Matuto Tungkol sa mga Minuto sa Pagpupulong at Bakit Mahalaga Sila

Ang mga minuto ng pagpupulong ay ang nakasulat o naitala na dokumentasyon na ginagamit upang ipaalam sa mga dadalo at hindi dadalo tungkol sa kung ano ang napag-usapan o kung ano ang nangyari sa isang pulong. Ang mga minuto o tala sa pagpupulong ay karaniwang kinukuha ng isang nakatalang tagatala ng tagpuan sa panahon ng mga paglilitis upang ang isang tumpak na rekord ay umiiral sa kung ano ang nangyari sa panahon ng pulong.

Ang mga minuto ay karaniwang kinabibilangan ng:

• Mga pangalan ng kalahok
• Nasasakop ang mga item sa agenda
• Mga desisyon na ginawa ng mga kalahok
• Mga follow-up na pagkilos na nakatuon sa mga kalahok
• Mga takdang petsa para sa pagkumpleto ng mga pagtatalaga
• Anumang iba pang mga kaganapan o mga diskusyon na nagkakahalaga ng pagdodokumento para sa pagsusuri sa hinaharap o kasaysayan

Ang mga Minuto sa Pagpupulong Bilang isang Makasaysayan na Dokumento

Bilang isang makasaysayang dokumento, ang mga minuto ay kapaki-pakinabang para sa pagdodokumento ng mga pangunahing ideya o mga diskusyon na humantong sa isang desisyon. Halimbawa, maaaring tukuyin ng mga epektibong pulong minuto ang limang mga alternatibo na tinalakay ng pangkat at ang pangunahing dahilan na napili sa iba.

Ang mga minuto para sa tipikal na pulong sa negosyo ay hindi kailangang i-record ang bawat diskusyon o estado nang detalyado kung sino ang nagsabi kung ano. Siyempre, ang panuntunang ito ay iba para sa iba pang mga uri ng mga pulong tulad ng mga pagdinig ng hukuman at mga sitwasyon kung saan pinag-usapan ang legal na aksyon. Ang mga uri ng pagpupulong ay nangangailangan ng eksaktong talaan ng pag-uusap at pahayag. Ngunit, maliban kung ang mga mapagkukunan ng tao ay tinatalakay ang isang kaso, ang tipikal na pagpupulong sa lugar ng trabaho ay hindi nagtatala ng bawat petsa.

Kailan at Paano Magbabahagi ng Mga Minuto ng Meeting

Sa isip, ang mga minuto ng pagtugon ay naitala sa isang elektronikong aparato, tulad ng isang laptop o iPad, at sumusunod sa isang mabilis na pagrepaso sa spelling, grammar, at kalinawan, na ipinakalat sa pagpupulong sa mga kalahok sa elektronikong paraan sa pagtatapos ng pulong. Sa ganitong paraan, ang mga kalahok ay may kaagad na paunawa ng kanilang mga pangako at deadline at maaaring magtanong o humingi ng paglilinaw. Kung hindi ito posible dahil nais ng transpormador na isalin ang mga minuto o suriin ang mga ito para sa mga pagkakamali, dapat itong ipalaganap ang mga ito sa loob ng 24 na oras pagkatapos ng pulong.

Ang mga minuto ay nagsisilbi bilang paalala ng mga miyembro ng pangkat na pangako na ginawa sa panahon ng pagpupulong at tumutulong sa mga kalahok na ilipat ang mga item na ito sa kanilang mga kalendaryo at araw-araw na mga listahan ng gawain.

Dapat na suriin ng tagatala ang mga minuto ng naunang pagpupulong sa simula ng susunod na pagpupulong upang masuri ng mga tao ang katumpakan at mga susunod na hakbang.

Paano Gagawin ng Mga Organisasyon ang Pagkuha ng Mga Minuto ng Meeting

Kritikal sa tagumpay ng isang pulong, ang mga minuto ay nagbibigay ng naitala na kasaysayan ng pulong para sa mga kalahok at para sa mga empleyado na hindi makadalo. Kung wala ang buong mga minuto ng pagpupulong, ang mga prospect ng tagumpay para sa tagumpay ay pinaliit dahil ang mga tao, sa balanse, ay hindi maaaring sumipsip at mapanatili ang maraming impormasyon sa isang pagkakataon.

Ang empleyado na tumatagal ng pulong minuto ay karaniwang isang miyembro ng koponan at tumatagal ng mga tala habang nakikilahok sa pulong. Sa mga pagpupulong na kinabibilangan ng mga paglilitis na may kaugnayan sa legal o gobyerno o sa mga pulong ng mga board ng korporasyon, ang isang hindi kalahok na indibidwal ay tumatagal ng opisyal na mga minuto at madalas na nagtatala ng mga paglilitis.

Upang maitala nang tumpak ang mahalagang impormasyon, ang tagatingit na tagatala ng pulong ay dapat magkaroon ng tainga para sa detalye at ang kakayahang manatiling nakatuon. Ang empleyado na ito ay dapat ding epektibo ng multitask upang makalahok sa pulong habang nagre-record ng mga minuto.

Sa ilang mga organisasyon, ang parehong empleyado ay tumatagal ng mga minuto sa bawat pulong. O ang responsibilidad ay maaaring pumasa mula sa empleyado sa empleyado. Ang papel na ginagampanan ng mga mananakop ng minuto ay nagtatayo ng mga epektibong kasanayan sa pamumuno at pakikipag-usap at maaaring maging isang trabaho.

Mga Kinakailangan para sa isang Meeting Minutes Recorder

Kabilang sa mga kinakailangan para sa recorder ang kakayahang:

• Isulat ang tumpak na mga desisyon, mga pangako, at mga pangunahing talakayan na ginawa sa isang pulong
• I-record ang mga item sa pagkilos at mga takdang petsa na nakakatugon sa mga miyembro na nakatuon (ang mga item sa aksyon ay may mga pangalan na nakalakip, ngunit hindi sinasabi ng mga minuto kung sino ang nagsabi kung ano ang nasa mga impormal na mga pagpupulong sa lugar ng trabaho)
• Repasuhin ang mga pangunahing desisyon at takdang-aralin o boluntaryong mga pagtatalaga at mga bagay sa pagkilos sa pagtatapos ng pulong upang ang mga kalahok ay maaaring sumang-ayon sa mga ito bago umalis
• Maging isang manlalaro ng koponan at maging kakayahang umangkop dahil ang mga dadalo ay maaaring magdagdag o magtama ng anumang hindi sumasang-ayon sa mga ito sa mga minuto

• Magreresulta sa trabaho upang ipamahagi ang mga kopya ng mga minuto ng pagpupulong sa loob ng 24 na oras pagkatapos ng pulong