Kung ano ang hindi dapat panatilihin ng mga Employer sa Mga Tauhan ng Tauhan

Ang mga employer ay hindi dapat maglagay ng partikular na mga item sa iyong mga pangkalahatang talaan ng tauhan. Ang mga nilalaman ng mga file at rekord ng tauhan ng empleyado ay karaniwang naa-access sa kawani ng Human Resources, empleyado, at tagapangasiwa o superbisor ng empleyado, sa ilang mga kumpanya.

Sa iba, ang access ay limitado sa kawani ng HR at ang mga empleyado ay maaaring humiling ng access sa kanilang mga rekord. Ang mga abogado ay maaari ring subpoena ang mga nilalaman ng mga talaan ng tauhan para sa mga lawsuits at ang Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) na mga reklamo. Ang isang dating empleyado ay maaari ring humiling ng isang kopya ng kanyang mga tauhan ng tauhan.

Ang pinakamagandang kasanayan ay gumagawa lamang ng mga tauhan ng file sa pamamagitan ng mga kawani ng kawani ng Human Resources. Kailangan mong panatilihin ang mga tauhan ng mga file sa ilalim ng lock at susi sa isang lugar ng imbakan na gumagawa ng mga ito mapupuntahan sa iba pang mga empleyado.

Sa lahat ng mga potensyal na paggamit at potensyal na tumitingin sa iyong mga tala ng tauhan ng empleyado, ang isang tagapag-empleyo ay dapat mag-ingat upang mapanatili ang walang pinapanigan at makatotohanang dokumentasyon ng kasaysayan ng empleyado ng empleyado sa iyong mga talaan ng tauhan ng empleyado.

Dahil dito, gugustuhin mong ilapat ang mga pangkalahatang patnubay na ito sa dokumentasyon na napanatili mo sa mga talaan ng tauhan ng iyong organisasyon.

Mga Alituntunin para sa Mga Nilalaman ng File ng Tauhan ng Empleyado

Ang impormasyon sa mga tauhan ng rekord ay dapat na totoo.

Suporta sa Supervisor o Human Resources ng mga kawani; mga random na tala; tsismis; walang saysay na mga alingawngaw; mga tanong, ulat, o mga tattletale na paratang mula sa ibang mga empleyado na hindi pa nasusumpungan; ang mga paratang na hindi hinabol, sinisiyasat, at pinagtibay; at anumang iba pang di-tunay na impormasyon, komentaryo, o mga tala ay dapat na hindi kasama mula sa isang kawani ng tauhan ng empleyado.

Ang isa sa mga pinakamasamang halimbawa ng nakakasakit na komentaryo na natagpuan ng isang tagapamahala ng HR sa isang rekord ng tauhan ng empleyado, na kasangkot sa mga tala ng pakikipanayam ng tagapangasiwa ng tagapangasiwa. Sinabi ng isa: "Marahil ay sobrang taba upang bumaba at pababa sa hagdan kung kinakailangan." Isipin ang empleyado, isang abogado, at kahit na mga empleyado at tagapangasiwa sa hinaharap na nagbabasa ng mga komento tulad ng mga ito.

Sa ibang kumpanya, natagpuan ng tagapamahala ang mga di-nakapagbigay na mga tala na ang mga tagapamahala at iba pa ay inilagay sa mga file ng empleyado tulad ng, "Nagagalit si Mary dahil hindi siya nakakuha ng pagtaas. Pinabagal niya ang kanyang trabaho na sinadya upang makakuha ng kahit na sa kanyang tagapamahala." Tingnan ang problema?

Ang mga talaan ng tauhan ay dapat na maingat na itinalaga sa kanilang mga angkop na lokasyon ng file.

Tukuyin ang isang protocol para sa mga rekord ng tauhan ng iyong kumpanya batay sa mga batas ng estado at Pederal, mga batas sa pagtatrabaho gaya ng Pagkakasakop at Pagkamay-ari ng Pananagutan ng Kalusugan ng 1996 (HIPAA), at mga pinakamahuhusay na gawi ng employer.

Pagkatapos, manatili sa protocol. Hindi mo nais na makahanap ng mga dahilan ng random na doktor na nakapasok sa file ng tauhan kapag nabibilang sila sa isang medikal na file. Hindi rin, gusto mo ang rationale at pagbibigay-katwiran para sa pag-promote ng isang empleyado sa payroll file.

Hindi mo rin gusto ang mga rekord ng isang desisyon na hiring na may kinalaman sa pag-check sa background o mga tala mula sa mga talakayan sa mga dating employer sa file ng mga tauhan.

Ang mga Supervisor, mga tagapamahala at iba pang empleyado na naglalagay ng dokumentasyon sa mga rekord ng tauhan ay nangangailangan ng pagsasanay.

Ang sinumang tao na may access at maaaring maglagay ng mga dokumento sa isang empleyado ng empleyado ng file ay nangangailangan ng pagsasanay upang angkop na isulat ang dokumentasyon.

Ang pag-uulat sa isang empleyado ay nagsabi na ang isang empleyado ay isang kumpletong deadbeat ay hindi manalo sa iyong mga tauhan ng rekord ng anumang mga premyo. Subalit, ang mga hindi pinag-aralan na supervisors ay kilala na magsulat ng mga katulad na pahayag at ilagay ang mga ito sa mga file ng tauhan ng empleyado.

Mas mabuti pa, limitahan ang pag-access sa mga file sa iyong kawani ng kawani ng HR na may pananagutan sa mga tala at alam kung ano ang dapat at hindi dapat ilagay sa isang tauhan ng file.

Balansehin ang impormasyong inilalagay mo sa mga talaan ng tauhan.

Isama ang positibo at negatibong mga aspeto ng kasaysayan ng trabaho ng isang empleyado. Kadalasan, binibigyang-diin ng mga tauhan ng mga tauhan ang bawat negatibong pangyayari at nakaligtaan ang mga positibong bahagi na bawat karanasan ng empleyado. Isipin ang mga pagtaas, mga promosyon, mga premyo sa kahusayan, at mga kopya ng papuri at mga tala ng pasasalamat.

Kilalanin ang pagkakaiba sa pagitan ng personal na mga tala ng superbisor tungkol sa kanilang kawani ng pag-uulat at mga opisyal na rekord ng tauhan ng kumpanya.

Ang mga tala ng superbisor na ginagamit para sa pagpapabuti ng pagganap, upang subaybayan ang mga proyekto at pagkumpleto ng layunin, at upang makatarungang matukoy ang mga pagtaas at mga plano sa pag-unlad ng pagganap, halimbawa, ay kabilang sa pribadong file ng superbisor, hindi sa mga opisyal na talaan ng tauhan ng kumpanya.

Kilalanin din ang pangangailangan upang sanayin ang mga superbisor sa kung paano kumuha ng mga tala at mapanatili ang dokumentasyon sa kanilang file ng pamamahala. Ang parehong pamantayan para sa mga katotohanan, hindi mga opinyon, at mga tukoy na halimbawa, hindi sabi-sabi, nalalapat sa mga pribadong tala.

Ang mga pribadong tala ng superbisor ay maaaring subpena sa isang kaso ng isang kaso, kaya ang pag-iingat ay inirerekomenda kahit para sa mga pribadong tala. Ang pagsasagawa ng mga superbisor na ang pagsunod sa mga kopya ng mga talaan na umiiral sa opisyal na file ng tauhan ng empleyado sa kanilang file ng pamamahala ay hindi inirerekomenda.

Ang pagkuha ng dokumentasyon at mga tala sa pakikipanayam ay nagpapakita ng kaunting pag-aalinlangan.

Ang pinakamahusay na kasanayan ay upang mapanatili ang isang hiwalay na file para sa bawat posisyon na iyong pinupuno na kasama ang lahat ng dokumentasyon na may kaugnayan sa pagpuno sa posisyon na iyon mula sa pag-post ng trabaho sa mga tseke ng sanggunian. Ang mga aplikante 'resume, cover letter, at application ay kabilang sa file na ito maliban na dapat mong ilipat ang application ng upahang empleyado sa file ng tauhan ng empleyado.

Ang file na ito ay may mga opisyal na checklists at mga form na nagsusumikap para sa walang pinapanigan na representasyon ng mga kwalipikasyon ng isang potensyal na empleyado at sinusuportahan ang iyong desisyon na umarkila sa pinaka kwalipikadong kandidato. Ang mga opinyon at tala ng tagapamahala ng pagkuha na kinuha sa panahon ng proseso ng pagkuha ay hindi kasama sa file na ito.

Maaaring kolektahin ng mga Human Resources ang mga talang ito upang mapanatili ang kumpletong dokumentasyon sa isang desisyon sa trabaho, ngunit hindi ito kabilang sa mga talaan ng tauhan.

Ang tunay na dokumentasyon tungkol sa mga desisyon sa trabaho.

Ang dokumentasyong ito ay kinabibilangan ng mga desisyon tulad ng pag-promote, paglipat sa isang lateral oportunidad, at pagtaas ng suweldo at nabibilang sila sa mga rekord ng tauhan. Ang mga superbisor o mga opinyon ng HR tungkol sa empleyado ay hindi. Ang opisyal na dokumentong aksyong pandisiplina gaya ng nakasulat na babala ay kabilang din sa file ng tauhan ng empleyado.

Mga Tukoy na Halimbawa ng Dokumentasyon na Hindi Dapat Maging Mga Talaan ng Tauhan

Ang sumusunod na impormasyon ay hindi dapat ilagay sa mga talaan ng tauhan. Ang dokumentasyon ay maaaring mangailangan ng isang hiwalay na file, maaaring iuri bilang mga tala ng superbisor o pamamahala, o hindi dapat itatago ng isang tagapag-empleyo.

• Ang anumang medikal na impormasyon ay kabilang sa medikal na file.
• Ang impormasyon sa pag-aari ay kabilang sa file ng payroll.
• Ang mga dokumento na kasama ang mga numero ng social security ng empleyado o impormasyon tungkol sa protektadong klasipikasyon ng empleyado tulad ng edad, lahi, kasarian, pinagmulan ng bansa, kapansanan, katayuan sa pag-aasawa, mga paniniwala sa relihiyon at iba pa ay hindi dapat itago sa mga tauhan ng mga file.
• Ang dokumentong nagbabantay para sa layunin ng pamamahala ng trabaho ng isang empleyado, pagtatakda ng mga layunin, feedback na ibinigay at iba pa ay dapat na isampa sa isang pribadong, superbisor o folder na pag-aari ng manager.
• Ang materyal na imbestigasyon kabilang ang reklamo ng empleyado, mga panayam ng saksi, pakikipanayam sa empleyado, mga natuklasan, rekomendasyon ng abugado, at resolusyon, kasama ang follow-up upang matiyak na walang paghihiganti, dapat manatili sa isang file ng pagsisiyasat na hiwalay sa mga talaan ng tauhan.
• File empleyado I-9 form sa isang I-9 na file o lokasyon, ang layo mula sa mga tauhan ng empleyado ng empleyado.
• Ilagay ang mga tseke sa background kabilang ang kasaysayan ng kriminal, mga ulat ng kredito, at iba pa, at ang mga resulta ng pagsusuri sa droga sa isang hiwalay na file na hindi maaaring ma-access ng mga superbisor, tagapamahala, at empleyado. Inirerekomenda ng SHRM ang magkahiwalay na file na ito o inirerekomenda na ang impormasyong ito ay maaari ring i-file sa medikal na file ng empleyado.
• Ang mga empleyado ng pantay na Pagkakataon ay nagtatala tulad ng mga porma ng pagkakakilanlan sa sarili at ang mga ulat ng pamahalaan ay hindi dapat itago sa file ng tauhan o saanman ay may access ang superbisor.

Kung susundin mo ang mga patnubay na ito, ang iyong organisasyon ay epektibong nagtatabi ng mga totoo, mapagkakatiwalaang kasaysayan ng trabaho at mga tala ng tauhan sa naaangkop na mga lokasyon.

Disclaimer: Mangyaring tandaan na ang impormasyon na ibinigay, habang may awtoridad, ay hindi garantisado para sa katumpakan at legalidad. Ang site ay binabasa ng isang pandaigdigang madla at mga batas at regulasyon sa trabaho ay nag-iiba mula sa estado hanggang estado at bansa sa bansa. Mangyaring humingi ng legal na tulong, o tulong mula sa mga mapagkukunan ng gobyerno ng Estado, Pederal, o International, upang matiyak na ang iyong legal na interpretasyon at mga pagpapasya ay tama para sa iyong lokasyon. Ang impormasyong ito ay para sa gabay, ideya, at tulong.