Mga Kahinaan at Kahinaan ng 3 Mga Pormularyo sa Organisasyon ng Proyekto

Ang paraan ng iyong organisasyon ay nakaka-impluwensya kung paano mo pamahalaan at magpatakbo ng mga proyekto. Maaari din itong maka-impluwensya kung gaano karaming kapangyarihan at maabot ang kailangan mong gawin ang iyong trabaho bilang isang tagapamahala ng proyekto.

May tatlong karaniwang mga istruktura ng organisasyon, at ang mga tagapamahala ng proyekto ay nagtatrabaho sa lahat ng mga ito: functional, project, at matrix. Tingnan natin ang mga pakinabang at disadvantages ng bawat isa upang malaman mo kung ano ang ikaw ay laban sa kapag sumali ka sa isang bagong istraktura.

Functional Organization Structure

Sa isang istrakturang istrakturang organisasyon, ang tagapamahala ng proyekto at ang lahat ng mga mapagkukunan ay nagtatrabaho sa parehong dibisyon ng kumpanya, tulad ng departamento ng mga benta at marketing. Sa pangkalahatan, ang functional manager ay may higit na awtoridad kaysa sa project manager.

Mga Bentahe

Ang functional structure ay nagbibigay sa iyo ng hindi bababa sa kapangyarihan bilang isang proyekto manager, ngunit nag-aalok ng maraming iba pang mga pakinabang:

• Ito ay gumagana nang maayos para sa mga maliliit na koponan at maliliit na proyekto dahil ang tungkulin ay may ganap na kontrol sa mga miyembro ng koponan at iba pang mga mapagkukunan na kinakailangan.
• Madali mong ma-access ang mga eksperto na kailangan mo dahil sila ay nasa parehong functional area.
• Mabilis na makakasama ang lahat upang malutas ang mga problema na may kaugnayan sa proyekto.
• Maaari mong limitahan ang mga tool sa komunikasyon sa proyekto na kailangan mong gamitin dahil ang koponan ay medyo maliit at simple.
• Madalas kang nakakakuha ng masigasig na mga miyembro ng koponan na masigasig na magtrabaho sa proyekto dahil nagbibigay ito sa kanila ng mga pagkakataon sa karera. Ang trabaho ng proyekto ay maaaring maging isang mahusay na paraan upang ganyakin ang iyong koponan.

• Kung ikaw ay naghahatid ng proyekto sa isang functional na koponan, ito ay magiging ang functional team na iyong ginagawa, na maaaring gawing mas madali ang pagsasara ng isang proyekto.

Mga disadvantages

Kahit na ang istraktura na ito ay may maraming mga pakinabang, isaalang-alang din ang ilang mga downsides:

• Ang trabaho ay nagaganap sa isang silo, na maaaring mangahulugan na wala kang access sa mga tao sa labas ng iyong functional division.
• Ang mga tao sa pangkat ng proyekto ay maaaring maging mas tapat sa kanilang departamento o tagapamahala ng pangkat kaysa sa kanilang trabaho sa proyekto, na maaaring lumikha ng mga salungatan.
• Ang isang malaking proyekto ay maaaring magtapos sa isang functional project manager para sa bawat function. Maaari itong magresulta sa trabaho na bumabagsak sa mga bitak kung ang lahat ng mga tagapamahala ng proyekto ay hindi magkakasama nang magkakasama.
• Ang pagganap ng trabaho ay maaaring ihiwalay sa hindi ka magkaroon ng pagkakataon na mag-network nang malawakan sa kumpanya. Ang pagpapanatili ng isang strategic focus ay maaaring maging mas mahirap.

Istraktura ng Organisasyon ng Proyekto

Ang mga dedikado na koponan ay magkakasama upang magtrabaho sa mga proyekto sa istraktura ng organisasyon ng proyekto. Ang tagapamahala ng proyekto ay maaaring mayroong responsibilidad sa pamamahala ng linya para sa mga miyembro ng koponan ng proyekto. Ang mga halimbawa nito ay isasama ang malalaking konstruksiyon, ngunit din ang mga pagkukusa ng korporasyon na nangangailangan ng dedikadong grupo. Ang tagapamahala ng proyekto ay may tunay na awtoridad, na nag-uulat sa sponsor ng proyekto at sa board ng proyekto. Ang mga indibidwal sa pagtutulungan ng magkakasama nang direkta para sa tagapamahala ng proyekto.

Mga Bentahe

Ang malinaw na bentahe ng isang istraktura ng proyekto ay mayroon kang higit na kontrol sa koponan, ngunit ang iba pang mga pakinabang ay nasa lugar din.

• Ang mga koponan ay maaaring magkaroon ng isang malakas na pakiramdam ng pagkakakilanlan. Ito ay ang pinakamadaling istraktura kung saan upang lumikha ng isang malakas na kultura ng koponan.
• Ang buong koponan ay nakatuon sa mga layunin ng koponan, kaya ang kontrahan ng katapatan ay umiiral sa araw na trabaho para sa mga taong nagtatrabaho sa proyekto. Ang kanilang trabaho sa araw ay ang proyekto.
• Ang mga mapagkukunan ay nakatuon sa proyekto, kaya mas madaling mag-iskedyul ng trabaho. Malalaman mo kung kailan magagamit ang mga miyembro ng koponan at walang panganib na sila ay mahuhuli sa maikling abiso sa trabaho ng negosyo-karaniwan para sa isa pang tagapamahala.

• Ang mga proyekto na tumatakbo sa istruktura na ito ay mahusay na mga kapaligiran para sa pagpapabuti ng iyong mga kasanayan sa pamamahala ng proyekto pati na rin ang higit pang mga teknikal na kasanayan sa pamumuno.

Mga disadvantages

Ang istraktura ng proyekto ay ang pinakamadaling magtrabaho sa ngunit mayroon pa ring ilang mga kakulangan.

• Ang pagkakaroon ng isang koponan na nakatuon sa isang proyekto ay isang mahal na pangako. Ito ay may posibilidad na maging isang pagpipilian lamang sa mga malalaking proyekto.
• Kung aalisin mo ang mga tao mula sa kanilang mga trabaho sa trabaho, maaaring mahihirapan silang bumalik, lalo na kung ang proyekto ay matagal. Ang trabaho ng proyekto ay lumalawak, at ang pagbalik sa ginawa mo bago matapos ang isang panahon na nagtatrabaho sa isang napakaraming disiplina sa isang bagong, mapaghamong proyekto ay hindi isang magandang pag-asam para sa maraming tao. Ang pamamahala ng paglipat ng pangkat kapag isinara mo ang isang proyekto ay nagiging mas mahalaga.

• Kung minsan ang pagsasara ng isang proyekto ay maaaring mangahulugan ng pagkawala ng iyong trabaho kung ang negosyo ay lumipat at ang ibang papel ay hindi magagamit para sa iyo.
• Sa pamamagitan ng kanilang likas na katangian, ang mga dedikadong mga koponan ay nagpapasuso ng mga mapagkukunan upang magtrabaho sa isang bagay lamang. Maaari nilang limitahan ang bilang ng mga proyekto na maaaring gawin ng kumpanya sa anumang oras, lalo na kapag ang iba't ibang mga proyekto ay nangangailangan ng parehong mga kasanayan.
• Ang mga tagapamahala ng proyekto sa ganitong uri ng istraktura ay nangangasiwa ng linya para sa kanilang mga koponan, masyadong, na nangangahulugan ng paggugol ng oras at pagsisikap sa mga gawain ng mapagkukunan ng tao na hindi mo kailangang gawin sa iba pang mga istraktura. Kung nasiyahan ka sa elementong ito ng pakikipagtulungan sa mga tao, ang kadahilanan na ito ay maaaring maging isang kalamangan.

Matrix Organizational Structure

Ang ikatlong pagpipilian ay isang istraktura ng matris. Ang mga mapagkukunan ay ibinabahagi sa parehong trabaho at gawain sa proyekto. Maaaring ibig sabihin ng pagkakaroon ng dalawang tagapangasiwa o "tuldok-linya" na pananagutan sa isang proyekto manager pati na rin sa manager ng koponan. Ang istraktura ng linya ng pamamahala ng pagganap ay karaniwang unang nauna, at ang tagapamahala ng proyekto ay tumatagal ng may tuldok na linya.

Ang istraktura na ito ay naghihiwalay ng kapangyarihan at awtoridad sa pagitan ng functional or division team manager at ng project manager. Kailangan mong gamitin ang iyong mga kasanayan sa negosasyon sa kanilang buong kapangyarihan.

Mga Bentahe

Ang mga istraktura ng matrix ay karaniwan dahil pinapayagan nila ang mga tagapamahala na gumawa ng mga pagpipilian na may kakayahang umangkop sa kung paano ginugugol ng mga tao ang kanilang oras Malamang na magtrabaho ka sa isang matris na kapaligiran sa isang punto sa iyong karera. Ang mga pakinabang ng istraktura na ito ay ang mga sumusunod:

• Ang mga mapagkukunan ay ginagamit nang mahusay at maaaring lumipat sa pagitan ng mga proyekto kung kinakailangan.
• Maaari kang magtrabaho sa maraming iba't ibang mga bagay, paminsan-minsan sa kahanay-bagaman ang puntong ito ay maaaring argued bilang isang kapansanan rin.
• Ang mga koponan at indibidwal ay maaaring maging napaka-tumutugon. Kung ang isang bagong proyekto ay dumating na dapat na prayoridad, sapat na madaling mag-pivot at biglang tumuon sa ibang bagay. Hindi mo ito magagawa sa isang istraktura ng proyekto, na tumatagal ng mas mahaba upang buwagin at muling ipagpatuloy.
• Ang istraktura ay nangangailangan na ang lahat ay gumagamit ng parehong lifecycle ng pamamahala ng proyekto at pamamaraan, kaya gumagalaw sa pagitan ng mga proyekto ay madali. Ang mga tao ay maaaring sumali sa isang proyekto ng koponan na may medyo maliit na onboarding kinakailangan kapag ang mga terminolohiya at mga proseso ay karaniwan.

Mga disadvantages

Tulad ng lahat ng mga setup, ang isang ito ay may mga pitfalls, masyadong. Sa kabila ng pagiging pangkaraniwang istraktura, hindi maraming modernong mga lugar ng trabaho ang nag-crack ng mga problema ng labis na karga. Ang pagbibigay ng mga indibidwal na magagawa ay maaaring maging madali kung wala kang mga sistema sa lugar upang pamahalaan at masubaybayan ang kabuuan ng kanilang mga gawain. Ang iba pang mga disadvantages ay ang mga sumusunod:

• Ang pagkakasalungat sa pagitan ng mga proyekto ay karaniwan dahil maaari kang lumaban para sa parehong mga mapagkukunan gaya ng isa pang proyekto.
• Ang iba pang mga proyekto ay maaaring magkaroon ng ring-fenced ang pinakamahusay na mga mapagkukunan-ang pinaka-angkop na mga tao na may tamang mga kasanayan-o ang kanilang mga line manager ay maaaring hindi gumawa ng mga ito magagamit para sa proyekto ng trabaho.
• Maaaring may ilang kontrahan sa pagitan ng mga gawain sa negosyo-tulad ng karaniwang gawain at proyekto para sa mga indibidwal, lalo na kapag ang mga tagapamahala ay nagbibigay sa kanila ng iba't ibang mga priyoridad.
• Ang mga mapagkukunan ay maaaring magkaroon ng kontrahan tungkol sa kung anong landas ng pag-unlad ang kanilang ginagawa para sa kanilang mga karera sa hinaharap. Kahit na maaari mong malaman na nais mong manatili sa pamamahala ng proyekto, maaari kang magkaroon ng opsyon na umunlad sa isang mas nakatataas na papel na ginagampanan o mas maraming papel na nakatuon sa proyekto. Ngunit ang pagkakaroon ng maraming mga pagpipilian sa karera ay isang magandang bagay, kahit na ito ay gumawa para sa mga mahirap na desisyon.

Ang isang organisasyong istraktura na gumagana nang perpekto para sa lahat ng gawain sa negosyo-karaniwan ay hindi laging gumagana para sa mga proyekto, at kailangan mong pamahalaan sa loob ng kapaligiran kung saan ka nagtatrabaho. Ang pagkuha ng ilang karanasan sa bawat isa sa mga istruktura ay isang magandang ideya upang maaari mong maranasan ang mga ito mismo. Makakatulong ito sa iyo na magpasya kung aling kapaligiran ay nababagay sa iyo at naaangkop sa iyong mga kasanayan at kagustuhan. Pagkatapos ay maaari kang gumawa ng isang matalinong pagpipilian kung mayroon kang pagkakataon na magpasya sa iyong kapaligiran sa hinaharap na trabaho.

Ang pag-unawa sa mga kalamangan at kahinaan ng bawat istraktura ng organisasyon ng proyekto ay nagbibigay sa iyo ng isang pagkakataon upang magtrabaho kung saan pinakamahusay na gastusin ang iyong oras at impluwensya upang masulit ang iyong koponan at tulungan ang iyong proyekto na magtagumpay nang matagumpay.