Toolkit ng Evaluation Tool ng Pagsubaybay ng Aplikante

Ang paghahanap ng tamang sistema ng pagsubaybay ng aplikante na nakakatugon sa lahat ng mga pangangailangan ng iyong organisasyon ay maaaring maging isang napakalaki na gawain. Maaari itong maging isang hamon kahit alam kung saan magsisimula kapag isinasaalang-alang ang mga sistema ng pagsubaybay sa aplikante at kung paano ihambing ang bawat solusyon.

Dito makikita mo ang mga mahahalagang lugar upang magsiyasat, mga tanong na hihilingin at tugon upang pag-aralan sa panahon ng proseso ng pagsusuri ng mga aplikante ng pagsubaybay ng mga aplikante. Ang impormasyon na ito ay gagabay sa iyong kumpanya sa paghahanap para sa nararapat na aplikasyong pagsubaybay ng aplikante upang matugunan ang iyong mga pangangailangan.

Tukuyin ang Mga Tagagawa ng Desisyon ng Pagsubaybay ng Aplikante

Ang isang kumpanya ay dapat ayusin ang sarili sa loob bago simulan ang anumang proseso ng pagsubaybay ng mga aplikante sa pagsubaybay ng mga aplikante. Kapag naghahanda upang pag-aralan ang isang sistema ng pagsubaybay ng aplikante, mahalaga ito upang bumuo ng isang pakikipagtulungan ng mga may-katuturan at bigyan ang mga oras ng paggawa ng desisyon na makarating sa isang may-kaalamang desisyon.

Ang iyong komite sa pagpili ay dapat na handa upang masuri ang mga kalakasan at kahinaan ng bawat aplikante ng system ng pagsubaybay ng aplikante. Dapat isama ng komite sa pagpili ang mga miyembrong ito.

• Pagpipilian sa Pagpipilian: Karaniwang Ito ay isang Senior Vice President (SVP) o Vice President (VP) ng Human Resources na maaaring magbigay ng kapangyarihan sa iba pang mga miyembro ng komite na may isang malinaw na direktiba at pangitain. Ang tao ay dapat ding magkaroon ng kakayahang ipaliwanag ang pagpili ng vendor sa mga tuntunin ng Return on Investment (ROI) sa kanyang mga katapat.
• Tagapili ng Pinili: Ang taong ito ay dapat magkaroon ng ganap na pag-unawa sa proseso ng pag-hire at mga punto ng sakit ng kumpanya upang lumikha ng tamang taktika sa paghahanap at pagpili.
• Miyembro ng Komite: Upang matiyak na ang boses ng mga gumagamit ay kinakatawan at ang matagumpay na pag-aampon ng napiling solusyon ay magaganap.

• Mga Nag-aambag ng Komite: Ang mga ito ay mga miyembro mula sa iba pang mga kagawaran na nagbibigay ng karagdagang input sa proseso ng pagpili ng system ng pagsubaybay sa aplikante. Ang mga may kadalubhasaan sa pananalapi ay maaaring magbigay ng input sa pinansiyal na katatagan ng mga vendor o ihambing ang kabuuang halaga ng bawat sistema ng pagsubaybay sa aplikante na may kaugnayan sa badyet ng proyekto. Ang mga taga-ambag ng IT ay maaaring magturo sa mga miyembro ng komite sa mga teknikal na kakayahan ng mga system ng pagsubaybay ng aplikante ng mga vendor at tulungan silang ihambing ang bawat solusyon sa iyong kasalukuyang sistema.

  Ang mga miyembro ng komite ay dapat na mga tao na makikilala ang halaga ng mga kasangkapan sa teknolohiya, pag-optimize ng proseso, at serbisyo sa customer na may kaugnayan sa iyong corporate vision ng pamamahala ng talento.

Dokumento ang Iyong Kasalukuyang Pag-hire sa Proseso

Matapos mong tipunin ang iyong komite sa pagpili ng sistema ng pagsubaybay sa aplikante, ang iyong unang takdang-aralin ay ang lumikha ng isang dokumento na sumusubaybay sa proseso ng pag-uutos ng empleyado, ang proseso ng pag-hire, at ang papel ng hiring manager, ang recruiter, at ang kandidato upang makumpleto ang isang upa. Pagkatapos ay talakayin ng iyong komite kung bakit kailangan ang bawat hakbang at kung ano ang mangyayari kung ito ay alisin.

Pasimplehin ang iyong proseso ng pag-hire at tiyaking ang bawat hakbang ay talagang pagdaragdag ng halaga at pagtulong sa iyo na makabuo ng mga hires sa kalidad. Papayagan nito ang iyong komite upang ihambing ang mga pangangailangan ng iyong proseso ng pag-hire na may mga kakayahan ng bawat sistema ng pagsubaybay ng aplikante. Ang pagsusuri na ito ay isang mahusay na pagkakataon upang malaman ang tungkol sa mga pinakamahusay na kasanayan sa pag-hire at upang suriin at i-optimize ang iyong kasalukuyang proseso ng pag-hire.

Kilalanin ang mga Kinakailangan para sa iyong Sistema ng Pagsubaybay sa Aplikante

Ngayon na malinaw mong nakilala ang proseso ng pag-hire ng iyong kumpanya, ang iyong komite ay ganap na nakahanda upang makilala ang mga kinakailangan ng iyong kumpanya para sa isang sistema ng pagsubaybay sa aplikante. Tandaan na gusto mong magkaroon ng malinaw na sagot sa mga sumusunod na katanungan:

• Bakit mo binili ang sistemang pagsubaybay sa aplikante na ito?
• Ang iyong kasalukuyang proseso ng pag-hire ay nakahanay sa mga layunin ng iyong kumpanya?

Ang pagpapanatiling mga tanong na ito sa isip ay tutulong sa iyong komite na gumawa ng isang malakas na kaso upang bumili ng solusyon sa pagsubaybay sa aplikante. Para sa sistema ng pagsubaybay sa aplikante na pipiliin mong magkaroon ng isang malakas na koneksyon sa ROI, ang iyong komite ay dapat lumikha ng mga malinaw na inaasahan ng iyong nais sa isang sistema ng pagsubaybay ng aplikante.

Ang iyong sistema ng pagsubaybay sa aplikante ay dapat bumuo ng isang mas mahusay na kaugnayan sa pagitan ng mga recruiters at hiring managers, i-streamline ang iyong paglikha at proseso ng pag-apruba, at pagbutihin ang iyong kalidad ng hires. Ang iyong sistema ng pagsubaybay ng aplikante ay dapat na i-streamline ang mga pagsisikap ng recruitment ng mga propesyonal sa Human Resource sa pamamagitan ng automation, na lumilikha ng isang mas mahusay at cost-effective na proseso ng pagkuha. Ito ang perpektong oras upang tugunan ang mga karaniwang hamon sa HR, tulad ng:

• Mataas na dami ng resume na walang epektibong paraan ng pagtanggap, pagsusuri at pamamahala.
• Mataas na dami ng mga pagkakataon sa trabaho na may masalimuot na panloob na komunikasyon.
• Ang kawalan ng kakayahang ma-access ang impormasyon nang mabilis at mag-ulat sa lahat ng mga sukatan ng pag-recruit.
• Ang pagkawala ng mga kwalipikadong aplikante dahil sa walang hanggang imbakan ng mga resume.
• Pag-duplicate ng mga pagsisikap ng pag-recruit sa pagitan ng iba't ibang mga tanggapan ng sangay at mga dibisyon sa lokal o sa ibang bansa.
• Labis na pagpapanatili ng IT at mga gastusin sa suporta na may teknolohiya ng homegrown.
• Hindi epektibong pagsubaybay ng data ng pagsunod ng EEO-OFCCP.

• Pakikibaka upang makakuha ng tamang pansin mula sa IT para sa mga upgrade at pagpapahusay ng teknolohiya.

Gayundin, kunin ang pagkakataong ito upang isaalang-alang ang halaga ng mga pagpapabuti mula sa mga bagong proseso at teknolohiya tulad ng:

• pag-iwas sa paggamit ng iba't ibang mga module,
• pagpapabuti ng komunikasyon, at
• pagtugon sa mga pandaigdigang isyu.

Upang mapanatili ang pamahalaang ito, kailangan mong kilalanin ang mahahalagang "dapat magkaroon ng" upang maalis ang mga hindi karapat-dapat na mga vendor. Halimbawa, bilang pangunahing salik, ang iyong komite ay maaaring magpasiya na isaalang-alang mo lamang ang mga vendor na nagbibigay ng solusyon sa Web batay sa isang naka-install na sistema, habang tinatanggal ang naka-host na solusyon ng anumang pasan sa iyong IT team.

Kilalanin ang mga Kinakailangan para sa iyong Sistema ng Pagsubaybay sa Aplikante

Ang pagkilala sa mga malinaw na layunin sa negosyo ay makakonekta sa iyong mga prayoridad sa iyong mga kinakailangan. Mahalaga na ang iyong komite ay mananatiling nakatutok sa mga inisyal na kinakailangan ng system nito. Ang komite ay dapat na maiwasan ang pagiging ginulo ng mga elemento ng system na hindi kasuwato ng mga prayoridad ng iyong kumpanya. Nakilala mo ang mga mahahalagang layunin sa negosyo at mga pangunahing kinakailangan upang isaalang-alang kapag bumubuo ng iyong sariling mga layunin.

Mga Kinakailangan sa Key upang Isaalang-alang sa isang System ng Pagsubaybay ng Aplikante

• Mga kahusayan sa proseso: Ang pag-sentralize ng isang proseso ay maaaring mapabuti ang iba't ibang mga gawain kabilang ang, ngunit hindi limitado sa, requisitions ng trabaho, pagsubaybay, pangangasiwa ng mga programa sa pagsumite ng empleyado at paglipat.
• Pinapayagan ang mga kandidato na mabilis at madaling mag-aplay sa iyong samahan para sa sahod at orasang pag-upa nang hindi dumaan sa maraming mga pahina ng mga tanong.
• Maaaring mapadali ang mataas na dami ng mga recruiting habang ang natitirang cost-effective.
• Isang lubos na maisasaayos, nasusukat na solusyon na maaaring i-configure sa aming natatanging proseso ng pangangasiwa ng pag-hire at may kakayahan na mapaunlakan ang aming mga umuunlad na pangangailangan habang lumalaki ang aming organisasyon o nagbabago ang aming mga proseso.
• Mga pinahusay na kakayahan sa pag-uulat: maraming mga organisasyon ang hinamon sa pagtukoy sa kanilang kabuuang gastos sa mga vendor, sourcing, at paghahambing ng mga sukatan. Ang pag-coordinate sa pamamagitan ng isang pinagmumulan ay magpapahintulot para sa tumpak na sentralisadong pag-uulat
• Pinapayagan ang mga recruiters na maghanap sa database sa lahat ng impormasyon, at sa pamamagitan ng mga partikular na parameter.
• Kabilang ang isang Reporting Center na nagbibigay-daan sa mga gumagamit na magpatakbo ng mga ad-hoc na mga ulat at i-save ang pamantayan para magamit sa hinaharap, pati na rin ang mga patakarang pamantayan ng industriya, kasama ang cost-per-hire, oras-to-fill, pagiging epektibo ng mapagkukunan, at higit pa.

Gumawa ng Identity at Awareness ng Brand

• Ang paglikha ng isang koneksyon sa pagitan ng isang aplikante at isang positibong karanasan sa trabaho ay ang pagkilala ng tatak ng tatak. Ang isang malakas na tatak ay maaaring makabuo ng tiwala na magtutulak ng trapiko ng aplikante at mapahusay ang iyong talento pool.
• Maaaring mapupuntahan ang mga web page ng Branded Career Center sa pamamagitan ng Web site ng iyong kumpanya.
• Pinapayagan ang mga recruiters na madaling mag-post ng impormasyon sa karera sa Web site ng kumpanya.
• Magbigay ng mga kakayahan ng multi-wika para sa pandaigdigang suporta.
• Napatunayang EEO / AAP.
• Ang kakayahang mapanatili ang tumpak na sukat ng naturang impormasyon ay magkakaroon ng kasunduan sa mga pederal na regulasyon at maiwasan ang anumang mga legal na pagkilos laban sa organisasyon. Makakatulong din ito upang maitaguyod ang kalidad ng aplikante.
• Magagawa ng pagkuha, pagsubaybay, at pag-uulat ng boluntaryong data ng EEO, habang nananatili sa pagsunod sa mga alituntunin na itinakda ng EEO / OFCCP.
• Magagawa ng mga kandidatong pre-screening na may mga tanong sa pag-aalis upang ipahiwatig ang mga nakakatugon sa mga pangunahing kwalipikasyon para sa posisyon.
• Pinahusay na komunikasyon.
• Nagtatatag ng isang kapaligiran na epektibong nagpapaalam, ay magkaisa ang lahat ng mga gumagamit at i-streamline ang mga operasyon ng samahan.
• Kasama ang isang Sentro ng Komunikasyon upang mapadali ang komunikasyon sa mga recruiters, hiring managers, at mga kandidato. Pinapayagan din ng mga gumagamit na mag-iskedyul ng mga tipanan, mag-iwan ng mga tala at feedback sa interbyu, magpadala ng mga mensaheng mass, at awtomatikong tumugon sa mga aplikante kapag nakatanggap ng resume.

Suporta sa Customer para sa System ng Pagsubaybay ng Aplikante

• Ang pag-aampon ng gumagamit ay nakasalalay sa antas ng suporta ng customer na ibinibigay ng vendor sa panahon at pagkatapos ng pagpapatupad.
• Madaling magagamit koponan ng suporta, nakatuon sa pamamahala ng mga isyu ng kumpanya at gumagamit habang gumagamit ng mga pinakamahusay na kasanayan sa industriya.
• Ang pinakamataas na antas ng suporta na magagamit nang walang bayad sa iyong kumpanya.

Pagsusuri ng Aplikante ng Pagsusukat sa Vendor

Inirerekomenda na humiling ka para sa isang Kahilingan para sa Panukala (RFP) mula sa mga potensyal na vendor ang iyong komite ay nagpasya na isaalang-alang. Ito ang iyong pagkakataon upang makakuha ng paglilinaw sa anumang paksa upang tulungan ang iyong komite na matukoy kung ang aplikante ng software sa pagsubaybay ay maaaring magawa ang kinakailangang trabaho. Ang iyong komite ay dapat isaalang-alang ang mga sumusunod na mga pangunahing isyu upang gumawa ng isang epektibong RFP:

• Sinusuportahan ba ng system ang mga pangunahing alalahanin ng iyong komite? Ito ay may kaugnayan sa naunang bahagi ng proseso ng pagsusuri; kailangan mong malaman ang iyong proseso nang ganap bago mo matukoy kung anong mga tampok ang kailangan mo. Ang iyong komite ay hindi maaaring magambala sa pamamagitan ng mga solusyon na maaaring mag-alok ng mga function na hindi iyong pangunahing priyoridad. Bagaman maaaring mukhang kaakit-akit ang mga ito, maraming mga tampok na tampok at mga pag-andar ay hindi makalikha ng anumang halaga para sa iyong samahan kung hindi sila tatanggapin ng iyong mga gumagamit.
• Ay nai-install ng vendor ang sistema sa ibang organisasyon ng isang katulad na laki?
• Ang iyong komite ay dapat magkaroon ng access sa mga sanggunian na maaaring magbigay sa iyo ng pananaw sa mga isyu tulad ng kasiyahan ng customer at sundin ang proseso ng pagpapatupad, at nakatagong mga bayad. Tandaan, ang mga tampok ay walang halaga na walang malakas na pag-aampon ng gumagamit.
• Ano ang kinakailangan ng proseso ng pagpapatupad? Ang pagkakaroon ng isang matagumpay na rate ng pag-aampon ay nagsisimula sa wastong pagpapatupad. Gusto mong siguraduhin na ang iyong piniling vendor ay hindi umaalis sa iyong mga gumagamit nang walang tamang pagsasanay at patuloy na suporta. Ang pagpapatupad ay dapat na nakasentro sa proseso ng pangangalap ng iyong organisasyon, hindi natututo kung paano mapagtutuunan ang kanilang sistema.

  Hindi mo dapat na ang pakiramdam na ang iyong programa sa pagpapatupad ay mag-iiwan sa iyo ng pakiramdam na nawala at hindi sigurado sa mga kakayahan ng vendor. Sa panahon ng proseso ng pagsusuri ang iyong komite ay dapat magkaroon ng impresyon na, batay sa iyong mga priyoridad sa departamento at mga layunin sa negosyo, ang iyong pagpapatupad ay lilikha ng isang matatag na pundasyon para sa isang matagal na pakikipagsosyo sa iyong aplikante na pagsubaybay sa sistema ng pagsubaybay. Tandaan na ang mataas na pag-aampon ng gumagamit sa system ng pagsubaybay sa aplikante ay makakabuo ng mas mataas na ROI.

Higit Pa Tungkol sa Pagsusuri ng Aplikante ng Vendor Assessment System

• Ano ang pangitain at paglago ng diskarte ng vendor? Ang vendor ay dapat magpakita ng pamumuno at pag-iintindi sa gulang bilang isang market leader. Upang maipakita ang komprehensibong solusyon, dapat isaalang-alang ng vendor ang iyong mga partikular na pangangailangan at maghanda para sa pagbabago at paglago sa hinaharap.
• Tukuyin kung ang solusyon na ito ay nag-aambag sa iyong pangkalahatang plano sa negosyo? Sa katapusan, malamang na kailangan ng Selection Executive ang magpakita ng inaasahang ROI upang makagawa ng isang malakas na kaso para sa solusyon.

  Ang Selection Executive ay dapat tumingin para sa mga pagtitipid sa mga bagay tulad ng recruitment advertising, halaga ng empleyado ng paggamit ng mga kumpanya sa paghahanap, at pag-optimize ng proseso na ibinibigay ng vendor. Ang kumpanya ay dapat ding mag-save sa pagpapanatili ng empleyado at kalidad ng kandidato. Maaari itong maging napakalaki upang lumikha ng isang ganap na detalyadong dokumento ng mga katanungan na sumasaklaw sa lahat ng mga kinakailangang paksa upang suriin ang isang sistema ng pagsubaybay sa aplikante.

• Higit pa sa mga tampok at pag-andar, dapat tiyakin ng iyong komite na talakayin ang kakayahan ng vendor na maglingkod bilang pangmatagalang kasosyo sa iyong samahan. Habang ginagawa ng iyong komite ang proseso ng pagtatasa ng vendor nito, nais mong tiyaking isaalang-alang ang mga kadahilanan tulad ng:
• Financial Stability: Magsagawa ng angkop na pagsusumikap sa mga pinansiyal na pahayag ng lahat ng mga prospective na vendor na sinusuri. Makikita mo na ito ay isang perpektong paksa kung saan maaaring magabayan ka ng iyong tagapagbigay ng pinansiyal na komite.
• Mga Katangian ng Mga Kasosyo sa Madiskarteng: Upang mag-alok ng isang kumpletong solusyon ang ilang mga vendor ay kasosyo sa iba pang mga kumpanya ng serbisyo upang mag-alok ng kanilang mga kliyente ng isang mas malawak na suite ng mga serbisyo. Ang iyong komite ay dapat magkaroon ng kamalayan sa anumang mga pakikipagtulungan na kasangkot sa mga nakikipagkumpitensya vendor. Ang impormasyon ay maaaring magbigay ng isang pananaw sa posibleng pakikipagsosyo sa pagitan ng iyong kumpanya at ng vendor.
• Kakayahan sa Pag-recruit: Anuman ang sukat ng iyong kumpanya, kailangan mong tiyakin na ang vendor ay may kakayahang suportahan ang buong ikot ng buhay ng empleyado, mula sa pagsubaybay sa aplikante, onboarding, pagpaplano ng pagkakasunud-sunod sa off-boarding. Pipigilan nito ang iyong kumpanya na lumago mula sa solusyon nito, na malamang na magreresulta sa paglala, isang bagong pagsusuri, at mga bayad sa pagpapatupad ng mahal.
• Panghinaharap na Pagpapaunlad ng Produkto: Siguraduhin na ang vendor ay nagbibigay ng isang malakas na pag-unawa sa mga hamon na nakaharap sa pangangalap ngayon at sa hinaharap. Ang vendor na pinili mo ay dapat na nasa pulso ng teknolohiya at mga balita sa industriya upang makapag-ayos sa iyong mga pagbabago sa pangangailangan at tiyakin na ang mga kumpigurasyon ng solusyon ay ginagamit sa pinakamatatag na potensyal nito.
• Pagsasama sa HRIS: Bagaman maaaring gusto mo ang iyong taga-ayos ng komite sa IT na magbigay ng input sa bagay na ito, hindi ito dapat palitan ang iyong komite sa paggamit ng isang sistema ng pagsubaybay ng aplikante na hindi sapat na maglingkod sa buong departamento. Anumang vendor na nagkakahalaga ng pagsasaalang-alang ay dapat magbigay ng kakayahan upang ilipat ang pangunahing impormasyon mula sa sistema nito sa iyong sistema ng HRIS na may kaunting kahirapan.

Buod ng Pinili ng Vendor para sa Mga System ng Pagsubaybay sa Aplikante

Ang timeline para sa isang proseso ng pagpili ng vendor para sa isang sistema ng pagsubaybay sa aplikante ay maaaring mula sa isang buwan hanggang anim o higit pa upang makumpleto. Ang sumusunod ay isang iminungkahing timetable na magpapahintulot sa iyong komite na magproseso ng isang takdang panahon para sa proseso ng pagpili ng vendor para sa isang sistema ng pagsubaybay sa aplikante.

Mangyaring ipaalam na ito ay magbabago batay sa isang ginustong petsa ng pagpapatupad.

Timeline para sa iyong Pinili ng Vendor para sa Mga System ng Pagsubaybay sa Aplikante

• Bumuo ng komite sa pagpili - 1 linggo
• Kilalanin ang mga pangangailangan ng kumpanya - 1 hanggang 2 linggo

Talaga tayahin ang mga vendor laban sa mga natukoy na pangangailangan ng kumpanya sa sumusunod na proseso:

1. Gumawa ng isang mahabang listahan ng mga posibleng vendor - 1 linggo
2. Humiling ng mga RFP upang magbigay ng paglilinaw sa anumang paksa o pag-aalala - 4 na linggo
3. Gumawa ng isang shortlist gamit ang iyong pangunahing pamantayan ng pagsusuri - 1 hanggang 2 linggo
4. Tapusin ang isang vendor - 3 hanggang 6 na linggo
5. Magpakita ng iba't ibang mga sistema - sa lalong madaling panahon
6. Mga pagtatanghal ng benta - sa lalong madaling panahon
7. Mga pagbisita sa site - kung kinakailangan

Tandaan na ang pangunahing layunin ng isang sistema ng pagsubaybay sa aplikante ay upang magbigay ng kapangyarihan sa iyong mga gumagamit. Ang mga miyembro ng komite ay dapat makilala at maglalagay ng isang halaga sa mga kasangkapan sa teknolohiya, pag-optimize ng proseso, pangitain ng kumpanya, at suporta sa customer upang madiskarteng mapaliit ang mga vendor sa isang maikling listahan ng mga tunay na posibilidad.

Malamang na ang iyong maikling listahan ay hindi maaaring magkaroon ng maraming pagkakaiba sa pagganap na pagkakaiba; samakatuwid ito ay mahalaga upang panatilihin ang mas mababa nasasalat na mga elemento ng na vendor sa isip.

Ang iyong komite ay dapat tumingin sa mga mapagkukunan ng impormasyon tulad ng Web site ng vendor, newsgroup, Mga portal ng Human Resource, at tradeshows. Kumonekta sa mga kasamahan sa ibang mga kumpanya na katulad sa laki, pangangailangan, at industriya upang matuto mula sa kanilang mga karanasan.

Ang pakikisosyo sa isang vendor na nakatuon sa serbisyo na pinaka-tugmang naaangkop sa paningin at layunin ng iyong samahan para sa hinaharap ay magiging napakahalaga para sa lahat ng mga pangunahing manlalaro sa iyong pagsusuri, pagpili, at pagpapatupad ng sistema ng pagsubaybay sa aplikante.

Higit Pa Tungkol sa Pag-recruit at Pag-hire

• Mga Nagrerekrut na Mga Bituin: Nangungunang Sampung Paraan upang Kumuha ng Mahusay na Kandidato.
• Gamitin ang LinkedIn para sa Pagrekrut ng mga Empleyado.