Ang mga Employee Records Employers Dapat Panatilihin

Gusto mong malaman kung ano ang mga rekord ng empleyado upang mapanatili bilang isang tagapag-empleyo? Ang employer ay nagpapanatili ng apat na mga file ng record ng empleyado para sa bawat empleyado. Bukod pa rito, ang employer ay nagpapanatili ng iba pang mga file ng rekord ng empleyado para sa lahat ng empleyado.

Mga Tauhan ng Mga Tao ng Mga Rekord ng Empleyado

Ang isang tauhan ng file ay pinananatili para sa bawat empleyado. Ang mga tauhan ng mga file na ito ay naglalaman ng mga kumpidensyal na dokumento at pinamamahalaan at pinananatili ng kawani ng Human Resources. Ang mga tauhan ng mga file ay ang mga pangunahing rekord ng empleyado na ginagamit ng employer, empleyado, at manager ng empleyado, sa ilang mga kumpanya.

Sa iba pa - at ito ang inirekumendang paraan - ang pag-access sa file ng tauhan ng empleyado ay pinaghihigpitan sa HR at sa empleyado sa ilalim ng pangangasiwa.

Kasama sa karaniwang mga dokumento sa isang tauhan ng file ang application ng trabaho, isang form sa pakikipag-ugnay sa emerhensiya ng pamilya, dokumentado ng kasaysayan ng pagkilos ng pagdidisiplina, isang resume, empleyado ng resibo ng empleyado ng empleyado, ang mag-sign up ng sheet ng employer, ang periodic appraisal, job evaluation, o performance plano sa pag-unlad, sertipiko ng pagsasanay at ebidensya sa pagdalo, at kasalukuyang personal na impormasyon sa pakikipag-ugnay tungkol sa bawat empleyado.

Hindi lahat ng mga tauhan ng file ay naglalaman ng parehong mga dokumento ngunit ang bawat tauhan ng file ay may ilang mga dokumento na pareho. Ang dokumentasyon ng pagganap ng isang empleyado ay hindi kasama sa file ng mga tauhan maliban kung ito ay pinahintulutan ang pagkilos ng pandisiplina, isang award, o ilang iba pang tanda ng natitirang tagumpay. Ang ganitong mga pang-araw-araw na tala sa pagganap ay kabilang sa file na pinanatili ng mga tagapangasiwa upang subaybayan ang pagganap, mga layunin, at mga kontribusyon ng kanilang mga empleyado.

Payroll Files of Employee Records

Ang mga payroll file ay nagpapanatili rin ng mga talaan ng empleyado. Ang mga file ng payroll ay naglalaman ng isang kasaysayan ng mga empleyado ng mga trabaho, mga kagawaran, mga pagbabago sa kabayaran, garnishment, pautang, at iba pang impormasyon na mahalaga sa pagbabayad ng isang empleyado at pagpapanatili ng isang kopya ng kasaysayan ng kompensasyon ng empleyado.

Ang file ng payroll ay naglalaman din ng kasaysayan ng mga pormularyo ng gobyerno tulad ng mga dokumento ng W-2, W-4, at social security withholding na napunan ng empleyado. Ang file ay naglalaman din ng impormasyon sa benepisyo ng empleyado at pahintulot na mag-withdraw ng mga pagbabayad mula sa paycheck ng empleyado.

Mga Medical File ng mga Records ng Empleyado

Ang isang file ng medikal na empleyado ay pinananatili rin ng employer. Ang mga rekord ng empleyado sa medikal na file ay hindi magagamit sa sinuman maliban sa mga natukoy na staff ng Human Resources at ang empleyado na ang mga rekord ay mananatili sa file. Ang mga medikal na file ay naglalaman ng mga tala ng doktor, gawaing papel ng FMLA application, impormasyon sa pagsusuri ng droga, kinakailangang pisikal na impormasyon, at iba pang dokumentasyon na may kinalaman sa medikal na kalusugan ng isang empleyado o ng kanyang pamilya.

Ang mga medikal na file, dahil sa pagiging kompidensyal ng mga talaan ng empleyado, ay tumatanggap ng pinakamataas na antas ng ligtas na imbakan at pagiging kompidensyal. Inirerekomenda na ang mga medikal na file ay dapat itago sa naka-lock na drawer ng file na naka-lock sa isang silid na hindi naa-access sa mga empleyado maliban sa HR na hinirang na kawani.

I-9 Mga File ng Mga Rekord ng Empleyado

I-9 Mga talaan ng empleyado ng bahay na pinananatili para sa lahat ng empleyado sa isang file na hiwalay sa iba pang mga talaan ng empleyado. Ang mga tagapag-empleyo ay nakahiwalay sa rekord ng empleyado mula sa iba pang mga talaan ng empleyado upang mapanatili ang pagiging kompidensyal ng empleyado mula sa mga opisyal ng gobyerno at iba pang mga entity na awtorisadong mag-review ng empleyado I-9.

Ang pagpapanatili sa I-9 sa isang magkahiwalay na lokasyon ay titiyakin na kung pinili ka para sa isang review ng Federal I-9 na file, ang mga empleyado ng gobyerno ay hindi magkakaroon ng access sa anumang iba pang mga talaan tungkol sa empleyado o ang kanyang pagtatrabaho sa iyong samahan na maliban sa aktwal I-9 form. Ang mga pagsisiyasat na ito ay tumataas sa bawat taon upang tiyakin na ang iyong mga empleyado ay may maayos na napunan I-9 na mga form o maaari kang sumailalim sa mga multa at potensyal na bilangguan oras.

Access sa Employee Records ng Employees

Maaaring tingnan ng mga empleyado ang kanilang mga rekord ng empleyado sa pamamagitan ng pagkontak sa kawani ng Human Resources sa panahon ng normal na oras ng negosyo. Walang empleyado ang maaaring magbago o mag-alis ng anumang dokumento sa kanyang mga rekord na dapat makita sa pagkakaroon ng kawani ng HR.

Kailangan mong magkaroon ng patakaran sa pagtingin ng tauhan ng empleyado sa iyong handbook ng empleyado at sundin ito nang walang itinatangi tungkol sa mga kahilingan ng empleyado upang tingnan ang kanilang mga file.

Kung ang isang empleyado ay nagpapadala ng isang nakasulat na kahilingan para sa isang kopya ng kanilang mga talaan ng tauhan pagkatapos nilang iwan ang iyong trabaho, kinakailangang magpadala ka ng isang kopya.

Paminsan-minsan, nakatagpo ka ng isang empleyado na kahina-hinala tungkol sa kung anong uri ng mga talaan ng empleyado ang pinanatili ng kanilang departamento ng Human Resources. Ito ang mga empleyado na malamang na humiling ng isang kopya ng kanilang mga file ng empleyado. Muli, nang walang diskriminasyon, gumawa ng isang kopya ng file at ipadala ito. (Marahil ay makatanggap ka ng feedback na ang empleyado ay nagulat sa kung gaano kaunti ang dokumentasyon na pinanatili ng kawani ng HR.)

Sa ilang mga hurisdiksiyon, makatwiran na singilin ang empleyado para sa gastos ng pagkopya at pagpapadala ng file.