Ang Limang Yugto ng Isang Proyekto

Habang ang ilang mga pamamaraan ng proyekto tulad ng maliksi na mga diskarte o i-compress o ulitin ang mga sumusunod na yugto sa mas mabilis, umuulit na cycle, ang gawain ng bawat yugto ay makikita at naiiba sa bawat proyekto.

Mga Pormal na Proyekto Sundin ang Limang Proseso ng Stage bilang Mga Pagsunod

1. Pagtanggap sa bagong kasapi: proyektong pangkat ng proyekto, chartering ng proyekto at kick-off.
2. Pagpaplano: pagwawakas ng saklaw ng proyekto, pagtukoy sa detalyadong pagkasira ng trabaho, pagtatasa ng panganib, pagtukoy sa mga kinakailangan sa mapagkukunan, pagtatapos ng iskedyul at paghahanda para sa aktwal na gawain.
3. Pagpapatupad: gumaganap ang aktwal na trabaho na kinakailangan ng kahulugan ng proyekto at saklaw.
4. Monitor at Kontrolin: ang aktwal na pamamahala, pag-uulat, at kontrol ng mga mapagkukunan at badyet sa panahon ng pagpapatupad yugto.
5. Isara ang Proyekto: paghahatid ng proyekto, pagtatasa ng mga aral na natutunan, pagpapanatili ng pangkat ng proyekto.

Tradisyonal na Daloy ng Proyekto

Anuman ang sukat ng proyekto, ang paggalaw sa mga yugto ay pareho. Ang proyekto ay sinimulan o kicked-off sa isang charter na kinikilala ang manager ng proyekto at naglalarawan ng kahalagahan ng proyekto.

Sa sandaling sinimulan ang proyekto, gumagalaw ito sa yugto ng pagpaplano. Dito, kinikilala ng mga core at work team ang kinakailangang trabaho upang makumpleto upang makamit ang saklaw ng proyekto at bumuo ng mga pagtatantya at pagtasa para sa oras, gastos, mapagkukunan, at panganib.

Matapos ang yugto ng pagpaplano, ang gawain ay nagsisimula at nangyayari sa isang tinukoy na pagkakasunud-sunod na kinakailangan upang lumipat mula sa isang nauna o naunang mga gawain sa mga gawain ng kahalili. Ang mga dependency ng proyekto ay may mahalagang papel sa bahaging ito.

Habang ang pagpapatupad ay nagpapatuloy sa tagapamahala ng proyekto at mga miyembro ng koponan ay sinusubaybayan, nag-uulat at kinokontrol ang pangkalahatang proyekto, na may diin sa mga kritikal na gawain sa landas. Nagpapatuloy ang gawaing ito hanggang sa kumpleto ang yugto ng pagpapatupad at ipapadala ang proyekto sa customer.

Ang huling yugto, ang pagsasara ng proyekto, ay nagsasangkot ng pagbubukas ng paghahatid, pagtatasa ng mga aral na natutunan at pag-adjourning sa pangkat ng proyekto upang ang mga miyembro ay maaaring lumipat sa kanilang susunod na inisyatiba.

Para sa mga proyektong uri ng paglaki o pag-unlad na uri, ang pagpaplano at pagpapatupad ay nagaganap sa mga maikling spurts o sprints, na may mga yugto na paulit-ulit hanggang ang proyekto ay nakumpleto sa kasiyahan ng customer.

Pagtanggap sa bagong kasapi

Ang isang solidong pagsisimula ng proyekto ay hindi lamang magtatakda ng iyong proyekto para sa tagumpay, ngunit ito rin ay maglalagay ng batayan para sa lahat ng mga yugto sa hinaharap. Sa pagsisimula, makakakuha ka ng mga miyembro ng koponan ng proyekto na itinalaga, ipakilala ang mga ito sa pangkalahatang mga layunin ng proyekto at tanungin ang may-ari ng kliyente o proyekto ng maraming mga katanungan hangga't maaari upang maplano mo ang proyekto nang mahusay. Mahusay din ang oras na bumuo ng sigasig ng koponan tungkol sa proyekto at mangolekta ng anumang mga huling minuto na detalye na maaaring makaapekto sa pagpaplano ng proyekto. Kasama sa mga karagdagang hakbang ang:

• Pagsusuri ng stakeholder
• Pagtatalaga ng isang executive sponsor
• Pag-unlad at komunikasyon ng dokumento ng charter
• Pormal na kick-off meeting

Pagpaplano

Sa sandaling sinimulan mo ang proyekto at natipon ang lahat ng may-katuturang impormasyon, magsisimula ka na sa pagpaplano ng iyong proyekto. Ang yugto ng pagpaplano ay depende sa sukat ng iyong proyekto, gaano karaming impormasyon ang kailangan mong isaayos at kung gaano kalaki ang iyong koponan. Ang resulta ng pagpaplano ay dapat na isang malinaw na plano o iskedyul ng proyekto, mula sa kung saan ang lahat ay susunod sa kanilang mga nakatalagang gawain. Ang paggamit ng isang proyektong pagpaplano ng proyekto tulad ng Microsoft Project o Basecamp ay kapaki-pakinabang kapag nagpaplano ng isang proyekto. Kung wala kang access sa isa sa mga programang ito, gawin ang pangkalahatang paghahanap sa online para sa libreng software sa pagpaplano ng proyekto.

Kahit na ang paggamit ng isang proyektong pagpaplano ng proyekto ay kapaki-pakinabang, ito ay hindi palaging kinakailangan. Ang paggamit ng Excel at Word upang lumikha ng iyong plano at ipahayag ito sa koponan ay pantay na epektibo. Ang mga partikular na gawain sa yugto ng pagpaplano ay kinabibilangan ng:

• Paglikha ng isang plano sa komunikasyon para sa iba't ibang mga stakeholder na kasangkot.
• Pagbuo ng isang detalyadong balangkas ng breakdown ng trabaho.
• Pagkilala sa kritikal na landas.
• Paglalagay ng mga mapagkukunan sa plano ng proyekto at pinipino ang pagkakasunud-sunod ng trabaho batay sa mga dependency ng proyekto at mga hadlang sa mapagkukunan.
• Pagbubuo ng detalyadong iskedyul.
• Pagtatasa ng mga panganib at pagbuo ng isang panganib na prioritization at mitigation plan.

Pagpapatupad

Ngayon na mayroon kang isang matatag na plano sa proyekto, ang koponan ay maaaring magsimulang magsagawa ng proyekto laban sa kanilang mga nakatalagang gawain. Ito ang yugto kung saan nagsisimula ang lahat ng ginagawa ang gawain. Gusto mong opisyal na kick-off ang pagpapatupad yugto sa mga pulong sa loob ng tao upang matiyak na ang lahat ay kung ano ang kailangan nila upang simulan ang pagpapatupad ng kanilang bahagi ng proyekto. Ang pagsisimula ng koponan na nagsimula sa tamang landas ay mahalaga sa tagumpay ng isang proyekto, kaya maliwanag na malinaw ang plano ng iskedyul at komunikasyon.

Monitor at Kontrolin

Habang ang proyekto ay nasa yugto ng pagpapatupad, sisimulan mo ang pagsubaybay at kontrolin ito upang matiyak na gumagalaw ito kasama ng nakaplanong. Mayroong iba't ibang mga paraan na maaari mong masubaybayan at kontrolin ang isang proyekto. Ang mga kaswal na check-in na may mga lider ng koponan, na inorganisa ang pang-araw-araw na "stand-up," o mas maraming pormal na mga pulong sa lingguhang status ay epektibo. Ang impormasyon na nagmumula sa mga pagpupulong o mga channel ng komunikasyon ay ipagbibigay-alam sa feedback loop at sa huli anumang muling pagpaplano at mga pagsasaayos na kinakailangan sa proyekto. Ang mga karagdagang mahalagang gawain sa yugtong ito ay kinabibilangan ng:

• Pagsunod sa iyong paunang itinatag na plano sa komunikasyon upang matiyak ang kamalayan ng stakeholder sa katayuan ng proyekto.
• Pagmamanman ng mga koponan sa trabaho at gawain sa trabaho sa kritikal na landas.
• Pagkilala sa mga oportunidad upang mapabuti ang pagganap ng iskedyul sa pamamagitan ng mabilis na pagsubaybay o pagkumpleto ng mga aktibidad na kahanay o kung kinakailangan, pag-crash ng iskedyul sa pamamagitan ng pagdaragdag ng mga mapagkukunan.
• Pagsubaybay sa aktwal na kumpara sa mga nakaplanong gastos.
• Sa ilang mga kaso, pagmamanman, pagkalkula at pag-uulat sa nakuha na halaga para sa plano ng proyekto.
• Pagsubaybay at pagpapagaan ng mga panganib at pag-pino ng plano ng panganib kung kinakailangan.

Isara ang Proyekto

Kapag ang lahat ng mga detalye at mga gawain ng iyong proyekto ay kumpleto at naaprubahan ng may-ari ng kliyente o proyekto; maaari mong wakas isara ang iyong proyekto. Ang pagsasara ng isang proyekto ay kasinghalaga rin ng pagsisimula, pagpaplano, at pagpapatupad nito. Gusto mong idokumento ang lahat ng impormasyon mula sa proyekto at ayusin ito nang maayos upang maibalik mo ito kung kinakailangan. Ito ay isang magandang pagkakataon upang magkaroon ng isang post-mortem sa proyekto upang ang lahat ng mga miyembro ng koponan ay maaaring sumalamin sa kung ano ang nagpunta kanan, o mali sa panahon ng proyekto. Ito ay dapat din dokumentado upang ang kinalabasan ay maaaring ibahagi sa iba pang mga miyembro ng proyekto at filed sa isang folder ng kasaysayan ng proyekto.

Sa wakas, mahalagang pormal na ididiin ang koponan ng proyekto, na nagbibigay ng mga feedback at mga pagsusuri sa pagganap tulad ng ipinahiwatig ng patakaran ng iyong kumpanya.