Mga Pinakamahusay na Kasanayan para sa mga File ng Tauhan ng Empleyado

Mahusay na ideya para sa isang tagapag-empleyo na mapanatili ang isang tauhan ng file para sa bawat empleyado. Ang dokumentasyon ng kasaysayan ng pagtatrabaho, mga rekord ng kontribusyon at tagumpay, mga abiso sa pandisiplina, mga promo, mga plano sa pag-unlad ng pagganap, at marami pang iba, ay kabilang sa isang tauhan ng file. Ang mga smart employer ay nagpapanatili ng higit sa isang file ng tauhan.

May mahusay na dahilan ang tagapag-empleyo upang mapanatili ang ilang mga file ng tauhan-ilang legal at ilan para sa mga layuning pang-pinakamahusay na kasanayan sa trabaho. Kailangan ang dokumentasyon upang magkaroon ng tumpak na pagtingin ang employer sa kasaysayan ng trabaho ng empleyado. Ang dokumentasyon ay sumusuporta sa mga desisyon ng tagapag-empleyo at maaaring maprotektahan ang employer sa isang kaso-iningatan nang maayos.

Ang mga nilalaman ng mga tauhan ng file ay nagbibigay ng makasaysayang pangkalahatang-ideya ng mga mahahalagang pangyayari sa panahon ng karera ng empleyado. Sinusuportahan nila ang mga desisyon na ginawa tungkol sa empleyado at kanyang karera. Ipinakikita nila ang rationale ng tagapag-empleyo sa likod ng pag-hire, pag-promote, paglilipat, gantimpala at pagkilala, at pagpapaputok ng mga desisyon.

Iba't ibang Mga Alituntunin Nauugnay sa Iba't Uri ng Uri ng Tauhan

Dahil maraming mga uri ng mga tauhan ng mga file ay inirerekomenda, ang iba't ibang mga alituntunin at alituntunin ay nauugnay sa bawat uri ng tauhan ng file.

• Ang bawat uri ng tauhan ng file ay may iba't ibang dahilan para sa umiiral at iba't ibang nilalaman, batay sa kadahilanang iyon.
• Ang bawat uri ng tauhan ng file ay nai-imbak nang magkakaiba.
• Ang access sa isang tauhan ng file ay limitado sa ilang mga empleyado sa karamihan ng mga organisasyon. Maraming mga organisasyon ang naghihigpit sa mga tauhan ng file access sa kawani ng Human Resources lamang. Iba't ibang mga uri ng file ng tauhan ang may iba't ibang mga alituntunin sa pag-access
• Ang pag-access ng empleyado sa kanyang tauhan ng file ay pinahihintulutan, ngunit ang karamihan sa mga tagapag-empleyo ay nag-set up ng mga alituntunin para sa pag-access ng empleyado sa isang patakaran sa pag-access ng tauhan ng file sa handbook ng empleyado (Iba't ibang mga tuntunin ang iba't ibang mga estado at hurisdiksyon, kaya't manatiling napapanahon para sa iyong lokasyon.)

  Karamihan sa mga organisasyon ay hindi pinapayagan ang manager ng empleyado na ma-access ang pangkalahatang file ng tauhan. Inasahan nila ang mga tagapamahala na panatilihin ang may-katuturang dokumentasyon sa kanilang sariling file ng empleyado ng pamamahala na hindi opisyal na file ng tauhan.

• Ang departamento ng Human Resources ay nagmamay-ari at may pananagutan sa mga file ng tauhan ng empleyado.

Mga Inirerekumendang File ng Mga Tao

Narito ang mga uri ng mga file ng tauhan na inirerekomenda at kung ano ang kailangan mong malaman tungkol sa pakikipagtulungan sa kanila.

File ng Kawani ng Empleyado

Ito ang pangunahing tauhan ng file na nagpapanatili ng employer para sa bawat empleyado. Ang mga tauhan ng file ay nag-iimbak ng kasaysayan ng trabaho ng bawat empleyado. Ito ang kailangan mong malaman tungkol sa file ng kawani ng empleyado.

Medical File

Ang file na medikal ng empleyado ay may malubhang legal na paghihigpit na dapat malaman at maalala ng tagapag-empleyo. Narito ang kailangan mong malaman tungkol sa pagiging kompidensyal at nilalaman ng isang medikal na file ng empleyado.

Payroll File

Ang pag-access ng empleyado sa file ng payroll ng empleyado ay mas mahigpit kaysa sa pag-access sa alinman sa medikal o ng tauhan ng file. Ang payroll file ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa suweldo, pagpili ng benepisyo, mga pagbabago sa rate ng pay, garnish, at iba pang legal na dokumentasyon na nakakaapekto sa paycheck ng empleyado. Ang iba't ibang mga kawani ng Accounting at Human Resources ay nag-access sa impormasyon sa file ng payroll.

I-9 Forms File for Employees

Dahil sa mga karapatan ng pag-access ng iba't ibang ahensya ng gobyerno, sinusunod mo ang pinakamahusay na kasanayan sa pamamagitan ng pagpapanatili ng isang hiwalay na file para sa mga empleyadong I-9 form. Alamin ang higit pa tungkol sa pagtatago ng mga I-9 form.

Personnel File Access Policy para sa mga empleyado

Gusto mong paganahin ang bawat empleyado upang malaman kung ano ang nasa kanyang tauhan ng file, ngunit kailangan mong kontrolin ang integridad, pagkakumpleto, at pagiging ganap ng file. Ang pagpapanatili ng pagiging kompidensiyal ng empleyado at tagapag-empleyo at limitadong pag-access ay nakasisiguro sa isang patakaran sa pag-access ng tauhan ng file.

Ano ang Hindi Isama sa isang File ng Tauhan ng Empleyado

Naghahanap ng mga alituntunin tungkol sa nilalaman na hindi dapat isama sa isang kawani ng tauhan ng empleyado? Narito ang aking pinakamahusay na mga rekomendasyon tungkol sa nilalaman na nais mong mapanatili ang alinman sa isang hiwalay, impormal na lokasyon o hindi mananatili sa lahat. Ang pagpapanatili ng mga hindi pinagkakatiwalaan at purong maling dokumentasyon ay maaaring makapinsala sa iyo.

Dokumentasyon

Alam mo ba kung ano ang dokumentasyon? Ang salita, dokumentasyon, pananim madalas sa mundo ng trabaho at Human Resources. Subalit, ang kahulugan ng dokumentasyon at kung bakit nais mong idokumento ang partikular na mga pangyayari sa trabaho ay lubusan na sakop, "Ang Kahalagahan ng Dokumentasyon sa Mga Mapagkukunan ng Tao." Tingnan kung ang tamang dokumentasyon ay mahalaga para sa tumpak na mga file ng trabaho.

Disclaimer: Mangyaring tandaan na ang impormasyon na ibinigay, habang may awtoridad, ay hindi garantisado para sa katumpakan at legalidad. Ang site ay binabasa ng isang pandaigdigang madla at mga batas at regulasyon sa trabaho ay nag-iiba mula sa estado hanggang estado at bansa sa bansa. Mangyaring humingi ng legal na tulong, o tulong mula sa mga mapagkukunan ng gobyerno ng Estado, Pederal, o International, upang matiyak na ang iyong legal na interpretasyon at mga pagpapasya ay tama para sa iyong lokasyon. Ang impormasyong ito ay para sa gabay, ideya, at tulong.