Personnel File Pangkalahatang-ideya at Halimbawang Patakaran ng File

Ang isang tauhan ng file ay isang naka-save na dokumentasyon ng employer ng kasaysayan at kalagayan ng buong relasyon sa pagtatrabaho sa isang indibidwal na empleyado. Ang employer ay nagpapanatili ng dokumentong ito sa trabaho sa isang tauhan ng file para sa tatlong dahilan.

• Nais ng employer na magkaroon ng tumpak na impormasyon at organisadong impormasyon kapag kailangan mo ng access sa impormasyon para sa anumang kadahilanan. Ang mga pagbabago sa mga kontak sa emergency, mga address ng empleyado, pagsubaybay sa mga pagsusuri sa pagganap, mga sulat sa pagdidisiplina, pagkilala sa empleyado, at mga materyales sa pag-aaplay sa trabaho ay mga halimbawa ng mga uri ng impormasyon na gusto ng employer na ma-access nang mabilis.
• Ang employer ay kailangang panatilihin ang dokumentasyon tungkol sa mga isyu ng mga tauhan tulad ng pagpili ng empleyado, pagganap, kasaysayan ng trabaho, rationale ng kabayaran, at panloob na mga application sa pag-promote, upang pangalanan lamang ang ilan.

  Ang isang claim ng EEOC, isang kaso o kahit na ang pangangailangan upang bigyang-katwiran ang kakulangan ng isang pagtaas o pagsulong sa isang empleyado ay nangangailangan na ang nagtatrabaho ay nakolekta at pinanatili ang ganitong uri ng dokumentong empleyado.

• Ang ilang mga rekord ng empleyado ay hinihingi ng mga pederal o mga pamahalaan ng estado para panatilihin ang mga tagapag-empleyo. Ang pagsasaayos ng impormasyon ng empleyado sa isang tauhan ng file ay makatwiran para sa pag-access at legal na pagsunod at pagiging handa.

Uri ng Mga Tauhan ng Tauhan

Ang isang nagpapatrabaho sa pangkalahatan ay nagpapanatili ng ilang mga uri ng mga tauhan ng mga file, para sa paggamit ng negosyo, para sa pagiging kompidensiyal ng empleyado, para sa medikal na privacy, at para sa legal na pagsunod. Hindi ko alam ang anumang batas na nagsasabing kung gaano karaming mga file ang kinakailangan ng employer na itago.

Gayunpaman, maraming mga batas, at may mga pinakamahusay na kasanayan sa mga tauhan para sa pagiging kompidensyal ng empleyado, na namamahala sa nilalaman ng mga tauhan ng file at may access sa impormasyong iyon. Ito ang mga tauhan ng mga file na pinanatili ng karamihan sa mga tagapag-empleyo sa US. (Maaaring magkaiba ang mga batas at gawi sa buong mundo.)

• Tauhan ng Tao: Ito ang pangunahing file ng empleyado na naglalaman ng kasaysayan ng relasyon sa pagtatrabaho.
• Payroll File: Gusto mong mapanatili ang isang hiwalay na file para sa lahat ng mga isyu sa payroll tungkol sa suweldo at mga benepisyo.
• File ng Medikal na Empleyado: Ang pederal na Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 (HIPAA) ay nangangailangan ng mga employer na protektahan ang mga rekord ng medikal na empleyado bilang kompidensyal.
• I-9 Mga Form ng Empleyado: Kailangan mong magpanatili ng isang hiwalay na file para sa lahat ng empleyado (hindi bawat empleyado) I-9 na mga form dahil hindi mo gusto ang mga empleyado ng gobyerno, na pinahintulutan na suriin ang mga form na ito sa ilalim ng iba't ibang mga pangyayari, na nakatingin sa iyong pangunahing, kumpidensyal na mga tauhan ng empleyado ng mga file.

Access ng Empleyado sa mga Tauhan ng Tauhan

Ang mga empleyado ay pinahihintulutan ng pag-access sa kanilang mga file ng tauhan ng empleyado sa ilalim ng gabay at pangangasiwa ng kawani ng Human Resources. Ang mga file ng tauhan ng empleyado ay itinuturing na pag-aari ng employer na may pananagutan na mapanatili at pangalagaan sila.

Patakaran sa File ng Sample ng Tauhan

Ang sumusunod ay isang sample na tauhan ng file na tauhan para gamitin sa iyong kumpanya. Tinatalakay nito ang iba't ibang mga file na inirerekomenda at dapat magkaroon ng access sa bawat file.

Sample Policy

Ang Kumpanya ay nagpapanatili ng tatlong mga file ng empleyado para sa bawat empleyado.

A tauhan ng file ay pinananatili para sa bawat empleyado ng (Ang Iyong Pangalan ng Kompanya). Ang mga tauhan ng mga file na ito ay naglalaman ng mga kumpidensyal na dokumento at pinamamahalaan at pinananatili ng kawani ng Human Resources.

Ang access sa file na ito ay limitado sa kawani ng HR at ipinapalagay na ang manager ng bawat empleyado ay nagpapanatili ng kanyang sariling file na may mga dokumento na may kaugnayan sa pagganap ng trabaho ng empleyado.

Kasama sa karaniwang mga dokumento sa isang tauhan ng file ang application sa pagtatrabaho, isang form sa pakikipag-ugnayan ng emerhensiya ng pamilya, dokumentadong kasaysayan ng pagkilos ng pagdidisiplina, isang resume, handbook ng empleyado at sa employer ay mag-sign off sheet, kasalukuyang personal na impormasyon, at mga sanggunian sa trabaho.

Hindi lahat ng mga tauhan ng file ay naglalaman ng parehong mga dokumento ngunit ang bawat tauhan ng file ay may ilang mga dokumento na pareho.

Mga file ng payroll ay pinananatili rin; Ang mga file ng payroll ay naglalaman ng isang kasaysayan ng mga trabaho ng empleyado, mga kagawaran, mga pagbabago sa kabayaran, at iba pa. Ang access sa payroll file ay limitado sa naaangkop na accounting at kawani ng HR.

Isang empleyado medikal na file ay pinananatili rin. Ang mga nilalaman ng medikal na file ay hindi magagamit sa sinuman maliban sa mga natukoy na staff ng Human Resources at ang empleyado na ang mga rekord ay mananatili sa file. Sa Pangalan ng Iyong Kompanya), tinatanggap ng mga medikal na file ang pinakamataas na antas ng ligtas na imbakan at pagiging kompidensiyal.

Maaaring tingnan ng isang empleyado ang kanyang tauhan ng file sa pamamagitan ng pagkontak sa taong kawani ng Human Resources sa panahon ng normal na oras ng negosyo. Walang empleyado ang maaaring magbago o mag-alis ng anumang dokumento mula sa kanyang tauhan ng file na dapat makita sa pagkakaroon ng kawani ng HR.

Kilala rin bilangmga file ng empleyado, mga rekord ng empleyado, mga human resources file, dokumentasyon

Disclaimer - Mangyaring Tandaan:

Ginagawa ng Susan Heathfield ang lahat ng pagsisikap upang mag-alok ng tumpak, pangkaraniwang pakiramdam, etikal na pangangasiwa ng Human Resources, tagapag-empleyo, at payo sa lugar ng trabaho sa website na ito, at naka-link sa mula sa website na ito, ngunit siya ay hindi isang abugado, at ang nilalaman sa site, habang makapangyarihan, ay hindi garantisado para sa katumpakan at legalidad, at hindi dapat ipakahulugan bilang legal na payo.

Ang site ay may iba't-ibang madla sa mundo at mga batas at regulasyon sa trabaho ay iba-iba mula sa estado hanggang estado at bansa sa bansa, kaya ang site ay hindi maaaring maging tiyak sa lahat ng ito para sa iyong lugar ng trabaho. Kung may pag-aalinlangan, laging humingi ng legal na payo o tulong mula sa mga mapagkukunan ng gobyerno ng Estado, Pederal, o International, upang matiyak na wasto ang iyong legal na interpretasyon at mga pagpapasya. Ang impormasyon sa site na ito ay para sa gabay, ideya, at tulong lamang.