Executive Assistant Job Description: Salary, Skills, & More

Ang mga executive assistant ay kapareho ng mga assistant ng administrasyon o mga sekretarya dahil sinusuportahan nila ang lahat ng trabaho ng ibang tao-kadalasan ay isang ehekutibo-sa paghawak o pangangasiwa sa mga tungkulin sa opisina. Ang kaibahan ay ang isang executive assistant ay partikular na isang senior office staff member na nakatalaga sa isang nangungunang executive. Ito ay nagsasangkot ng pangangasiwa at pagsasanay sa iba pang mga kawani ng tanggapan, pati na rin sa mga gawain na maaaring magkaroon ng isang dramatikong epekto sa tagumpay ng isang kumpanya.

Executive Assistant Tungkulin at Pananagutan

Ang pangkalahatang trabaho ay nangangailangan ng kakayahang gawin ang sumusunod na gawain:

• Accounting / bookkeeping
• Pamamahala ng kalendaryo
• Mga relasyon ng kliyente
• Idisenyo at mapanatili ang isang sistema ng paghaharap
• Ayusin ang mga pulong
• Panatilihin ang mga tala
• Ayusin ang mga plano sa paglalakbay
• Pag-type
• Pagpaplano ng kaganapan
• Maghanda ng mga ulat
• Mga ulat sa pagpoproseso ng gastos
• Kumuha ng mga minuto ng pagpupulong

Kabilang sa mga katulong na executive assistant ang parehong mga tungkulin na ginagawa ng mga katulong na administratibo: paggawa at pagtanggap ng mga tawag sa telepono; pagpapadala ng mga memo, email, at mga titik sa ngalan ng ehekutibo; pagtanggap ng mga bisita; paghawak ng pag-iiskedyul; at iba pa. Gumaganap din sila bilang mga tagapangasiwa, gumagawa ng mga desisyon tungkol sa kung sino ang makakakuha ng access sa ehekutibo at kung anong impormasyon ang natatanggap ng ehekutibo.

Madalas silang nagsasaliksik at naghahanda ng mga ulat na nakakaimpluwensya sa patakaran ng kumpanya. Ang mga responsibilidad na ito ay nangangahulugan na ang mga executive assistant ay dapat na lubusang maunawaan ang trabaho ng kanilang tagapag-empleyo. Bilang resulta, ang mga manggagawang ito ay maaari ding kumilos bilang isang pag-uugnayan sa pagitan ng ehekutibo at ng iba pang mga kawani ng klerikal.

Executive Assistant Salary

Ang mga executive assistant ay nakakuha ng median taunang suweldo na $ 59,340 sa 2018, na naglalagay sa kanila sa labas lamang ng pinakamataas na 10% ng mga kumikita sa lahat ng mga sekretarya at administratibong katulong:

• Taunang Taunang Salary: $ 38,880 ($ 18.69 / oras)
• Nangungunang 10% Taunang Salary: $ 64,230 ($ 30.88 / oras)
• Taunang 10% Taunang Salary: $ 24,690 ($ 11.87 / oras)

Pinagmulan: U.S. Bureau of Labor Statistics, 2018

Edukasyon, Pagsasanay, at Sertipikasyon

Mayroong ilang mga pang-edukasyon na kinakailangan sa pagsisimula bilang isang sekretarya, ngunit ang pagkamit ng isang posisyon bilang isang executive assistant ay karaniwang dumating lamang pagkatapos ng ilang taon ng karanasan.

• Edukasyon: Ang isang mataas na paaralan diploma ay sapat na para sa karamihan sa mga entry sa antas ng trabaho, ngunit ang mga may associate's o bachelor's degree sa mga negosyo na may kaugnayan sa mga patlang ay mas marketable.
• Certification: Walang kinakailangang sertipikadong maging isang executive assistant, ngunit mayroong mga sertipikasyon na magagamit sa pamamagitan ng online na kurso para sa karamihan ng mga program ng software na nangangailangan ng kasanayan. Ang mga naturang certifications ay maaaring gumawa ng isang kandidato sa trabaho na mas nakakaakit.
• Pagsasanay: Ang karanasan at pinagkakatiwalaan ay nakakuha sa pamamagitan ng paggawa ng trabaho, ang mga executive assistant sa pangkalahatan ay napatunayan ang kanilang mga sarili sa isang pinalawig na tagal ng panahon.

Executive Assistant Skills & Competencies

Ang pag-type, pag-file, at iba pang mga kasanayan sa klerikal ay mahalaga, ngunit ang mga pinakamahusay na executive assistant ay kadalasang may malakas na personalidad na ipinakita sa pamamagitan ng ilang mga kapaki-pakinabang na soft skills:

• Kakayahan sa pakikipag-usap: Ang mga executive assistant ay kadalasang nagsisilbi bilang isang bantay-pinto, na nagpapasiya kung aling mga mensahe at kung aling mga bisita o tumatawag ang kailangang direktang pumunta sa kanilang tagapag-empleyo at kung saan kailangang i-redirect o pangasiwaan sa ibang paraan. Ito ay nagsasangkot ng kakayahang mabilis na makakuha ng impormasyon mula sa mga mahihirap na oras mula sa kanilang amo.
• Pamamahala ng oras: Ang sinuman na namamahala sa oras ng ibang tao, tulad ng mga executive assistant ay kadalasang ginagawa para sa kanilang mga bosses, kailangan ding maging mahusay sa pamamahala ng kanilang sariling oras.
• Mapagkakatiwalaan: Ang mga executive assistant ay kadalasang may access sa sensitibong impormasyon, at ang mga executive sila ay nagtatrabaho para sa pangangailangan upang lubos na pinagkakatiwalaan ang mga ito upang sila ay maging mas mahusay hangga't maaari sa kanilang mga trabaho.

• Multitasking: Ang mga executive assistant ay regular na naghawak ng higit sa isang gawain sa isang pagkakataon habang pinapanatili ang mga tab sa mga iskedyul ng kanilang mga bosses at pinapanatili ang mga ito sa track.

Job Outlook

Ang mga oportunidad sa trabaho para sa mga ehekutibong sekretarya at mga katulong na administratibo ay inaasahan na tanggihan ng tungkol sa 17% para sa dekada na nagtatapos sa 2026, ayon sa U.S. Bureau of Labor Statistics. Mas masahol pa ito kaysa sa 7% na pag-unlad na inaasahan para sa lahat ng trabaho at makabuluhang mas masahol kaysa sa 5% pagtanggi na inaasahan para sa lahat ng mga kalihim at katulong.

Ang pagtanggi ay maiuugnay sa pagtaas sa bilang ng mga tagapamahala sa isang organisasyon na nagbabahagi ng isang katulong. Ito ay mas posible dahil ang mga mobile at iba pang mga electronic na komunikasyon ay ginawa ito upang ang mga executive ay mas malamang na hawakan ang kanilang sariling mga sulat at pag-iiskedyul.

Kapaligiran sa Trabaho

Karaniwang nagtatrabaho ang mga executive assistant sa isang setting ng opisina at nakikipag-ugnayan sa mga bisita, tumatawag, at iba pang mga executive maliban sa kanilang sariling mga bosses. Ang trabaho ay maaaring mabilis at hinihingi, at ang tungkulin ng tagapangasiwa kung minsan ay nangangailangan ng mga executive assistant na magsabi ng hindi sa mga taong ayaw tumanggap ng sagot.

Iskedyul ng Trabaho

Ang mga oras ay kadalasang sinusunod ang mga tipikal na mga tipikal na gawain sa trabaho sa linggo. Gayunpaman, ang mga executive na nagtatrabaho huli minsan inaasahan ang kanilang mga executive assistants din na magagamit pagkatapos ng oras.

Paano Kumuha ng Trabaho

APPLY

Ilapat nang direkta sa mga kumpanya o suriin ang mga bakanteng lugar sa mga site tulad ng Katunayan, Halimaw, at Glassdoor.

MGA REFERENCES

Maging handa sa mga taong maaaring magpatotoo sa iyong mapagkakatiwalaan at pagiging maaasahan-mahalagang mga katangian para sa isang katulong.

Paghahambing ng Mga Katulad na Trabaho

Ang mga taong interesado sa pagtatrabaho bilang isang executive assistant ay maaari ring isaalang-alang ang isa sa mga sumusunod na mga landas sa karera, na nakalista sa median na taunang suweldo:

• Accounting clerk: $40,240
• Reporter ng hukuman: $57,150
• Financial clerk: $39,570

Pinagmulan: U.S. Bureau of Labor Statistics, 2018