Ano ang isang Sistema ng Impormasyon para sa Human Resources?

Ang Human Resource Information System (HRIS) ay isang software o online na solusyon para sa data entry, pagsubaybay sa data, at mga pangangailangan ng impormasyon ng data ng Human Resources, payroll, pamamahala, at mga function ng accounting sa loob ng isang negosyo. Ito ay kapaki-pakinabang para sa lahat ng mga proseso na nais mong subaybayan at mula sa kung saan mo inaasahan upang makalikom ng kapaki-pakinabang at mapakay data.

Karaniwan na nakabalot bilang isang database, daan-daang mga kumpanya ang nagbebenta ng ilang anyo ng HRIS at bawat HRIS ay may iba't ibang mga kakayahan. Piliin ang iyong HRIS nang maigi batay sa mga kakayahan na kailangan mo sa iyong kumpanya. Bilang ang HRIS ay naging mas sopistikadong, ang pagpili ay naging sapat upang halos maparalisa ang isang departamento ng HR.

Pagmamasid sa isang kumpanya ng teknolohiya, kung saan umiiral ang mga eksperto sa computer, dumaan sa tatlong iba't ibang mga sistemang HRIS sa sampung taon bago sa wakas ayusin ang kanilang kasalukuyang sistema, ay isang edukasyon sa kanilang pagiging kumplikado. Ito ang dahilan kung bakit ang pagpili ng isang HRIS ay isang pangunahing gawain para sa isang negosyo.

Mga Pangunahing Pagsasaalang-alang Bilang Tinitingnan Mo ang Mga Opsyon sa HRIS

Ang pagpili ng isang HRIS ay isang nakababahalang sitwasyon dahil maraming mga opsyon ang umiiral. Ang pagpili ng mga pagpipilian na pinakamainam para sa iyong mga pangangailangan sa iyong kumpanya ay mahirap. Ang paghagupit sa pamamagitan ng impormasyong ibinigay ng bawat sistema ay mahirap din.

Ang mga salespeople ay kadalasang nag-oobserba sa mga nagtitinda na maaaring magsalita sa iyo na matutugunan ng system ang iyong mga pangangailangan. Tiyaking suriin mo ito ng maraming mapagkukunan kasama ang mga kasalukuyang kostumer, mga grupo ng talakayan sa online, LinkedIn, iba pang mga miyembro ng SHRM, at mga review ng Google.

Ito ang iba pang mga bagay na dapat isaalang-alang habang pinipili mo ang iyong HRIS.

• Tandaan na kahit na ang iyong kumpanya ay lamang ng ilang mga tao ngayon, maaaring ito ay may dalawang beses na marami o kahit na 10 beses na maraming mga empleyado sa hinaharap, kaya pumili ng isang sistema na maaaring lumago sa iyong negosyo.
• Ang isa pang mahalagang kadahilanan na dapat mong isaalang-alang ay ang maraming HRIS ay makagagawa lamang ng bahagi ng kung ano ang kailangan mong gawin ng automation. Sa mga kasong ito, gugustuhin mong tiyakin na ang mga bahagi ng anumang mga add-on o mga karagdagang system ay magkakasamang nagtatrabaho nang walang aberya. Muli, huwag gawin ang salita ng salesperson tungkol sa mga sistema na nagtutulungan. Gawin ang iyong pananaliksik.

• Tingnan din upang makita kung anong uri ng pagsasanay at patuloy na suporta ang magagamit para sa iyong mga tauhan. Dapat mo ring matiyak na ang mga pangako ng sales consultant tungkol sa pagsasanay at follow-up na sumusunod sa pagbili ay isinusulat mismo sa iyong kontrata upang bilhin ang HRIS. At, suriin sa iba pang mga organisasyon upang matiyak na ang iyong napiling kumpanya ay may track record ng patuloy, kapaki-pakinabang na suporta.

Inaasahang Pag-andar ng Mas mahusay na Mga Pagpipilian sa HRIS

Kadalasan, ang mas mahusay na Human Resource Information Systems (HRIS) ay nagbibigay ng pangkalahatang:

Pamamahala ng lahat ng impormasyon ng empleyado:

Ang data tulad ng mga pangalan, pamagat, address, at suweldo ay isang pangunahing pagsisimula. Salary at kasaysayan ng posisyon, mga istraktura ng pag-uulat, mga ulat sa pagsusuri ng pagganap, at iba pang mga kritikal na impormasyon ng empleyado.

Mga dokumentong may kaugnayan sa Kumpanya:

Kabilang dito mga bagay na tulad ng mga handbook ng empleyado, mga pamamaraan sa paglisan sa emergency, at mga alituntunin sa kaligtasan.

Pamamahala ng mga benepisyo:

Gusto mo ng pangangasiwa ng benepisyo kasama ang pagpapatala, mga pagbabago sa katayuan, at pag-update ng personal na impormasyon. Sa isang perpektong sistema, maaari mong payagan ang mga empleyado na maghanap at suriin ang kanilang sariling impormasyon, kabilang ang pagsubaybay sa bakasyon.

Kumpletuhin ang pagsasama sa payroll:

Kasama rin sa pagsasama na ito ang ibang software ng pinansiyal na kumpanya at mga sistema ng accounting. Kapag ang mga ito ay konektado, maaari mong tiyakin na ang mga paychecks ay tama. Hindi kailanman magkakagambala sa pagitan ng kung ano ang opisyal na rate ng pagbabayad at ang impormasyon na may payroll. Kung ang mga sistema ay hindi pagsasama, madaling i-update ang isang suweldo sa isang sistema at hindi sa iba.

Pagsubaybay sa aplikante at resume:

Kapag ang iyong system ay tuluy-tuloy, maaaring i-click ng recruiter ang isang upahang button at ang lahat ng impormasyon mula sa aplikante ay ililipat sa bahagi ng empleyado ng mga bagay. Ito ay nagse-save ng maraming oras dahil ang iyong data entry at gawaing isinusulat halos mawawala.

Kung ang isang aplikante ay naglalagay sa kanyang sariling impormasyon kapag nag-aaplay, maaari mong matiyak ang katumpakan. Kung ang sulat ng alok ay nabuo sa labas ng parehong sistema ng sistema ng payroll, ang suweldo ay perpektong tumutugma at walang pagkakaunawaan.

Mga plano sa pag-unlad ng pagganap:

Hindi lamang sapat na magkaroon ng mga plano kung ang mga ito ay naitala sa isang sentral na sistema, pagkatapos ay madaling masusundan nila ang empleyado mula sa posisyon upang iposisyon. Maaaring magpatakbo ang mga nangungunang lider ng mga ulat upang makita kung saan ang mga tao at kung ano ang kanilang mga indibidwal na bosses ay nagpaplano sa mga tuntunin ng pagpaplano ng pagpapalitan para sa kanilang mga futures.

Mga Pagkilos sa Pagdisiplina:

Mahalaga na masubaybayan kung sino ang nasuspinde, na-demote, o nagkaroon ng iba pang mga negatibong aksyon laban sa kanila na nabanggit-kahit na ang empleyado ay umalis sa iyong samahan. Kapag ang isang kumpanya ay tumawag at humihingi ng isang dating reference ng empleyado, madali para sa isang admin sa departamento ng HR upang maghanap at mag-ulat ng pabalik kung o hindi ang tao ay karapat-dapat para sa rehire.

Mga tala sa pagsasanay:

Ito ay lalong kritikal sa isang kumpanya kung saan kinakailangan ang mga sertipiko at lisensya. Sa iba pang mga kumpanya, ang mga rekord sa pagsasanay ay hindi maaaring magkaroon ng antas na kahalagahan, ngunit maaari mo pa ring makita na ang pagkakaroon ng impormasyon ay kapaki-pakinabang habang pinapaunlad mo ang iyong mga empleyado, isang mahalagang kadahilanan na gusto nila mula sa trabaho.

Sa kabuuan, ang HRIS na pinaka-epektibong naglilingkod sa mga kumpanya ay sumusubaybay sa impormasyong ito:

• pagdalo at paggamit ng PTO,
• magbabayad ng pagtaas at kasaysayan,
• magbayad ng mga grado at posisyon na gaganapin,
• mga plano sa pag-unlad ng pagganap,
• pagsasanay na natanggap,
• natanggap ang aksiyong pandisiplina,
• personal na empleyado ng impormasyon, at paminsan-minsan,
• pamamahala at mga pangunahing plano sa pagkakasunud-sunod ng empleyado,
• mataas na potensyal na pagkakakilanlan ng empleyado, at
• pagsubaybay sa aplikante, pakikipanayam, at pagpili.

Mga Pakinabang ng Kanan HRIS

Ang isang epektibong HRIS ay nagbibigay ng impormasyon tungkol sa anumang bagay na kailangan ng kumpanya upang subaybayan at pag-aralan ang tungkol sa mga empleyado, mga dating empleyado, at mga aplikante. Kailangan ng iyong kumpanya na pumili ng Human Resources Information System at i-customize ito upang matugunan ang iyong mga pangangailangan. Kung ang iyong kumpanya ay nasa landas ng paglago, pumili ng isang sistema na maaaring lumaki sa iyo.

Ito ay medyo mura upang ipatupad ang isang pangunahing HRIS, ngunit siguraduhin ang anumang ipinapatupad mo ay nakakatugon sa mga aktwal na pangangailangan ng iyong kumpanya. Gusto mo bang makapagpatakbo ng mga ulat ng paglilipat ng salapi? I-post ang mga chart ng organisasyon?

Pahintulutan ang mga tagapamahala na i-access ang elektronikong mga pagsusuri sa nakaraang pagganap? Nais mo ba ang lahat ng bagay na magawa sa pamamagitan ng departamento ng HR o gusto mo ng mga tagapamahala na ma-access ang impormasyon sa kanilang sarili?

Sa isang nararapat na HRIS, ang mga kawani ng Human Resources ay nagbibigay-daan sa mga empleyado na gumawa ng kanilang sariling mga update sa benepisyo at magbago ng mga pagbabago, kaya binabayaran ang kawani ng HR para sa mas madiskarteng mga function. Bukod pa rito, ang data na kinakailangan para sa pamamahala ng empleyado, pag-unlad ng kaalaman, paglago ng karera at pagpapaunlad, at pantay na paggamot ay pinapasadya.

Sa wakas, maaaring ma-access ng mga tagapamahala ang impormasyong kailangan nila sa legal, etikal, at epektibong sumusuporta sa tagumpay ng kanilang mga empleyado sa pag-uulat. Maaari silang magpatakbo ng kanilang sariling mga ulat at magpasok ng mga plano sa system upang makatulong sa pagkakasunud-sunod.

Ang Human Resource Information System (HRIS) ay isang software o online na solusyon para sa data entry, pagsubaybay sa data, at mga pangangailangan ng impormasyon ng data ng Human Resources, payroll, pamamahala, at mga function ng accounting sa loob ng isang negosyo.

Karaniwan na nakabalot bilang isang database, daan-daang mga kumpanya ang nagbebenta ng ilang anyo ng HRIS at bawat HRIS ay may iba't ibang mga kakayahan. Piliin ang iyong HRIS nang maigi batay sa mga kakayahan na kailangan mo sa iyong kumpanya.

Higit pang Tungkol sa HRIS

• Paano Pumili ng Teknolohiya ng Impormasyon sa Teknolohiya ng Tao
• Software ng Pagsubaybay sa Aplikante
• Ang Solusyon sa Pamamahala ng Human Resources System