10 Mga Kasanayan sa Matagumpay na Mga Tagapamahala ng Proyekto

Bakit ang ilang mga tagapamahala ng proyekto ay nagdadala ng kanilang mga proyekto sa oras, sa badyet at sa mga nasiyahan sa mga customer habang ang iba ay may isang hard oras? Tingnan natin ang sampung gawi na lubos na matagumpay na nakikibahagi sa mga tagapamahala ng proyekto upang malaman.

Ang mga gawi na ito ay madalas na binanggit sa mga pagtasa sa pagganap at sa mga pagsusuri sa katapusan ng proyekto kung saan ang client, team o sponsor ay nagbibigay ng feedback sa project manager.

Hindi mo kailangang magkaroon ng sampung taon ng karanasan upang matagumpay na maihatid ang bawat oras. Sa pamamagitan ng pagpapalit ng iyong mga gawi at pagsusuklay ng iyong mga kasanayan maaari mong lubos na mapabuti ang mga pagkakataon ng iyong proyekto na maging isang tagumpay at bigyan ang iyong sarili ng mas kaunting stress sa oras sa trabaho pati na rin.

Paggamit ng Kanan Koponan

Ang pinaka-epektibo at matagumpay na tagapamahala ng proyekto ay alam ang mga kakayahan ng kanilang mga miyembro ng koponan. Nangangahulugan ito na maaari nilang ilaan ang tamang gawain sa mga tamang tao.

Ang paggamit ng maling mapagkukunan sa isang gawain ay maaaring humantong sa pag-iipon o mas mahina. Nakakatulong na malaman ang mga lakas at kahinaan ng mga indibidwal na nagtatrabaho sa iyo upang mas mahusay mong ilaan ang mga ito sa mga gawain sa proyekto.

Pamamahala ng Mga Isyu sa Proyekto

Ang lahat ng mga proyekto ay pindutin ang mga isyu paminsan-minsan. Ang mga matagumpay na tagapamahala ng proyekto ay hindi nagpapalabas sa kanila. Alam nila ang mga proseso para sa pamamahala ng isyu at kung paano pinakamahusay na haharapin ang mga problema habang lumalabas sila.

Maaari mo ring gawin iyon. Sa sandaling alam mo kung paano susuriin ang isang isyu sa proyekto, makikita mo na ang pamamahala ng isyu ay nagiging isang madaling ugali na isama sa iyong lingguhang gawain. Maglaan ng ilang oras upang pumunta sa pamamagitan ng iyong pag-log ng isyu sa bawat linggo, at makikita mo sa lalong madaling panahon na ito ay isang madaling trabaho upang manatili sa ibabaw ng pamamahala ng mga problema.

Pagkaya sa Mga Pagbabago

Ang mga proyekto ay dinisenyo upang baguhin ang mga bagay, ngunit ang ganitong uri ng pagbabago ay nangyayari sa ibang tao! Mas mahirap pangasiwaan ang pagbabago na nakatuon sa squarely sa koponan ng proyekto, nag-aalala sa detalyadong iskedyul ng proyekto at paglikha ng bagong trabaho at isang buong tumpok ng mga update sa dokumentasyon.

Ang mga matagumpay na tagapamahala ng proyekto ay may isang proseso ng pamamahala ng pagbabago na sinusunod nila. Ang mga sumusunod na tinukoy na mga hakbang ay ginagawang mas madali upang maging anumang gawi sa isang ugali dahil ito ay nakaayos at paulit-ulit.

Mukhang ganito ang proseso ng pamamahala ng pagbabago:

• Tumanggap ng impormasyon tungkol sa pagbabago.
• Tayahin ang pagbabago.
• Itaguyod kung magkano ang trabaho na gawin ang pagbabago.
• Maghanda ng isang rekomendasyon tungkol sa kung ito ay nagkakahalaga ng sige.

Sa sandaling naghanda ka ng isang rekumendasyon, tanungin ang iyong sponsor upang makakuha ng desisyon mula sa kung dapat mong isama ang pagbabago o hindi. Maaari mong aprubahan ang ilang maliit na pagbabago habang ang mga ito ay nasa loob ng iyong mga antas ng pahintulot at awtoridad. Ang matagumpay na tagapamahala ng proyekto ay alam na ang pagkaya sa mga pagbabago ay bahagi ng trabaho at mayroon silang isang plano upang harapin ang mga ito kung kailan at kapag sila ay lumabas.

Pamamahala ng Mga Gastos ng Proyekto

Malamang na ang iyong proyekto ay magkakaroon ng mga gastos, kahit na wala kang ganap na kontrol sa mga string ng iyong mga kamay. Ang kakayahang pamahalaan ang mga sangkap sa pananalapi sa iyong kontrol ay dapat na isang ugali. Kung hindi mo ito pinag-uusapan nang regular at regular, makikita mo na ang trabaho ay nagiging napakalaking imposible na magawa nang mabuti.

Ang mga hindi kapani-paniwala na tagapamahala ng proyekto ay mananatili sa ibabaw ng mga gastos sa mga sistema ng pag-file na nagtatrabaho para sa mga invoice, quote, at mga pagtatantya. Maging sa ugali ng paggamit ng iyong software sa pagbabadyet (kahit na ito ay isang spreadsheet lamang).

Hindi mo maaaring pamahalaan ang iyong mga gastos sa proyekto hanggang sa magkaroon ka ng plano kung ano ang gagastusin mo. Basahin ito sa kung paano lumikha ng isang badyet ng proyekto upang makapagsimula ka.

Teambuilding

Ang pangkat ng proyekto ay hindi maaaring gumana nang direkta para sa iyo. Kaya, bakit ang teambuilding bahagi ng mga gawi ng matagumpay na mga tagapamahala ng proyekto? Ito ay dahil kailangan mo ang iyong koponan upang gumana nang epektibo at kailangan mo ang mga indibidwal na kasangkot sa proyekto upang mabilis na dumating sa isang punto kung saan pinagkakatiwalaan nila ang isa't isa. Nakuha mo na sa pamamagitan ng pagbuo ng koponan. Mag-ingat sa mga sitwasyon kung saan bumabagsak ang iyong koponan. Ang pag-uugali ng pang-aapi, sa partikular, ay hindi katanggap-tanggap.

Pag-unawa sa mga Proseso

Ang ika-anim na gawi ng mga matagumpay na tagapamahala ng proyekto ay na nauunawaan nila ang mga proseso na umiiral sa loob ng kanilang larangan ng kontrol. Nangangahulugan ito na alam nila kung anong mga pamamaraan sa trabaho ang kailangang sundin. Hindi sila nag-aaksaya ng oras na nagsisikap na magtrabaho kung paano magsulat ng isang kaso ng negosyo dahil alam nila na may isang pamamaraan para sa na at maaari nilang sundin ang mga hakbang.

Ang pinakamatagumpay na tagapamahala ng proyekto ay hindi isang alipin na ipoproseso. Alam nila kapag ang tamang gawin ay sundin ang proseso. Alam nila kapag mas mahusay na mag-tweak ito nang bahagya upang gawing mas madali ang mga gawain sa pangkalahatan para sa lahat. Ang isang halimbawa nito ay upang alisin ang burukrasya mula sa isang maliit na proyekto sa pag-angkop sa mga proseso nang naaayon.

Ina-update ang Iskedyul

Ang mga iskedyul ng proyekto ay hindi dapat iwanang pagkakataon. Ang pinakamatagumpay na tagapamahala ng proyekto ay gawing isang ugali na regular na suriin ang kanilang mga iskedyul para sa katumpakan at i-update ang mga ito.

Mayroong maraming mga paraan upang subaybayan ang progreso ng iyong proyekto. Ang pinakamahalagang bagay ay gawin mo ito. Kung ikaw ay struggling upang gawing ito ang iyong ugali, pagkatapos ay mag-book ng isang maikling pulong sa iyong talaarawan sa iyong sarili at ang iyong iskedyul isang beses sa isang linggo. Gamitin ang parehong oras sa bawat linggo at kumuha ng 30 minuto upang suriin kung nasaan ka at kung saan kailangan mo. Gumawa ng kinakailangang mga susog, sabihin sa koponan at magpatuloy sa proyekto.

Kung ang iyong mga pagbabago sa iskedyul ay may epekto sa petsa ng pagtatapos para sa proyekto o sa petsa ng paghahatid para sa malalaking milestones, pagkatapos ay makipag-usap sa iyong sponsor. Hindi mo dapat baguhin ang mga batayan ng iyong baseline na plano nang hindi dumaan sa isang pormal na proseso ng pag-apruba.

Pamamahala ng Panganib ng Proyekto

Ang alam kung ano ang dapat isama sa iyong panganib na magparehistro ay isang bagay, ngunit karaniwan na sinusuri ito at kumikilos sa mga panganib na itinaas ay ibang bagay. Hindi sapat na gamitin ang simula ng iyong proyekto upang tukuyin ang mga panganib at pagkatapos ay huwag mag-isip tungkol sa mga ito muli. Ang pangangasiwa ng pangangasiwa ay kailangang maging bahagi ng iyong mga gawi sa proyekto dahil wala ito ay makikita mo na ang mga panganib ay nagiging mga isyu at lumikha ng mga problema para sa iyo.

Isa pang lugar kung saan ang mga karaniwang proseso at nagbu-book ng isang regular na puwang upang magawa ang pagsusuri ng panganib ay makakatulong. Maaari mo itong isama bilang bahagi ng iyong mga pulong sa koponan. Gumawa ng isang ugali upang suriin ang iyong mga panganib sa koponan, isara ang anumang hindi na isang banta at planuhin ang mga pagkilos para sa mga nais mong pagaanin.

Oras ng Pagsubaybay

Alam ng mga tagapamahala ng proyekto ang tungkol sa pamamahala ng oras ng proyekto, ngunit malamang na nasa domain ng pag-iiskedyul at pagpaplano. Ang pinag-uusapan natin ay pagsubaybay ng oras sa mas regular, araw-araw na batayan. Nagsasalita kami tungkol sa mga timeheet.

Ang mga koponan ng proyekto ay madalas na hindi masigasig na gumamit ng timesheets kung hindi pa nila nagawa ang dati. Maraming mga tool sa pamamahala ng software ng proyekto ang may oras na pagsubaybay na likas sa produkto. Iyan ay maaaring gawing mas madali upang ipakilala ang paglipat sa oras na pagsubaybay bilang isang koponan.

Kung subaybayan mo o hindi ang oras ng iyong koponan (na inirerekomenda) mahalaga na malaman mo kung saan ang iyong sariling oras ay napupunta sa isang araw. Dapat mong gawin itong isang ugali upang mapanatili ang isang tala kung paano mo ginugugol ang iyong oras. Makakatulong ito sa iyo na maunawaan kung ikaw ay gumugol ng oras sa mga pangunahing proyekto sa priyoridad. Maaari mong isipin na ikaw ay, ngunit ikaw ba? Ang mga timeheets o pag-record ng oras ng ilang form ay makakatulong, kahit na ito ay isang oras-oras na mag-log sa isang notepad.

Paghahatid ng Pagbabago sa Negosyo

Sa wakas, ang gawi na gumagawa ng mga tagapamahala ng proyekto na pinaka-matagumpay ay ang kanilang kakayahan na katumbas ng mga output ng proyekto sa mga resulta ng negosyo. Kung hindi gumagamit ng mga gumagamit ang iyong produkto o ang software ay mabilis na bumagsak sa labas ng petsa o mga customer ay hindi bilang nagtaka nang labis na ikaw ay pagkatapos ay ang iyong proyekto ay isang pag-aaksaya ng oras.

Ang pinaka-matagumpay na mga koponan ng proyekto tiyakin na alam nila kung anong mga resulta ng negosyo ang kanilang hinahangad. Nagtatayo sila ng isang solusyon na naghahatid ng pagbabago ng negosyo sa isang napapanatiling paraan. Ang ipinagkaloob nila kapag natapos ang proyekto ay ganap na ginagamit at lubos na pinagtibay ng customer. Ito ay isang tagumpay dahil ito ay binuo upang maging isang tagumpay mula sa simula.

Ang pag-unawa sa mga layunin ng negosyo ay isang pangunahing pamantayan para sa anumang tagapamahala ng proyekto na nais na magkaroon ng epekto sa mga customer at stakeholder. Kung maaari mong ipakita na iyong naihatid ang isang bagay ng halaga, at pagkatapos ay madali upang ipakita ang epekto mayroon ka at ang halaga na dalhin mo sa kumpanya.

Gumawa ng isang ugali ng pagtatanong sa iyong mga stakeholder kung ano ang halaga ng negosyo na inaasahan nila at kung paano nila nais na gamitin ang anumang bagay na ang iyong proyekto ay naghahatid para sa kanila. Makipag-usap sa kanila kung paano nila tinutukoy ang tagumpay. Maaari mo itong gawing isang repeatable na proseso sa simula ng bawat proyekto.