagapakinig ng kanilang mga natukoy na alalahanin. Sabihin, "Alam ko na marami sa inyo ang nagtataka tungkol sa mga opsyon sa aming mga benepisyo, o" Akala ko na ang tatlong bagay na ito ay ang gusto ninyong makuha mula sa workshop na ito."

Kapag unang pinag-uusapan mo ang tungkol sa iyong tagapakinig at ang kanilang mga problema at pangangailangan na iyong matutugunan sa iyong pahayag, ipinakita mo na mahalaga sa iyo ang mga ito. Iyon ay ginagawang gusto ng mga tao na makinig.

Map Out Your Main Points para sa Iyong Madla

Karamihan sa mga presentasyon ng HR ay parang isang dump ng impormasyon, hindi isang malinaw na kuwento na may isang hanay ng mga pangunahing punto. Karaniwang alam ng mga propesyonal sa HR ang higit pa kaysa sa gusto o kailangan ng ibang tao tungkol sa anumang kinakailangang paksa.

Ang mga may-akda na Chip at Dan Heath, sa kanilang aklat na "Made to Stick" ay tinawag itong "ang sumpa ng kaalaman." Kailan ang huling oras na nadama mo ang isang pagtatanghal ay masyadong maikli o masyadong maliit ang impormasyon? Marahil bihira kung kailanman.

Ang mga taong lumalabas bilang tagapagtanghal, ang mga narinig at may impluwensya, ay nagsimula sa pamamagitan ng pagkilala sa problema ng tagapakinig na tinutulungan nila upang malutas. Pagkatapos, habang inihahanda nila ang kanilang presentasyon, pinaghiwalay nila ang dapat malaman mula sa magandang malaman.

Dalhin ang kalahati ng anumang oras ng paghahanda na kailangan mong ituon sa puso ng iyong presentasyon at kung ano ang kailangang malaman ng iyong madla na makakatulong sa kanila. Ang pinakamahusay na paraan upang masira ang "sumpa ng kaalaman" ay mag-focus sa kung ano ang pinakamahalaga sa iyo at sa madla.

I-mapa ang iyong presentasyon sa isang whiteboard o piraso ng papel, o gumamit ng isang hanay ng mga malagkit na tala. Ano ang pagkakasunud-sunod ng mga puntos na pinakamainam? Mayroon bang pagkakasunud-sunod sa mga punto na magiging higit na kahulugan para sa iyong madla? Paano nakaugnay ang iyong mga punto sa bawat isa? Gawing malinaw ang mga ito. Kung hindi nila, sabihin sa mga tao, "Narito ang isang ganap na naiiba, ngunit mahalaga, paksa."

Sabihin sa Mga Kuwento at Mga Halimbawa ng Paggamit Ang Iyong Madla ay Makakahanap ng Relatable

Bukod sa pagsisikap na magpakita ng napakaraming mga bagay-bagay nang sabay-sabay, ang lahat ng masyadong madalas na mga pagtatanghal sa HR ay mahirap unawain at walang kaugnayan sa pang-araw-araw na buhay at gawain ng madla. Ano ang mangyayari pagkatapos ay ang mga tao tune out, umupo sa pamamagitan ng talk, ipalagay na ito ay hindi tungkol sa mga ito, at walang aksyon. Ginagawa nito ang pag-aaksaya ng kanilang oras at iyo.

Upang maugnay sa kanila, upang tulungan silang gumawa ng pagkilos, kailangan ng mga tao ang mga ideya na pinag-aralan sa mga kuwento at mga halimbawa. Ang mga utak ng tao ay naka-wired upang magkaugnay sa mga kuwento at matandaan ang mga ito. Kaya, takpan ang mas kaunting mga puntos-mas mahusay-na may maraming mga halimbawa. At, hangga't maaari, gawin ang mga halimbawa mula sa kanilang kagawaran at ang kanilang pang-araw-araw na karanasan sa trabaho.

Sabihin sa mga kuwento tungkol sa kung paano gamitin ang ideya na iyong ibinabahagi. Kung paano ito lutasin ang isang problema sa kompensasyon, kung paano magbigay ng feedback, kung paano mag-sign up para sa iyong plano sa paningin, o kung paano naiiba ang bagong samahan mula sa matanda, sabihin sa mga kuwento. Gawin ang tulay na malinaw sa pagitan ng iyong paksa at ang kanilang mga buhay at interes.

Ipakita, Huwag Sabihin ang Iyong Madla

Ang isang larawan ay nagkakahalaga ng isang libong mga salita sa maraming mga pagkakataon. Ang mga video ay nagiging pamantayan para sa epektibong komunikasyon. Sa araw na ito ng naa-access na mga tool sa video, ang mga nagpapakita na gumagamit ng labis na teksto ay kadalasang gumagamit ng mga dahilan. Sinasabi nila, "Ngunit kailangang makipag-usap ako ng napaka tiyak na impormasyon." O, "Ang aking tagapakinig ay mas mahusay na makapag-digest sa komplikadong ideya kung isusulat ko ito." Hindi, hindi mo, at hindi, hindi nila gagawin.

Maliban kung ang iyong layunin ay upang manganak, palayasin, at ipahid ang iyong tagapakinig, at walang impluwensya sa isang pinakamasama na sitwasyon ng kaso, gupitin ang teksto. Ipadala ito sa isang follow-up na email, o ibahagi ito sa isang Google doc. Ang mga visual na iyong ginagamit ay kailangan upang suportahan ang mga kuwento, hindi maging ang iyong script. Sa sandaling mayroon ka ng iyong malinaw na hanay ng mga pangunahing punto at isang mahusay na daloy na suportado ng mga kuwento at mga halimbawa, pagkatapos lamang dapat mong ilunsad ang tool sa pagtatanghal.

Kung hindi man, napupunta ka sa iyong mga slide na naghahain ng double duty bilang iyong mga tala ng speaker. Sa kasong iyon, dapat mo lamang i-email ang pagtatanghal sa halip na pag-aaksaya ng oras ng iyong madla.

I-customize at I-improvise sa pamamagitan ng Pag-alam sa Iyong Madla

Sa sandaling nakagawa ka ng isang mahusay na pagtatanghal na biswal na sumusuporta sa iyong pangunahing mensahe, mayroon kang kalayaan upang maiangkop ito sa bawat madla na iyong pinaglilingkuran. Maaari mong gawin ang iyong punto at pagkatapos ay magtanong ng malakas, "Kaya bakit dapat mong pag-aalaga ang tungkol dito?" At iangkop ang iyong sagot sa madla na nasa harap mo. Kung ano ang pag-aalaga ng mga miyembro ng iyong koponan sa pagmemerkado ay maaaring iba sa mga pangangailangan ng iyong mga tauhan ng pag-unlad.

Sa mga taon ng pagbibigay ng pagsasanay at paggawa ng mga presentasyon para sa mga lider sa dose-dosenang mga organisasyon tulad ng Apple, Oracle, SAP, at T-Mobile, ang kapangyarihan ng isang simpleng hanay ng mga mensahe ay lumiwanag. Kapag ang mga mensahe ay suportado ng mga simpleng larawan at inihatid ng isang nakatutok na nagtatanghal na maaaring gumawa ng mga malinaw na punto at ikabit ang mga ito sa pang-araw-araw na buhay ng kanilang madla, ang komunikasyon ay naganap. At, hindi ba ang punto ng paggawa ng presentasyon?

----------------------------------------

Si Tobey Fitch ay isang Managing Partner sa Fitch Associates. Dati siyang nag-ambag sa mga publication kabilang ang Entrepreneur.