Pagbabayad ng Gastos Kapag Naglalakbay para sa Negosyo

Ang gastos sa pagsasauli ng nagugol ay isang paraan para sa pagbabayad ng mga empleyado pabalik kapag gumastos sila ng kanilang sariling pera habang nagtatrabaho sa oras ng kumpanya. Ang mga gastos na ito ay karaniwang nangyayari kapag ang isang empleyado ay naglalakbay para sa negosyo.

Ang mga gastusin sa paglalakbay ay maaaring magsama ng panunuluyan, mga flight, transportasyon sa lupa, tip sa mga bellhops, pagkain, at iba pang mga gastos sa pangyayari na maaaring maranasan ng empleyado habang naglalakbay para sa trabaho. Maaaring kabilang sa iba pang gastusin sa negosyo ang mga bagay tulad ng pagkuha ng mga kliyente o mga prospective na empleyado sa tanghalian o hapunan, pagbili ng mga kinakailangang aklat o iba pang mga materyal na pang-edukasyon na sinasakop ng tagapag-empleyo, o gastos sa pagmamaneho.

Ang mga uri ng mga gastusin na ibabayad ng isang organisasyon ay matatagpuan sa paglalakbay ng negosyo ng kumpanya, entertainment, at pangkalahatang mga patakaran sa gastos sa empleyado sa handbook ng empleyado. Sa ilang mga kaso, ang mga gastos tulad ng dry cleaning at membership sa gym sa mga pinalawig na biyahe ay sakop. Habang ang client entertainment sa mga biyahe ng negosyo ay isang pangkaraniwang reimbursable na gastos, ang karamihan sa mga kumpanya ay nagtakda ng mga limitasyon sa paggasta sa pagkain at entertainment.

Paano Nagbabayad ang mga Empleyado para sa Mga Gastusin

Pagtaas, ang mga negosyo ay nagtitiwala sa mga empleyado na mababa sa kalagitnaan ng antas na madalas na naglalakbay sa mga corporate credit card. Sa halip na magbayad para sa mga gastusin gamit ang kanilang sariling pera, ang mga empleyado ay nagbabayad ng lahat ngunit mga incidentals at mga tip sa credit card ng kumpanya.

Ito ay isang madaling paraan upang magbayad ng gastos para sa empleyado dahil ang mga bill ng credit card ay nagtatala ng mga eksaktong gastos nang hindi kinakailangang i-save ng empleyado ang mga resibo at punan ang mga ulat sa gastos sa paglalakbay.

Ang isa pang paraan para sa pagbabayad ng mga empleyado para sa mga gastusin sa paglalakbay sa negosyo ay may isang diem. Ang bawat araw ay ang pre-determinadong pang-araw-araw na allowance na binabayaran sa mga empleyado para sa mga gastos na natamo habang naglalakbay para sa negosyo. Ang mga gastusin ay maaaring para sa panunuluyan, pagkain, tip, taxi, at iba pang bayad sa transportasyon sa lupa.

Pagpuno ng Ulat ng Gastos

Sa parehong kaso ng paggamit ng credit card ng kumpanya at pagbabayad ng cash, ang mga empleyado ay malamang na punan ang isang ulat ng gastos sa pagbabayad sa pagbalik mula sa biyahe. Sa credit card ng kumpanya, kailangan nilang ipaliwanag nang mas mababa kaysa sa malinaw na mga singil na lumilitaw sa bill ng credit card (tulad ng isang hapunan sa gabi). Babayaran din nila ang kumpanya para sa mga karagdagang pangyayari na binayaran nila gamit ang kanilang sariling pera o credit card.

Kapag ang isang empleyado ay nagbabayad ng pera, kakailanganin niyang ilista, at paminsan-minsan ay bigyang-katwiran, ang bawat gastos kung saan hiniling ang pagbabayad. Ang karamihan sa mga kumpanya ay nagtakda ng isang petsa kung saan ang mga ulat ng pagsasauli ng gastos ay dapat isumite at ang lahat ng gastos ay susuriin sa pamamagitan ng accounting gaya ng mga pahayag mula sa kumpanya ng credit card. Ang anumang di-makatuwirang gastos, o mga ibinukod ng patakaran ng kumpanya, ay hindi ibinabalik - na nagiging sanhi ng mga problema para sa empleyado.

Hindi pangkaraniwang mga sitwasyon

Sabihin natin na ang isang sales rep ay tumatagal ng isang alagang hayop sa kanila sa isang biyahe at naniningil ng isang hotel pet fee sa credit card ng kumpanya, na nag-aangkin na hindi hihiwalay ng hotel ang bayad at sila ay nagplano upang bayaran ang kumpanya.

Ito ba ay isang maling paggamit ng mga pondo ng kumpanya? Parang ganoon. Kung nakasulat o hindi, medyo malinaw, ang paggamit ng isang credit card ng kumpanya ay gagamitin para sa mga gastusin ng kumpanya lamang. Sa ilang mga pagkakataon, ang personal na paggamit ng isang korporasyon ay maaaring magresulta sa pagwawakas. Gayunpaman, narito ang kailangan mong isaalang-alang. Nagpunta ba ang empleyado sa accounting at ipaliwanag ang problema na hindi makapaghiwalay ng hotel ang mga singil sa alagang hayop? O, ang empleyado ay nahuli ng maingat na pagsuri sa kanyang mga gastusin sa accounting?

Isa pang pagsasaalang-alang ay, may iba pang mga empleyado ay na-reimbursed ng kumpanya sa nakaraan para sa mga katulad na gastos? Kung gayon, ang pagkilos ng pandisiplina ay hindi nangyayari. Gayunpaman, kung ang patakaran ng kumpanya ay malinaw na nagpapahayag ng isang partikular na gastos ay hindi pinahihintulutan, at ang empleyado ay nahuli (hindi tahasang) pagkatapos ang HR ay dapat tumagal ng ilang uri ng malubhang aksyong pandisiplina. Hindi lahat ng sitwasyon ay malinaw. Minsan kailangan mong magtanong at gawin ang isang piraso ng paghuhukay sa paligid bago kumilos.