Paano Sumulat at Magpadala ng Mga Propesyonal na Mensahe sa Email

Sa tuwing magpapadala ka ng mga propesyonal na mga mensaheng email, mahalaga na tiyakin na ang mensahe ay perpekto. Hindi mo nais na pumukaw ng pagkakataon sa pamamagitan ng paggawa ng anumang mga pagkakamali - alinman sa kung paano magpadala ng mga email o kung paano mo sinusubaybayan ang mga ito. Basahin ang tungkol sa upang malaman kung paano sumulat at magpadala ng mga top-notch na propesyonal na mga mensaheng email.

Bakit gusto mong magpadala ng isang propesyonal na email? Mayroong maraming dahilan. Maaari mong ipadala ang iyong cover letter sa isang potensyal na tagapag-empleyo, isang pasasalamat sulat sa isang kasamahan na sumang-ayon na maging isang sanggunian, isang sulat sa pagbibitiw sa iyong kasalukuyang boss, o isang kahilingan para sa isang sulat ng rekomendasyon.

Maaari kang magkaroon ng iba pang mga dahilan para sa pagpapadala ng di-personal na mga email, at sa katunayan, isang magandang ideya na tiyakin na ang lahat ng iyong email ay organisado at propesyonal.

Narito kung ano ang isasama sa iyong mga mensahe, kung ano ang hindi isasama, at kung paano isasara, lagdaan at ipadala ang iyong mga mensaheng email.

Mga Alituntunin ng Mensahe ng Propesyonal na Email

Suriin ang mga hakbang na ito upang makapagsulat ng isang mataas na kalidad na propesyonal na email, at palagi kang makagawa ng isang mahusay na impression sa tatanggap:

• Linya ng Paksa: Ang linya ng paksa ay dapat na maipahayag nang wasto ang iyong layunin para sa pagsulat. Ang iyong subject line ay maaaring kasing simple ng "Thank You" o "Request for Recommendation."
• Pagbati: Kahit na nagsusulat ka ng isang maikling email, isama ang isang pagbati. Kung alam mo ang pangalan ng tao, isama mo ito. Maliban kung ikaw ay nasa isang pangunang pangalan sa batayan ng tao, tawagan sila sa pamamagitan ng kanilang pamagat.
• Haba: Panatilihin ang iyong email bilang madaling maintindihan hangga't maaari. Ang mga tao ay may posibilidad na magsagap ng matagal na mga email, kaya isama lamang ang mahahalagang impormasyon.
• Estilo ng Font: Iwasan ang gayak, mapaglarong, o may kulay na mga font; ang mga ito lamang ay nakakagambala sa tatanggap mula sa iyong aktwal na mensahe. Iwasan ang pag-overuse ng mga naka-bold at italics, na gumawa ng isang email hitsura cluttered. Huwag sumulat sa lahat ng malalaking titik na alinman; ito ay dumating sa galit o overexcited sa isang email.

• Mga Emoticon:Huwag isama ang mga emoticon sa isang propesyonal na email; i-save ang mga ito para sa personal na sulat.
• Pagbabaybay at Gramatika: Dahil lamang na sumusulat ka ng isang email ay hindi nangangahulugan na dapat mong mapakali tungkol sa spelling at grammar. I-edit ang iyong email nang mabuti bago ipadala ito. Ang mensahe ng error-free ay nagsasabi sa tatanggap na ang iyong email ay dapat na seryoso.
• Pagsasara:Mag-sign off sa isang maikling "Salamat," "Pinakamahusay," o ibang simpleng pagpapadala, at pagkatapos ay ang iyong pangalan. Pinapayagan ka ng karamihan sa mga email account na mag-embed ng pirma gamit ang iyong pangalan, pamagat, at impormasyon ng contact sa bawat email. Ito ay isang napakalakas na paraan upang gawing mas propesyonal ang bawat sulat.

Mga Karagdagang Tip

Sa sandaling isinulat mo ang iyong email, pumunta sa lahat ng mga hakbang na ito bago mo i-click ang button na "magpadala":

• Tiyaking Tapos na ang Iyong Mensahe:Double check upang matiyak na ang linya ng Paksa ng iyong email ay napunan, isinama mo ang isang pirma, ipinapadala mo ang mensahe sa tamang contact person, at napunan mo ang Bcc patlang upang magpadala ng isang kopya sa iyong sarili, kaya mayroon kang isang talaan ng email na mensahe.
• Katunayan ng Iyong Mensahe ng Email:Bago mo maabot ang pagpindot, tiyakin din na mag-spell ka ng tseke at suriin ang iyong grammar at capitalization. Mahalaga rin ang mga ito sa pagsusulatan ng paghahanap ng trabaho sa email habang nasa isang papel na sulat.

• Magpadala ng Mensaheng Pagsubok ng Email:Bago mo aktwal na ipadala ang iyong email, ipadala muna ang mensahe sa iyong sarili upang suriin na gumagana ang pag-format at walang nakikita sa lugar. Kung ang lahat ay mukhang mabuti, magpatuloy at ipadala ang email sa kumpanya o indibidwal na iyong nakikipag-ugnay.
• Magpadala ng Kopya ng Mensahe ng Email sa Iyong Sarili:Gamitin ang Bcc patlang upang magpadala ng isang kopya ng mensaheng email sa iyong sarili, kaya mayroon kang isang record ng kapag ikaw ay nagpadala ng mensahe at kung sino ang iyong ipinadala ito sa. Maaari mo ring mahanap ang impormasyong ito sa iyong naipadala na folder.

• File Your Copies:Sa maraming mga programa sa email maaari kang mag-set up ng mga folder upang gawing mas madali ang makahanap ng anumang mahahalagang email na nakaraan. Mag-set up ng isang folder para sa lahat ng iyong mga email sa paghahanap ng trabaho at i-file ang iyong mga kopya ng mensaheng email na ipinapadala mo sa iyong folder ng paghahanap sa trabaho.

Suriin ang Iyong Email Regular

Ang oras ay ang kakanyahan kapag naghahanap ka ng trabaho, kaya mahalagang suriin ang iyong email nang regular at madalas, kaya hindi mo makaligtaan ang anumang mahalagang mga pagkakataon. Hindi bababa sa, suriin ang iyong email sa umaga, at sa maagang bahagi ng hapon, kaya magkakaroon ka ng oras upang agad na tumugon sa mga mensahe na iyong natatanggap.

Ang mga araw na ito, ang pagkakaroon ng isang smartphone ay maaaring gawing madali upang suriin ang iyong mga email saan ka man pumunta at kahit kailan mo gusto - wala nang pag-hover sa iyong computer. Sa katunayan, makakakuha ka ng mga notification para sa mga bagong mensaheng e-mail, kaya maaari mong basahin ang mga ito sa sandaling pindutin nila ang iyong inbox.