Madaling Mga Hakbang upang Lumikha ng Badyet ng Proyekto

Ang mga nakaranas ng mga tagapamahala ng proyekto at mga nagtatrabaho sa mga malalaking kumpanya ay magkakaroon ng software at accountant upang tulungan silang magkasama ang mga badyet ng proyekto. Ngunit paano kung hindi mo? Kung nakapako ka sa isang blangko na spreadsheet o isang email mula sa iyong sponsor ng proyekto na humihiling sa iyo na magkasama ang mga pondo para sa proyekto, pagkatapos ay ang artikulong ito ay para sa iyo.

Titingnan namin ang limang bagay na kailangan mong gawin upang lumikha ng isang pangunahing badyet ng proyekto.

Gamitin ang Iyong Task List

Una, dalhin ang listahan ng iyong gawain sa proyekto. Maaari ka ring magkaroon ng isang work breakdown structure, at kung mayroon ka isa, mas mainam na gamitin iyon. Ngunit isang listahan ng gawain ang gagawin hangga't ito ay ganap na sumasaklaw sa lahat ng kailangan mong gawin sa proyekto.

Kung wala kang isang listahan ng gawain, oras na upang lumikha ng isa. Isulat ang lahat ng kailangan mong gawin, at ang mga bagay na kailangan mong itayo, gawin o kumpletuhin bago makumpleto ang proyekto. Hindi kailangang maging sa anumang partikular na pagkakasunud-sunod, ngunit kinakailangan nito na isama ang lahat.

Sa wakas sa hakbang na ito, mag-isip ng mga ideya sa iyong pangkat ng proyekto, dahil mayroong nakagawian na isang bagay na nakalimutan mo. Maraming mga ulo ay mas mahusay kaysa sa isa!

Tantyahin ang bawat Bahagi

Ngayon ay dumaan sa iyong listahan at gawin ang presyo ng bawat item. Halimbawa, ang isang gawain na nagsasabing 'mag-set up ng mga pagpupulong upang talakayin ang mga kinakailangan' ay maaaring kasangkot sa pag-uukol at pag-hire, sa mga silid ng pagpupulong o pagbili ng anumang mga mapagkukunan na kailangan mo tulad ng isang projector o flip chart pen. Mayroong isang gastos na kasangkot sa na, kaya makakuha ng mga quote para sa iyong kuwarto upa at ang iba pang mga kagamitan at tandaan ito pababa.

Gawin ito para sa lahat ng bagay sa listahan ng gawain, kaya nagtapos ka sa isang presyo laban sa bawat item. Ang ilang mga gawain sa proyekto ay hindi maaaring magkaroon ng isang kalakip na presyo, at iyan ay OK.

Magdagdag ng Mga Estimado na Magkasama

Susunod idagdag ang lahat ng iyong mga pagtatantya. Ito ay pinakamadaling gawin ito kung gumawa ka ng isang listahan ng mga item sa isang spreadsheet, idagdag ang mga gastos sa susunod na haligi at pagkatapos ay buuin ang haligi sa ibaba. Hayaan ang spreadsheet gawin ang matematika para sa iyo! Ito ay nagiging iyong spreadsheet ng badyet.

Mahusay na ideya na pangkatin ang iyong mga gastos sa mga kategorya pati na rin, upang madali mong makita kung saan pupunta ang bulk ng pera. Gumamit ng mga kategorya tulad ng 'Project Start Up,' 'Infrastructure' o 'Pagsasanay' - piliin ang mga pagpapangkat na nangangahulugan ng isang bagay sa konteksto ng proyekto.

Magdagdag ng Contingency and Bills

Magiging mahusay kung mayroon kang isang kristal na bola at mahuhulaan ang mga gastos na may 100% katumpakan ngunit marahil ay hindi ka nagtitiwala sa iyong kakayahang gawin iyon! Ito ay kung saan naroroon ang kawalang-sigla. Ito ay isang pondo ng pera batay sa kung gaano ka tiwala na nakuha mo ang mga pagtatantya ng tama. Hindi ito nauugnay sa anumang partikular na gawain. Ito ay isang pangkalahatang 'emergency pot' kung sakaling magkaroon ka ng mali o nag-iwan ng isang bagay sa pamamagitan ng pagkakamali.

Kung hindi mo alam kung magkano ang maaaring mangyari, magdagdag ng 10% ng kabuuang ginawa mo sa Hakbang 3. Ito ay isang di-pang-agham na hulaan na maraming mga tagapamahala ng proyekto ang gumagamit at nagbibigay sa iyo ng kaunting pag-cushion sa iyong badyet kung sakaling kailangan mo ito.

Magdagdag ng isang linya sa iyong spreadsheet sa badyet sa ibaba na nagsasabing 'Contingency' at tinutukoy ang porsyento na ginamit mo.

Huwag kalimutan na idagdag sa anumang buwis sa pagbebenta o iba pang mga buwis na hindi malinaw na kasama sa iyong indibidwal na mga pagtatantya ng line item.

Idagdag ang lahat ng ito, at iyon ang iyong pangwakas na halaga ng badyet.

Kumuha ng Pag-apruba

Ang huling bagay na dapat gawin ay upang makuha ang iyong tagapamahala ng tagapamahala o proyekto upang aprubahan ang iyong badyet. Makipag-usap sa kanila tungkol sa kung paano mo ito isama at kung anong mga elemento ang bumubuo sa iyong pangkalahatang badyet.

Ayan yun! Ang pagbabadyet ng proyekto ay isang mahahalagang kasanayan sa pamamahala ng proyekto, at ang gabay na ito ay makapagsimula kang lumikha ng isang badyet sa proyekto.