Gaano Karami ang HR Dapat Panatilihin ang Mga File ng Empleyado

Ang isa sa mga mahahalagang bagay tungkol sa Mga Mapagkukunan ng Tao ay mayroon tayong tons ng mga papeles. Tonelada at tonelada at tonelada. Totoo, maraming ito ay elektronikong mga araw na ito, ngunit ang prinsipyo ay nananatiling. Ang HR ay nagtatala ng pag-iingat. At, kailangan nating panatilihin ang mga rekord na iyon, ngunit kung gaano katagal?

Narito ang mga pangunahing alituntunin para sa pagsunod sa talaan ng HR. Tandaan, bagaman, ang mga batas ng estado ay maaaring mag-iba mula sa mga alituntuning ito. Kung magkasalungat ang mga batas ng estado at mga batas ng Pederal, laging panatilihin ang mga rekord batay sa alinmang pangangailangan. Ito ay mas mahusay na panatilihin ang isang bagay para sa masyadong mahaba kaysa sa hindi sapat na katagalan.

Pag-hire ng Mga Rekord

Kailangan mong i-save ang lahat ng mga resume, mga tala sa pakikipanayam, mga application, at mga pag-post ng trabaho, at kahit na isang rekord ng iyong mga paghahanap sa pamamagitan ng iyong sistema ng pagsubaybay sa aplikante para sa isang taon pagkatapos na ang desisyon na gumawa ng isang alok na trabaho ay ginawa. Kaya, kung pakikipanayam mo ang isang aplikante, at ang buong proseso ay nag-i-drag sa loob ng tatlong buwan, hindi hanggang matapos ang desisyon ng desisyon ng empleyado na ang oras ay magsisimula ng pag-tick.

Bakit mo kailangang gawin ito? Kung ang sinuman ay kailanman magtanong sa iyong desisyon sa pag-hire, kailangan mong ipakita na hindi ka nakikialam ng ilegal sa anumang paraan, hugis, o anyo. Ang mga batas tulad ng Batas ng mga Amerikanong may Kapansanan, Titulo VII, at marami pang iba ay nangangailangan sa iyo upang ipakita na ikaw ay sumusunod. Ang pagpapanatili ng mga talang ito ay tumutulong sa iyo na gawin ito.

Mga Drug Test Records

Kung kailangan mo ng pagsusuri sa droga para sa pre-employment, ito ay bahagi ng rekord ng pag-hire, at dapat mong panatilihin ang isang kopya ng mga resulta para sa isang taon. Kung gumawa ka ng karagdagang pagsusuri sa droga, kung dahil sa isang pangyayari sa trabaho o bilang bahagi ng isang random na tseke, kailangan mo ring mapanatili ang mga rekord na ito para sa isang taon. Gayunpaman, kung ikaw ay napapailalim sa mga regulasyon ng Department of Transportation, ang minimum na time frame para sa mga rekord sa drug test ay limang taon.

Payroll / Timecards, Etc.

Hinihiling sa iyo ng batas na panatilihin ang mga rekord na ito sa loob ng tatlong taon, ngunit ang mga kamakailang lawsuits ay nangangahulugan na magiging mas matalinong para sa iyo na panatilihin ang mga ito nang mas matagal. Gusto mong mapanatili ang isang rekord kung gaano karami ang binayaran ng bawat empleyado, at gaano karaming oras ang nagtrabaho para sa kanilang buong tenure sa iyong kumpanya. Panatilihin ang iyong mga rekord para sa hindi bababa sa limang taon pagkatapos umalis ang empleyado, anuman ang dahilan.

Siyempre, para sa mga exempt na empleyado, hindi mo kailangang panatilihin ang mga rekord ng oras, dahil ang kanilang suweldo ay pareho gayunpaman ang bilang ng oras na nagtrabaho. Gayunpaman, kung nakasama mo ang isang empleyado bilang exempt kung hindi siya dapat maging exempt, ang mga oras na ito ay nagtrabaho ng mga rekord ay maaaring gumabay sa iyo para sa pagbabayad ng utang na overtime. Siguraduhing isama mo kung paano kinakalkula ng kumpanya ang bayad. Halimbawa, kailangan mong subaybayan kung ito ay tuwid na suweldo, suweldo at komisyon, overtime, piecework, o tuwirang bayad.

Kailangan mong gawin ito hindi lamang para sa mga tanong sa pagbabayad at buwis ngunit maraming iba pang mga desisyon ang umaasa sa bilang ng mga oras na nagtrabaho. Halimbawa, ang pagiging karapat-dapat para sa FMLA ay nakasalalay sa bilang ng mga oras na nagtrabaho sa isang taon. Kung mayroon kang isang part-time na empleyadong exempt, maaaring gusto mong isaalang-alang ang pag-rekord ng oras upang matukoy ang pagiging karapat-dapat ng FMLA. Kailangan mo ring patunayan na binayaran mo ang iyong mga manggagawa para sa lahat ng oras na nagtrabaho nila.

Form I-9

Panatilihin ang Form I-9 ng empleyado, na naka-imbak nang hiwalay mula sa iyong mga tauhan ng tauhan, sa loob ng tatlong taon pagkatapos mong umarkila sa empleyado at sa isang taon pagkatapos ng pagwawakas sa trabaho, alinman ang mamaya.

Impormasyon sa Mga Benepisyo sa Kalusugan / Pension

Kailangan mong panatilihin ang mga talaan ng iyong mga plano para sa lahat ng iyong mga benepisyo para sa isang minimum na anim na taon. Ang mga korte ay naniniwala na kung ang isang empleyado ay sumuko sa iyo, sinasabing siya ay nararapat sa isang mas mataas na pensiyon, halimbawa, ang responsibilidad ng tagapag-empleyo upang patunayan na hindi sila may utang, hindi ang responsibilidad ng empleyado upang patunayan na ginagawa nila. Panatilihin ang lahat ng mga Buod ng Plano ng Mga Paglalarawan.

Kung mayroon kang mga dating empleyado na karapat-dapat para sa COBRA, pagpapalawak ng kanilang mga benepisyo sa kalusugan, dapat mo ring itago ang mga rekord na iyon para sa anim na taon para lamang maging ligtas. Ang batas ay hindi tumutukoy sa pagpapanatili, ngunit dahil ito ay maaaring mag-apply sa ilalim ng Employee Retirement Income Security Act (ERISA), ang batas na ito ay nangangailangan ng pagpapanatili para sa anim na taon. Upang maging ligtas na bahagi, huwag itapon ang mga rekord na iyon.

Mga Rekord ng FMLA

Kapag hinihiling ng isang empleyado ang FMLA, kailangan mong panatilihin ang trail ng papel na ito, kahit na tanggihan mo ang bakasyon sa loob ng tatlong taon. Siguraduhing masubaybayan mo ang leave ng bawat empleyado - kapag nagsimula ito at kung gaano karaming oras ang ginamit. Kung ang empleyado ay may paulit-ulit na FMLA, siguraduhin na subaybayan mo ang bawat bakasyon at idokumento ang bilang ng oras na ginamit. Ang mga petsa at ang bilang ng mga oras ay dapat na dokumentado. Tandaan, maaaring magamit ang paulit-ulit na bakasyon para sa ilang oras sa isang araw, o ilang araw sa isang linggo. Dokyumento ang lahat ng ito at panatilihin ang mga rekord na iyon.

Tandaan, hindi ito isang komprehensibong listahan at nalalapat lamang sa mga Pederal na batas. Maaari kang sumailalim sa karagdagang mga batas sa pagpapanatili ng rekord kung, halimbawa, ikaw ay isang kontratista ng Pederal o ang iyong estado ay may iba't ibang mga pamantayan. Kapag may pag-aalinlangan, huwag itapon ito.

Maaari mong ma-access ang karagdagang mga mapagkukunan tungkol sa pag-iingat ng rekord at sapilitang pag-uulat sa Kapisanan ng Human Resource Management (SHRM).

Disclaimer: Mangyaring tandaan na ang impormasyon na ibinigay, habang may awtoridad, ay hindi garantisado para sa katumpakan at legalidad. Ang site ay binabasa ng isang madla sa buong mundo, at ang mga batas at regulasyon ng trabaho ay iba-iba mula sa estado hanggang estado at bansa sa bansa. Mangyaring humingi ng legal na tulong, o tulong mula sa mga mapagkukunan ng gobyerno ng Estado, Pederal, o International, upang matiyak na ang iyong legal na interpretasyon at mga pagpapasya ay tama para sa iyong lokasyon. Ang impormasyong ito ay para sa gabay, ideya, at tulong.