Administrative Assistant Job Description: Salary, Skills, & More

Ang mga katulong na administratibo, kabilang ang mga kalihim, ay ang katigasan ng tungkulin ng pag-andar ng opisina. Nag-type at naghanda ng mga dokumento, nag-iskedyul ng mga appointment, at nagpapanatili ng mga file. Sumasagot sila ng mga telepono at direktang tawag at tumulong sa mga pulong ng kawani. Sa ilang mga tanggapan, maaari nilang mahawakan ang mga pangunahing gawain sa pag-book ng tungkulin, at maaari silang tumanggap ng pagbabayad mula sa mga kliyente at mga customer.

Humigit-kumulang 4 milyong mga katulong na administratibo at sekretarya ang nagtatrabaho sa U.S. sa 2016.

Mga Katulong at Pananagutan ng Mga Katulong na Administrador

Ang mga responsibilidad ng mga administratibong katulong ay maaaring mag-iba depende sa uri ng katungkulan kung saan sila nagtatrabaho, ngunit ang ilang karaniwang mga tungkulin ay kinabibilangan ng:

• Gumawa ng mga dokumento.
• Magtipon ng mga slide presentation
• Gumawa ng mga spreadsheet.
• Pamahalaan ang mga database.
• Lumikha at / o mapanatili ang mga website.
• Kumilos bilang tagapangasiwa ng opisina, nagpaplano ng mga kaganapan sa kawani tulad ng mga dinastiyang parangal at mga kaganapan sa fundraising, pag-iiskedyul ng mga pulong ng kliyente, at pag-aayos ng mga iskedyul para sa mga katrabaho.

Administrative Assistant Salary

Ang suweldo ay maaaring depende sa likas na katangian ng negosyo kung saan ang isang katulong na pang-administrasyon ay nagtatrabaho, pati na rin ang saklaw ng mga tungkulin. Tinatanggap ng mga nagsisilbing tagapangasiwa ang pinakamataas na sahod.

• Median taunang kita: $ 38,880 ($ 18.69 / oras)
• Nangungunang 10% taunang kita: Mahigit sa $ 64,230 ($ 30.88 / oras)
• Ibaba na 10% taunang kita: Mas mababa sa $ 24,690 ($ 11.87 / oras)

Edukasyon, Pagsasanay at Pagpapatunay

Ang trabaho na ito ay hindi nangangailangan ng anumang partikular na advanced na edukasyon, ngunit maaaring makatulong ito.

• Edukasyon: Kakailanganin mo ng diploma sa mataas na paaralan o katumbas, at makakakuha ka ng isang gilid sa larangan sa pamamagitan ng pag-enroll sa isang programa ng associate degree o pagdalo sa isang programa ng pagsasanay sa sekretarya pagkatapos ng mataas na paaralan. Ang mga sekretarya ngayon ay nagtataglay ng mga bachelor's degree o kumikita ng mga sertipikasyon na nakatuon sa espesyalidad tulad ng Pinagkakatiwalaang Kalihim ng Sekretarya o ng Certified Medical Administrative Assistant sa isang lumalagong bilang ng mga sektor. Ang mga executive assistant at secretary ay dapat magkaroon ng ilang mga kredito sa kolehiyo sa isang minimum, kung hindi degree ng bachelor.

• Pagsasanay: Isaalang-alang ang pagsisimula sa isang pansamantalang ahensiya sa pagtatrabaho. Ang mga ito kung minsan ay nag-aalok ng pagsasanay sa mga bagong rekrut. Kung hindi, kung mayroon kang ilang mga pangunahing kasanayan sa kalihim, maaaring ipagkaloob ang pagsasanay sa trabaho habang natututo ka sa mga lubid ng isang partikular na negosyo o larangan.

Mga Kasanayan sa Pangangasiwa at Kakayahang Pang-administratibo

Kakailanganin mo ng ilang mahahalagang katangian upang magtagumpay sa pagiging isang assistant na pang-administrasyon.

• Mga kasanayan sa computer at software: Dapat kang maging komportable sa paggamit ng Microsoft Office, email, at sa internet. Maaaring kailangan mong maging pamilyar sa QuickBooks o iba pang mga programa ng accounting software kung nagtatrabaho ka para sa isang maliit na negosyo.
• Multitasking kasanayan: Ito ay lalong mahalaga kung kumilos ka rin bilang tagapamahala. Dapat kang mag-juggle ng ilang mga pangangailangan nang sabay-sabay.
• Mga kasanayan sa pandiwang at nakasulat na komunikasyon: Mahalaga ang mga ito. Dapat kang magkaroon ng isang matatag na utos ng wikang Ingles at magkaroon ng mahusay na mga kasanayan sa pag-proofread.

• Mga kasanayan sa interpersonal: Magtatrabaho ka sa iba, kabilang ang mga kliyente at iba pang mga tauhan ng opisina. Ang magagandang kaugalian at isang tahimik na kilos ay maaaring maging napakahalaga.
• Mga kasanayan sa organisasyon: Dapat kang maging nakatuon sa detalye at nakaayos, na makahanap ng isang dokumento o pagpapabalik ng protocol sa abiso ng isang sandali.
• Mga kasanayan sa paggawa ng desisyon: Madalas mong makita ang iyong sarili sa paghawak ng ilang mga gawain halos sabay-sabay, lalo na sa mga abalang opisina, kaya dapat mong ma-prioritize at gumawa ng mga desisyon na may epektibong oras. Maaaring naisin ng isang kliyente ang isang appointment, ngunit mayroon ba siyang emerhensiya o maaaring maghintay ng ilang araw?

Job Outlook

Sa kasamaang palad, ang posisyon na ito ay walang nakapagpapatibay na pananaw sa trabaho. Ang proyektong Bureau ng Vital ng U.S. ay magsisimulang magamit sa maraming tungkulin ng mga administratibong katulong mula 2016 hanggang 2026, na nagreresulta sa isang 5% na pagtanggi sa paglago ng trabaho.

Kapaligiran sa Trabaho

Ang posisyon na ito ay kinakailangan sa halos bawat industriya. Maaari mong mahanap ang iyong sarili na nagtatrabaho sa isang medikal na opisina, isang tanggapan ng batas, isang tanggapan ng pamahalaan, o para sa isang maliit, kontratista sa kapitbahayan. Sa anumang kaso, malamang na makikita mo ang iyong sarili sa isang setting ng opisina.

Ang mga virtual assistant ay nagiging higit na nangangailangan, kaya posible na maaari kang magtrabaho mula sa bahay.

Iskedyul ng Trabaho

Ito ay halos walang palagian na isang full-time na trabaho sa panahon ng normal na oras ng negosyo, ngunit ang likas na katangian ng negosyo ay maaaring humingi ng ilang trabaho sa katapusan ng linggo, tulad ng kung ikaw ay nagtatrabaho sa isang medikal na klinika. Bukod pa rito, maaaring makita ng mga nasa legal na propesyon na inaasahang ilalagay sila nang mahabang oras bago ang mga pagsubok at deadline.

Paano Kumuha ng Trabaho

GET GLOWING RECOMMENDATIONS

Ang mga tagapag-empleyo na nagtatrabaho ng isang sekretarya o isang assistant na pang-administratibo ay naghahanap ng isang indibidwal na maaari silang magtrabaho nang may komportable, na magkakaloob ng mabuti sa ibang kawani, at kung sino ang mapagkakatiwalaan ng kumpidensyal na impormasyon. Ang malakas na mga titik ng rekomendasyon ay maaaring magpakita ng mga katangiang ito.

GAMITIN ANG IYONG MGA NETWORK

Mag-tap sa iyong mga network upang makakuha ng mga lead sa openings ng trabaho. Abutin ang mga kontak sa Facebook at LinkedIn, mga kaibigan sa pamilya, mga kapitbahay, at mga dating employer. Ipaalam sa kanila na mapapahalagahan mo ang mga pagpapakilala sa sinuman na maaaring hiring.

TRACK DOWN OPENINGS

Gumawa ng isang paghahanap sa Google para sa mga bakanteng trabaho na may mga keyword tulad ng assistant ng administrasyon, katulong sa marketing, katulong sa editoryal, kalihim ng medikal, legal na sekretarya, at katulong sa opisina upang makabuo ng mga listahan ng trabaho. Maraming mga trabaho sa pangangasiwa ay ipa-advertise sa seksyon ng trabaho sa website para sa iyong lokal na pahayagan o Chamber of Commerce.

Paghahambing ng Mga Katulad na Trabaho

Ang ilang mga katulad na trabaho at ang kanilang panggitna taunang pay ay kinabibilangan ng:

• Tagapagbalita ng Korte: $57,150
• Klerk ng Impormasyon: $34,520
• Medikal na Transcriptionist: $34,770