Paano Sumulat ng isang Propesyonal na Email - 7 Mga Tanong na Magtanong sa Iyong Sarili Bago ka Matawagan ang Ipadala

Sa loob ng maraming taon na ngayon, ang mga tao ay nanghuhula sa pagkamatay ng email. Habang totoo ginagamit namin ang iba pang mga paraan ng komunikasyon tulad ng pag-text at social media upang "makipag-usap" sa aming mga kaibigan o magpadala ng mga mabilis na mensahe sa aming mga kasamahan, ginagamit pa rin namin ang email, lalo na sa komunikasyon na may kaugnayan sa trabaho. Ito rin ang pangunahing paraan ng pakikipag-ugnay kapag nag-aaplay ka para sa isang trabaho. Mahalaga na malaman kung paano sumulat ng isang propesyonal na email.

Ang email ay maaaring ang iyong unang punto ng pakikipag-ugnay sa isang tao at dahil dito, ito ang iyong unang pagkakataong gumawa ng isang impression. Mag-ingat sa pagsulat ng iyong mga mensahe. Bago ka matugunan magpadala, sagutin ang mga 7 tanong na ito.

1. Ang aking error sa mensahe ay libre?

Sinusuri ang iyong email para sa mga pagkakamali ay ang pinakamahalagang bagay na magagawa mo bago mo ipadala ito. Ang maling pagbabaybay at masamang gramatika ay magpapalabas sa iyo na walang pag-iingat. Na napupunta laban sa impression na sinusubukan mong gawin, lalo na kung nag-aaplay ka para sa isang trabaho.

Proofread hanggang sa ikaw ay tiwala na nakuha mo ang lahat ng mga spelling at grammatical mga error, pati na rin ang mga typo. May mga libreng tool ang Grammarly.com, kabilang ang isang extension para sa browser ng Chrome, na makakatulong sa iyo sa ito.

2. Ano ang sinasabi ng aking email address tungkol sa akin?

Ang iyong email address sa trabaho-kung saan sa pamamagitan ng paraan, hindi mo dapat gamitin para sa paghahanap ng trabaho-marahil ay napaka-tapat. Malamang na ito ay ilang variant ng iyong pangalan. Maaaring napili mo ang isang mas kaunting address na tulad ng negosyo na gagamitin para sa personal na email. Ang isang address na iminumungkahi, binata, o cute ay okay lang kung ginagamit mo lang ito upang magpadala ng mga mensahe sa iyong mga kaibigan at pamilya ngunit kung kailangan mong magsulat ng isang propesyonal na email, mag-sign up para sa isang bagong account na nagbibigay ng propesyonalismo.

Mag-set up ng isang email address na gumagamit ng iyong aktwal na pangalan. Subukan ang iyong una at huling mga pangalan; iyong unang pangalan, panggitnang paunang at huling pangalan; o ilang kombinasyon ng mga iyon. Huwag kailanman ipadala ang iyong propesyonal na email mula sa [email protected].

3. Ang pangalan at email address sa field na "To" tama?

Kapag sinimulan mo ang pag-type ng pangalan ng tatanggap sa field na "Upang", karamihan sa mga kliyente ng email ay punan ang natitirang pangalan gamit ang isa mula sa iyong mga contact. Madali mong mai-end up ang maling pangalan sa patlang na iyon upang siguraduhin na bigyang-pansin ito.

Isipin kung anong problema ang maaaring lumabas kung hindi mo sinasadyang magpadala ng email sa maling tagatanggap. Sabihin nating naghahanap ka ng trabaho habang ikaw ay nagtatrabaho pa rin. Ang isang hiring manager sa isang prospective employer ay maaaring magkaroon ng isang pangalan na nagsisimula sa parehong sulat bilang pangalan ng iyong kasalukuyang boss. Paano magiging kahiya-hiya kung ipinadala mo ang iyong amo ng mensaheng sinadya para sa pagkuha ng tagapangasiwa? Hindi lamang nais mong tiyakin na ang iyong mensahe ay umabot sa inaasahang patutunguhan nito, ngunit gusto mo ring maging tiyak na hindi ito nakararanas ng hindi sinasadya.

4. Gumamit ba ako ng wastong pamagat upang tugunan ang tatanggap?

Kung ikaw ay nasa batayan ng unang pangalan sa taong iyong pinapadalhan ng email, okay lang na tawagan sila sa paraang iyon sa iyong mensahe. Gayunpaman, kung ito ang iyong unang pagkakataon na nakikipag-usap sa isang tao, o hindi ka sigurado kung papaano nila gusto na matugunan, mas mainam na gumamit ng isang pormal na pamagat gaya ng G., Ms, Mrs, o Dr. at huling tumatanggap pangalan.

Laging magkamali sa panig ng pag-iingat. Hindi ito maaaring masaktan upang maging pormal. Para sa isang pahiwatig tungkol sa kung paano ang isang tao na kung kanino mayroon kang nakapagtatag na relasyon ay mas gusto na matugunan, tingnan ang mga naunang mensahe upang makita kung paano sila naka-sign. Tutulungan ka nitong magpasiya kung ano ang gagawin.

5. Ang tono ko ba ay nagpapakilala ng aking mensahe?

Tulad ng sinasabi ng sinasabi, "Hindi ito ang iyong sinasabi ngunit kung paano mo ito sinasabi." Kapag nakikipag-usap ka sa isang tao na nakaharap sa mukha, maaari kang umasa sa intonation, wika ng katawan, at ekspresyon ng mukha upang makatulong na magbigay ng karagdagang kahulugan sa iyong mga salita.

Kapag sinubukan mong ihatid ang parehong mensaheng nakasulat, mayroong higit na puwang para sa hindi pagkakaunawaan dahil hindi makita ng mambabasa ang iyong mukha, basahin ang iyong wika, o marinig ang iyong boses. Siguraduhin na ang iyong mensahe ay magalang at may tunog, at malinaw na ang iyong nilalayon na kahulugan.

6. Ang aking mensahe ba ay simple, ngunit hindi misteriyoso?

Ang pagpapanatiling maikli at matamis ang iyong mga mensahe ay lalong madaling maunawaan. Kasabay nito, hindi mo dapat alisin ang anumang bagay na mahalaga. Hindi mo gustong pilitin ang tatanggap ng iyong email upang hulaan kung ano ang sinusubukan mong sabihin. Ang iyong mensahe ay dapat na tumpak hangga't maaari ngunit isama ang lahat ng kinakailangang impormasyon.

7. Naipasama ko ba ang hindi hinihinging mga kalakip?

Maraming mga tao ang tumangging buksan ang mga attachment ng email na hindi nila inaasahan. Sila ay may karapatan upang maiwasan ang paggawa nito. Ang mga virus ng computer ay madalas na nakukuha sa mga attachment na iyon. Kung nais mong magpadala ng isang file sa isang tao, halimbawa, ang iyong resume, hilingin muna ang iyong tatanggap para sa kanyang pahintulot. Ipadala lamang ito kung sinasabi niya na okay lang.