Ang Kahalagahan ng Dokumentasyon sa Mga Mapagkukunan ng Tao

Ang dokumentasyon ay ang nakasulat at pinanatili na talaan ng mga pangyayari sa trabaho. Ang mga rekord na ito ay binubuo ng pamahalaan at legal na ipinag-uutos na mga elemento, mga dokumentong iniaatas ng patakaran at praktika ng kumpanya, mga dokumento na iminungkahi ng mga pinakamahusay na kasanayan sa human resources, at pormal at impormal na pag-iingat ng rekord tungkol sa mga pangyayari sa trabaho.

Dokumentasyon Tungkol sa isang Rekord sa Pagtatrabaho

Ang rekord ng dokumentado ng isang empleyado ay isang nakasulat na account tungkol sa kanyang mga aksyon, talakayan, insidente sa pag-aaral ng pagganap, nakasaksi ng mga paglabag sa patakaran, pagkilos sa pandisiplina, positibong mga kontribusyon, gantimpala at pagkilala, pagsisiyasat, kabiguang makamit ang mga kinakailangan at layunin, pagsusuri sa pagganap, at iba pa.

Ang pagpapanatili ng mga talang ito ay nagpapahintulot sa employer at empleyado na mapanatili ang isang nakasulat na kasaysayan ng mga pangyayari at mga talakayan na naganap sa paligid ng isang partikular na kaganapan. Ang dokumentasyon ng relasyon sa pagtatrabaho ay nagbibigay ng isang nakasulat na rekord na maaaring kinakailangan upang suportahan ang mga naturang pagkilos bilang pag-promote ng empleyado, pagtaas ng empleyado sa pagbabayad at pagkilos ng pandisiplina-kabilang ang pagwawakas sa trabaho.

Ang dokumentasyon tungkol sa mga empleyado, kung kinakailangan, ay karaniwang positibo at negatibo. Ito ay totoo, hindi paghatol. Inilalarawan nito ang mga pangyayari habang nangyayari ito, hindi batay sa mga opinyon at pag-iisip ng tagapanood tungkol sa kaganapan. Inilalarawan din ng dokumentasyon ang mga aksyon na kinuha sa mga pambihirang pagkakataon tulad ng pagbibigay ng pormal na pagkilala ng empleyado o pagkuha ng aksiyong pandisiplina.

Tandaan, kailangan mong lumikha ng dokumentasyon na malapit sa kung kailan mangyari ang insidente hangga't maaari upang ang mga tala ay napapanahon, detalyado at tumpak.

Sa isang legal na paglilitis, ang dokumentasyon tungkol sa nakaraang pagganap ng isang empleyado ay kadalasang kritikal sa kinalabasan ng mga karanasan ng tagapag-empleyo mula sa kaganapan. Ang paglalagay ng isang makatarungang larawan ng pagganap ng empleyado nang walang pagtuon lamang sa mga negatibong pangyayari ay ang layunin.

Mga Uri ng Dokumentasyon

Ang mga patakaran, pamamaraan, handbook ng empleyado, at mga plano sa pag-unlad ng pagganap ay mga porma ng dokumentasyon na nagtatala ng inaasahang pag-uugali ng empleyado at mga kinakailangan sa lugar ng trabaho upang mapanatili ang isang maayos, makatarungang lugar ng trabaho kung saan alam ng mga empleyado kung ano ang inaasahan mula sa kanila.

Ang mga rekord ay ang mga nakasulat na pahayag ng akusado, ang accuser at mga testigo sa mga mapanghimagsik na mga kaganapan sa lugar ng trabaho na may kinalaman sa paglabag sa empleyado tulad ng sekswal na panliligalig.

Kasama rin sa dokumentong ito ang mga permanenteng talaan tulad ng pinirmahang application sa trabaho, nakasulat na mga reference sa trabaho, mga materyales sa application tulad ng mga resume at cover letter, at mga tseke sa background. Kept bukod sa file ng tauhan ng empleyado, iba pang mga papeles tulad ng form I-9 (na nagpapatunay sa pagiging karapat-dapat ng empleyado na magtrabaho sa U.S.) ay pinananatili rin, tulad ng mga medikal na rekord, mga rekord ng FMLA at iba pa.

Ang dokumentasyon ay maaari ding maging impormal na tulad ng sa tala ng isang tagapamahala ng kanyang mga talakayan sa isang empleyado sa loob ng isang taon. Mahalaga na pinanatili ng mga tagapangasiwa ang dokumentasyong ito sa lahat ng kanilang mga miyembro ng tauhan ng pag-uulat. Walang empleyado ang dapat mapili dahil sa pagganap. Ito ay maaaring ipakahulugan bilang diskriminasyon sa ibang araw.

Ang dokumentasyon ay maaaring pormal at mananatili sa file ng tauhan ng empleyado. Ang mga empleyado ay inaasahang mag-sign sa dokumentasyong ito upang kilalanin na nakatanggap sila ng isang kopya, at sinuri ang mga nilalaman sa kabuuan nito. Tandaan: Ang lagda ay hindi nagpapahiwatig ng kasunduan sa mga pahayag sa dokumentasyon.

Paggamit ng Dokumentasyon

Ang dokumentasyon ng mga kritikal na insidente, positibo man o negatibo, ay inirerekomenda din upang ang mga tagapamahala ay magkaroon ng isang talaan ng pagganap ng empleyado na sumasaklaw ng isang panahon.

Maaaring gamitin ng mga organisasyon ang dokumentasyon na itinatago nila sa ibang mga paraan. Ang mga ito ay maaaring magsama ng mga pamamaraan, mga tagubilin sa trabaho, at mga tagubilin sa computer na software upang pangalanan ang ilan, ngunit para sa mga layunin ng pag-andar ng human resources, ito ang mga karaniwang paggamit ng dokumentasyon. Ang susunod na seksyon ay nagbabalangkas ng mga tagubilin tungkol sa kung paano mag-dokumento nang naaangkop.

Mga Sample sa Pagganap ng Dokumentasyon

Ang dokumentasyon tungkol sa pagganap ng isang empleyado ay magpapahintulot sa iyo na disiplinahin, tapusin, o patas na itaguyod, gantimpala, at kilalanin ang mga empleyado. Kung walang dokumentasyon, ang paggawa ng kaso para sa alinman sa mga aksyon na ito ay mahirap, at potensyal na peligroso para sa employer.

Dapat iwasan ng tagapag-empleyo ang anumang posibleng akusasyon tungkol sa diskriminasyon sa paggamot ng mga empleyado. Ang lahat ng mga legalidad sa tabi, ang mga mahusay na tagapag-empleyo ay nais na lumikha ng isang kapaligiran sa trabaho na makatarungan, pare-pareho at sumusuporta sa mga layunin ng empleyado at mga plano sa karera.

Ang kapaligiran na ito ay sinusuportahan ng propesyonal na dokumentasyon ng tagapangasiwa ng pagganap ng empleyado-parehong pag-uugali at pagkilos na nangangailangan ng pagwawasto o pagpapabuti. Kung paano idokumento ang mga ito ay tinalakay nang mas maaga sa detalye. Ang mga sumusunod na sitwasyon ay nagbibigay sa iyo ng higit pang mga halimbawa ng naaangkop na dokumentasyon.

Pagdaraos ng Pagkalayo at Pag-absenteeism

Maling:

Si Mark ay karaniwang huli para sa trabaho. Napakalaki ng trabaho ni Mark.

Tama:

Abril 1: Tinawag si Mark nang may sakit at hindi nakalimutan ang walong oras ng trabaho.

Abril 4: Dumating si Mark sa trabaho sa ika-10 ng umaga, dalawang oras na huli mula sa kanyang naka-iskedyul na oras ng pagsisimula.

Abril 6: Nag-iskedyul si Mark ng appointment ng doktor at pagkatapos, nanatili sa bahay upang magkaroon ng bagong pugon.

Abril 12: Tinawag si Mark nang may sakit at hindi nakalimutan ang walong oras ng trabaho.

Pagdokumento ng Pagganap

Maling:

Hindi maaasahan si Maria. Hindi niya ginawa ang ginawa niya.

Tama:

Mayo 2: Ipinangako ni Maria na ang unang draft ng panukalang produkto ay magagamit para sa pagsusuri sa lingguhang pulong ngayon. Si Maria ay hindi gumawa ng isang draft na dokumento gaya ng inaasahan. Sinabi niya na masyadong abala at ang mga tao na ang tulong na kailangan niya ay hindi nakuha sa kanya.

Tumugon ang Tagapangasiwa: Anong tulong ang kailangan mo? Impormasyon? Sino ang hindi nakabalik sa iyo at ano ang kailangan mo sa kanila?

Kailangan ni Carl at Michael na i-update si Mary tungkol sa kanilang pag-unlad.

Ano ang ginagawa mong abala na wala kang panahon upang sundin ang iyong pangako? Gumawa ng napakaraming mga pangako na may limitadong oras upang matupad ang mga ito.

Ano ang magagawa ko upang matulungan ka?

Kailan mo gagawin ang draft na dokumento na magagamit para sa pagsusuri?

Ang mga sampol na ito ay nagbibigay ng isang pangkalahatang-ideya ng kung ano ang epektibong dokumentasyon na mukhang kumpara sa dokumentasyon na nakasulat nang hindi tama. Sundin ang payo na ito upang epektibo at legal na idokumento ang mga patakaran, pagganap, at mga kaganapan sa iyong lugar ng trabaho.

Disclaimer

Ang impormasyong ibinigay, habang may awtoridad, ay hindi garantisado para sa katumpakan at legalidad. Ang site ay binabasa ng isang pandaigdigang madla at mga batas at regulasyon sa trabaho ay nag-iiba mula sa estado hanggang estado at bansa sa bansa. Mangyaring humingi ng legal na tulong, o tulong mula sa estado, pederal o internasyonal na mapagkukunan ng pamahalaan, upang matiyak na tama ang iyong legal na interpretasyon at mga pagpapasya para sa iyong lokasyon. Ang impormasyong ito ay para sa gabay, ideya, at tulong.