Paano Gumawa ng isang Epektibong Agenda sa Pagpupulong

Ang isang agenda ng pulong ay isang listahan ng mga bagay na inaasahan ng mga kalahok sa isang pulong. Ang agenda ay dapat ipamahagi nang maaga sa isang pagpupulong, pinakamaliit na 24 na oras nang maaga upang ang mga kalahok ay may pagkakataon na maghanda para sa pulong. Mas mabuti, kung maaari, ang adyenda ay dapat magamit nang ilang araw bago ang pulong.

Pagbubuo ng Agenda ng Pulong

Una, tukuyin kung kailangan ng ibang empleyado upang matulungan kang planuhin ang pulong. Pagkatapos, magpasya kung ano ang inaasahan mong matupad sa pamamagitan ng paghawak ng pulong, at magtatag ng mga layunin para sa iyong pagpupulong. Ang mga layuning iyong itinakda ay magtatatag ng balangkas para sa isang epektibong plano ng pagpupulong. Tiyakin na hindi ka pa nagplano ng higit sa makatwirang matamo sa loob ng takdang panahon ng iyong pagpupulong.

Tulad ng sinabi ni Stephen Covey sa "Ang 7 Mga Katangian ng Mga Lubhang Epektibong Tao," "Magsimula sa pagwawakas sa pag-iisip." Matutukoy ng iyong layunin sa pagpupulong ang pokus ng pagpupulong, ang agenda ng pagpupulong, at ang mga kalahok sa pulong.

Pagkatapos, isaalang-alang kung gaano karaming oras ang iyong inaasahan na kailangan para sa bawat item sa adyenda. Kung ang pagpupulong ay tatagal ng isang oras at mayroon kang limang mga item sa agenda, na nagbibigay sa iyo ng isang pangkalahatang ideya ng takdang panahon na nagtatrabaho ka. Hindi ito nangangahulugan na ang bawat item sa agenda ay dapat na tumpak na 12 minuto, ngunit ang limang pinagsama ay malinaw na hindi maaaring mas karaniwan kaysa sa oras na iyon.

Mga Desisyon na Gagawin

Matapos matukoy ang iyong pangkalahatang layunin, kailangan mo o ng iyong koponan na gumawa ng ilang mga desisyon. Bilang karagdagan sa layunin o layunin ng pulong, kasama rin sa iyong agenda:

• Isang petsa, oras, at lokasyon para sa pulong
• Kailangan ng mga kalahok sa pulong
• Mga item para sa talakayan
• Ang dami ng oras na inaasahan mo sa grupo ay kailangang talakayin ang bawat item
• Pre-trabaho para sa pulong. Kasama rito ang anumang pagbabasa, dokumentasyon, data, pulong ng mga minuto mula sa isang naunang pulong, o anumang iba pang paghahanda na gagawing matagumpay ang iyong totoong pulong. Dapat na naka-attach ang mga nauugnay na dokumento sa abiso ng pulong at agenda kapag ibinahagi mo ang mga ito upang mag-imbita ng mga kalahok.

Pagtukoy sa mga Kalahok

Sa sandaling nakapagpasya ka na ang isang pulong ay kinakailangan upang magawa ang iyong layunin, kailangan mong bumuo ng isang listahan ng mga kalahok. Hindi lahat ng empleyado ay maaaring o dapat na lumahok sa bawat pulong, ngunit ang pag-anyaya sa tamang mga kalahok ay mapapahusay ang posibilidad ng tagumpay. Tukuyin ang iyong mga kalahok sa pamamagitan ng pagtatanong sa iyong sarili ng ilang mga katanungan:

• Sino ang dapat magkaroon ng solusyon na bubuo ng pangkat?
• Sino ang nagmamay-ari ng proseso na tinatalakay ng pangkat?
• Sino ang kailangang malaman ang impormasyon na iyong ipinamahagi?
• Sino ang maaaring magbigay ng data at mga katotohanan upang gabayan ang paggawa ng desisyon?
• Sino ang may karanasan o kadalubhasaan upang ibahagi sa grupo?
• Sino ang dapat suportahan ang pagpapatupad ng anumang mga solusyon o mga gawain?
• Sino ang dapat magbigay ng pahintulot o mapagkukunan upang magawa ang resulta ng kinalabasan?
• Sino ang maaaring tutulan ang pagpapatupad ng anumang mga solusyon o direksyon?

Regular na Naka-iskedyul na Pulong

Hindi lahat ng mga pulong ay nangangailangan ng pasadyang binuo agenda. Karamihan sa mga empleyado ay regular na nakatakdang mga pulong para sa kanilang mga kagawaran o workgroup. Mayroon ka ring mga koponan at mga proyekto kung saan ka nakikilahok.

Ang isang patuloy na proyekto ay hindi maaaring mangailangan ng isang bagong binuo agenda para sa bawat pulong, ngunit ang iyong koponan ay mahusay na nagsilbi sa pamamagitan ng paggamit ng isang karaniwang diskarte sa iyong pulong.

Ang regular na naka-iskedyul na pulong ng empleyado ay nahahati sa tatlong mga segment na kung saan ang bawat isa ay may mga karaniwang item sa agenda:

1. Mga Informational Item: Isulat ang anumang mga item sa agenda na impormasyon para sa bawat pulong. Halimbawa, ina-update ng manager ang grupo sa mga kinalabasan ng pulong ng senior management.
2. Mga Item ng Pagkilos: Ilagay sa agenda ang anumang mga bagay na inaasahan mong nais na pag-aralan ng grupo sa bawat regular na nakaiskedyul na pulong. Halimbawa, ang pagganap sa badyet para sa tagal ng panahon at ang pagkakakilanlan ng pagtitipid sa gastos at patuloy na mga pagpapabuti ang plano ng grupo na makamit.
3. Pagpapasa ng Pagpasa: Ilagay sa agenda ang anumang mga item na nais ng grupo na magplano para sa o maghanda nang maaga. Halimbawa, ang mga panandaliang layunin para sa susunod na buwan o ang pangangailangan para sa katrabaho na tulong sa mga darating na takdang-aralin.

Kung susundin mo ang mga patnubay na ito kapag binubuo mo ang iyong agenda ng pagpupulong, pinahusay mo ang posibilidad na mas magiging produktibo ang iyong pagpupulong.

Ano ang Dapat Isama

Ang isang adyenda para sa isang regular na nakaiskedyul na pulong ay maaaring makatulong na makagawa ng mga resulta na hinahanap mo sa pamamagitan ng pagsama ng ilang mga pangunahing bagay:

• Warm-up at pagbati. Isaalang-alang ang isang maikling breaker ng yelo depende sa kung gaano kadalas nakakatugon ang grupo.
• Repasuhin ang layunin ng pagtatalo, adyenda, at inaasahang kinalabasan at produkto.
• Repasuhin, tama (kung kinakailangan), at aprubahan ang mga minuto ng naunang pagpupulong.
• Magbigay ng naaangkop na impormasyon ng departamento at kumpanya na kailangan ng koponan.
• Suriin ang pag-unlad sa mga item na aksyon, mga plano sa pagkilos, at mga pangako. Suriin ang pag-unlad ng grupo sa mga layunin.
• Talakayin at gumawa ng mga desisyon tungkol sa mga bagay sa adyenda para sa pulong na ito.
• Kilalanin ang mga susunod na hakbang.

• Kilalanin ang layunin, kinalabasan, at agenda para sa susunod na pagpupulong.
• Sa pagtatapos ng pulong, dapat na repasuhin ng tala mananakop ang mga pangako na ginawa ng mga tao sa panahon ng pulong.
• Kilalanin ang anumang tulong na kailangan mula sa mga taong hindi sa grupo at italaga ang mga kalahok upang makipag-ugnayan.
• Tukuyin kung sino ang nasa labas ng mga kalahok sa pulong na kailangang malaman kung ano at magpasya kung paano mo matupad ang komunikasyon.
• Ipamahagi ang mga minuto sa loob ng 24 na oras ng pulong o kaagad kung ang tala mananakop kinuha ito sa elektronikong paraan.