Ang Papel at Layunin ng isang Charter ng Proyekto

Ang mga proyekto ay pormal na umiiral sa isang organisasyon dahil sa charter ng proyekto. Ito ay isang dokumento na nagpapahintulot sa trabaho na maganap at maghirang sa tagapamahala ng proyekto. Binibigyan ka nito, bilang tagapamahala ng proyekto, ang utos na gawin ang gawaing inilarawan dito.

Ang pinakamahalagang papel na ginagampanan ng isang charter ng proyekto ay upang maitakda nang eksakto kung ano ang gagawin ng proyekto. Tingnan natin kung ano ang mahalagang dokumentong ito ng proyekto.

Ano ang Nangyayari sa isang Charter ng Proyekto?

Ang unang bahagi ng isang charter ng proyekto ay isasalin ang pangalan ng proyekto, ang mga pangalan ng sponsor at tagapamahala ng proyekto, at ang petsa na inihanda ang dokumento. Pagkatapos ay makakakuha ka sa karne ng dokumento.

Ang pangunahing mga seksyon ng isang charter ng proyekto ay ang mga sumusunod.

• Layunin ng Proyekto: Ipinaliliwanag nito kung bakit nais ang proyekto. Maaari kang sumangguni sa isang kaso ng negosyo o sa kontrata na nagtutulak ng proyektong ito o sa simpleng pagbaybay kung bakit mahalagang gawin ang gawaing ito.
• Paglalarawan ng Proyekto: Ipaliwanag sa seksyon na ito kung ano ang gagawin ng proyekto. Dapat mong isama ang mga detalye sa mga bagay na itatayo o ang mga serbisyo na ibibigay.
• Badyet: Sa puntong ito ay maaaring hindi ka magkaroon ng lahat ng mga detalye tungkol sa mga gawain sa proyekto, kaya hindi ka maaaring maglagay ng buo at detalyadong badyet ng proyekto nang sama-sama. Tandaan ang anumang limitasyon sa badyet o ang unang hanay ng paggasta na mataas ang antas na iyong inaasahan.

• Mga Panganib: Lahat ng mga proyekto ay may mga panganib. Ang seksyon na ito ng charter ng proyekto ay bumubuo sa maagang bersyon ng iyong log ng panganib sa proyekto. I-dokumento ang anumang mga panganib na alam mo tungkol sa puntong ito upang makita ng koponan ng pamamahala kung ano ang maaaring makaapekto sa pasulong na proyekto.
• Mga Mahahalagang Kilos: Kung alam mo ang mga mataas na antas ng milestones, isama ang mga ito sa charter ng proyekto sa seksyong ito. Maaari mong ilipat ang mga ito sa iyong Gantt chart mamaya kapag dumating ka upang magkasama ang isang mas detalyadong plano. Sa sandaling hinahanap mo lamang ang mga petsa ng drop-dead o anumang bagay na tinukoy sa mga kontrata na pinagtatrabahuhan mo.

• Mga Layunin ng Proyekto: Mahalagang mahalagang seksyon na ito, ngunit maaaring mahirap na magkasama. Sinusubukan mong sagutin ang tanong: "Paano natin malalaman kung natapos na tayo?" Isulat kung ano ang inaasahan mong ipapadala ang proyekto at kung paano mo malalaman kung mayroon ka doon. Halimbawa, sa isang proyekto upang ilunsad ang isang sistema ng pag-record ng oras para sa lahat ng mga kagawaran, ang layunin ay maaaring: "Ang lahat ng mga koponan ay gagamit ng time sheet system sa katapusan ng taon." Gayundin, gumawa ng isang nota kung sino ang magiging responsable para sa pagsang-ayon na naabot mo ang layuning ito. Ito ay nag-iwas sa anumang mga problema sa dulo ng proyekto kung saan biglang walang sinuman na handa na mag-sign ang trabaho off bilang kumpleto.

• Mga Level ng Authority ng Proyekto ng Tagapamahala: Maliban kung ito ay malinaw at dokumentado sa iba pang lugar, ito ay nagkakahalaga ng kabilang ang isang seksyon sa charter tungkol sa kung ano ang maaari mong gawin nang walang pagkuha ng karagdagang pag-sign-off mula sa isang taong mas senior. Ito ay karaniwang nauugnay sa kung ano ang mga antas ng pagpapahintulot ay naitakda sa badyet at timescales at ipapahayag na ganito: "Ang tagapamahala ng proyekto ay may 10 porsiyentong pagpapaubaya sa badyet at 5 porsiyentong pagpapaubaya sa iskedyul. Ang anumang paglihis sa itaas ng mga naaprubahang limitasyon ay dapat na naka-sign off sa pamamagitan ng sponsor ng proyekto. "Maaari mong i-extend ang seksyon na ito upang tukuyin kung ano, kung mayroon man, ang awtoridad ng tagapamahala ng proyekto tungkol sa pagkuha at pagpapaputok ng kawani mula sa pangkat ng proyekto.

Pag-apruba sa Project Charter

Ang pangwakas na bahagi ng charter ng proyekto ay ang seksyon ng pag-apruba. Ang tagapamahala ng proyekto at sponsor ng proyekto (o ang taong nagsimula ng trabaho, kung ang isang pang-matagalang sponsor ay hindi pa itinalaga) ay dapat mag-sign at mag-date ng dokumento. Ngayon, malamang na maging sa pamamagitan ng email, kaya panatilihin ang isang kopya ng awtorisasyon ng email sa iyong mga file ng proyekto kung sakaling kailangan mong i-refer pabalik dito.